Возможен ли возврат от электронной трудовой книжки (ЭТК) к бумажному варианту? Допускаются ли сокращения при заполнении графы 13 книги учета движения трудовых книжек? В течение какого срока нужно хранить заявления о выборе способа ведения трудовой книжки? На эти и другие вопросы, связанные с переходом на ЭТК, ответили эксперты сервиса Роструда «Онлайн-инспекция.рф».
Возврат к бумажной трудовой книжке
Работник выбрал электронную трудовую книжку. Работодатель внес соответствующую запись в бумажный вариант книжки, выдал ее сотруднику на руки и сдал сведения в ПФР. Позднее работник захотел вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге. Допустим ли возврат с ЭТК к бумажному варианту?
Нет, недопустим. Отказ от электронной трудовой книжки не предусмотрен нормами действующего законодательства.
Напомним, что такая же позиция выражена в письме Минтруда от 03.07.20 № 14-2/ООГ-10180 .
ВАЖНО.
Напомним, что после того, как работник выбрал форму ведения трудовой книжки, работодатель должен сдать отчет по форме СЗВ-ТД.
Заполнение графы 13 книги учета движения трудовых книжек
Вправе ли организация внести в графу 13 книги учета движения трудовых книжек краткую пометку «СТД», которая будет обозначать, что работник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки и получил на руки ее бумажный вариант?
Полагаем, что нельзя. В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек нужно сделать запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». Кроме этого, работник должен расписать в получении трудовой книжки.
ВНИМАНИЕ.
Специалисты Минтруда рекомендуют выдать бумажную трудовую книжку в день подачи заявления о переходе на электронный вариант. В ней следует сделать запись о том, что сотрудник представил такое заявление (письмо от 12.08.20 № 14-2/ООГ-12933). О том, как заверить эту запись, сообщается в письме Минтруда от 16.03.20 № 14-2/В-267 .
Оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве
Как оформлять трудовые книжки сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу?
Сведения о трудовой деятельности лиц, которые впервые устраиваются на работу после 1 января 2021 года, должны формироваться только в электронном виде. Бумажные трудовые книжки в этом случае не оформляются. Такие правило установлено в части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ.
Если человек впервые устраивается на работу до 1 января 2021 года, он вправе сделать выбор как в пользу электронной трудовой книжки, так и в пользу бумажного экземпляра. Если сотрудник, проработавший свыше пяти дней, не сделает такой выбор, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку в порядке статьи 66 ТК РФ, то есть на бумаге. Это следует из части 2 статьи 2 Закона № 439-ФЗ, статьи 66 ТК РФ и пункта 8 Постановления Правительства от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках».
Срок хранения заявлений о выборе варианта трудовой книжки
В течение какого срока работодатель должен хранить заявления о выборе способа ведения трудовой книжки?
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Росархива от 20.12.19 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. По нашему мнению, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно. Но этот срок должен составлять не менее 5 лет.