Форма 2-НДФЛ представляет собой справку о доходах и суммах налога физического лица (утв. приложением № 1 к приказу Минфина России от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@). Такие справки по доходам всех работников работодатель обязан ежегодно сдавать в налоговую инспекцию по месту своего учета. В данном материале дана пошаговая инструкция по заполнению 2-НДФЛ, где в доступной форме изложены требования законодательства, разъяснения чиновников и учтены судебные решения. Инструкция составлена в виде таблицы. Материал будет обновляться каждый раз после внесения изменений в законодательство, поэтому обращать внимание на дату размещения статьи не нужно — инструкция будет актуальной всегда.
Справка 2-НДФЛ: общая информация
Приказом Минфина России от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@ утверждены, в частности, следующие документы:
- форма справки 2-НДФЛ (приложение № 1 к приказу);
- порядок заполнения формы 2-НДФД (приложение № 2 к приказу);
- электронный формат справки 2-НДФЛ (приложение № 3 к приказу);
- порядок представления справки 2-НДФЛ в налоговые органы (приложение № 4 к приказу).
Впервые использовать данную форму и электронный формат справки 2-НДФЛ, а также порядок ее заполнения и представления в ИФНС нужно при отчетности за 2018 год.
Оформление 2-НДФЛ и представление справки в инспекцию
| Кто, когда и как составляет справку 2-НДФЛ | |
| Кто составляет 2-НДФЛ | Налоговые агенты: компании, предприниматели, нотариусы, адвокаты, представительства иностранных организаций в РФ, которые выплачивают физическим лицам зарплату, дивиденды и прочие виды доходов (ст. 226 НК РФ). |
| В каких случаях составляется 2-НДФЛ | В обязательном порядке по итогам истекшего налогового периода (календарного года) в отношении исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ с доходов, выплаченных в этом периоде (п. 2 ст. 230 НК РФ).
В случае, когда невозможно удержать НДФЛ из доходов физического лица (например, по причине его увольнения). |
| За какой период составляется 2-НДФЛ | За один календарный год. Если требуется справка за два, три и т д. года (например, корректирующая или аннулирующая), необходимо заполнить две, три и т д. справки. |
| За какой период составляется 2-НДФЛ при реорганизации или ликвидации | За период от начала года до момента прекращения деятельности. |
| 2-НДФЛ в случае, если физическое лицо получило доходы, облагаемые по разным ставкам | В отношении доходов, облагаемых по разным ставкам НДФЛ, оформляется одна справка 2-НДФЛ. |
| 2-НДФЛ в ситуации, когда произведен перерасчет налога за прошлый период, либо обнаружены ошибки в ранее сданной справке | Если пересчитан НДФЛ за период, по которому уже сдана справка 2-НДФЛ, либо в сданной справке обнаружены ошибки, составляется корректирующая справка (по форме, действовавшей в периоде, за который вносятся корректировки).
Если на момент составления корректирующей справки изменились паспортные данные работника, нужно указать новые данные.
В случае полной отмены начислений НДФЛ за период, по которому уже сдана справка 2-НДФЛ, составляется аннулирующая справка.
В ней заполняется только заголовок и раздел 1. |
| 2-НДФЛ в случае, если физическое лицо получило доходы, облагаемые по разным ставкам | В отношении доходов, облагаемых по разным ставкам НДФЛ, оформляется одна справка 2-НДФЛ. |
| 2-НДФЛ в случае, когда организация отчитывается и как налоговый агент, и как правопреемник | Оформляются отдельные справки 2-НДФЛ: одна за период до реорганизации, другая за период после реорганизации. |
| 2-НДФЛ в случае, когда налоговый агент удержал только часть НДФЛ | Составляются две справки 2-НДФЛ: первая — с признаком 1 или 3. В ней отражаются все доходы; вторая — с признаком 2 или 4. В ней отражаются только те доходы, с которых НДФЛ не был удержан.
Если справки 2-НДФЛ с признаком 1 и с признаком 2 полностью идентичны:
а) мнение чиновников: необходимо представить сначала справку с признаком 2, а потом справку с признаком 1;
б) мнение судей: достаточно представить только справку с признаком 2. |
| Справка о доходах, выплаченных предпринимателю | Не оформляется и не представляется, так как предприниматели сами платят НДФЛ и отчитываются по нему. |
| Правила оформления справки 2-НДФЛ | |
| Что не допускается при оформлении справки 2-НДФЛ | Исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, двусторонняя печать, скрепление листов, приводящее к их порче, указание отрицательных числовых значений. |
| Какими чернилами заполнять | Черного, фиолетового или синего цвета. |
| Как вносить значения текстовых, числовых и кодовых показателей | Слева направо начиная с первого (левого) знакоместа. В незаполненных знакоместах в правой части поля ставится прочерк.
Если 2-НДФЛ заполняется при помощи программного обеспечения, значения числовых показателей выравниваются по правому (последнему) знакоместу. При распечатке на принтере допустимо не обрамлять знакоместа и прочерки в незаполненных знакоместах. |
| Какой шрифт использовать | Если справка 2-НДФЛ заполняется на компьютере, то используется шрифт Courier New высотой 16 — 18 пунктов |
| Какими буквами заполнять текстовые поля | Заглавными печатными. |
| Что ставить, если какой-либо показатель отсутствует | Во всех знакоместах соответствующего поля ставится прочерк. |
| Что указывать, если суммовое значение отсутствует | При отсутствии значения по суммовым показателям ставится ноль («0») |
| Как заполнить 2-НДФЛ, если необходимая информация не умещается на одной странице | Заполняется необходимое количество страниц, располагающихся до приложения. На каждой странице (начиная со второй) указывается номер страницы. Заполняются поля «ИНН», «КПП», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)» и другие необходимые поля. В остальных полях ставятся прочерки. |
| Нужно ли скреплять 2-НДФЛ печатью налогового агента | Не нужно. |
| Представление справки 2-НДФЛ в инспекцию | |
| Куда и когда представляется 2-НДФЛ | В налоговую инспекцию по месту учета налогового агента. В отношении удержанного НДФЛ — не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230 НК РФ). В отношении неудержанного НДФЛ — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 5 ст. 226 НК РФ). |
| Куда сдавать 2-НДФЛ по обособленным подразделениям | Справки о доходах, выплаченных обособленными подразделениями, подаются в инспекции по месту учета данных подразделений (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Если справки по подразделениям представить в ИФНС по месту учета головной организации, налоговики могут выписать штраф по пункту 1 статьи 126 НК РФ. |
| Куда сдавать 2-НДФЛ за работников ИП на «вмененке» и на ПСН | Справки о доходах, выплаченных предпринимателями на ПСН или «вмененке» своим работникам, подаются в ту инспекцию, где ИП состоит на учете по месту ведения деятельности (п. 2 ст. 230 НК РФ). |
| Куда правопреемник должен сдать 2-НДФЛ за реорганизованную компанию | В ИФНС по месту учета правопреемника. |
| Когда представляются корректирующие справки 2-НДФЛ | В случае перерасчета НДФЛ за периоды, по которым уже сданы справки 2-НДФЛ, в инспекцию представляется только корректирующие справки. Справки, в которых не было уточнений, в ИФНС не сдаются. |
| В каком виде справки 2-НДФЛ представляются в налоговую инспекцию | В электронной форме по интернету через специализированного оператора связи или через сайт ФНС.
Если налоговый агент выплачивает доходы менее чем 25 физическим лицам, можно сдать справки на бумажных носителях (п. 2 ст. 230 НК РФ). К справкам нужно приложить два экземпляра реестра справок о доходах и суммах налога физических лиц за соответствующий год. |