Первичные документы, оформленные в электронном виде и подписанные простой, неквалифицированной или усиленной квалифицированной электронной подписью, могут подтверждать расходы по налогу на прибыль. Правда в случаях, когда применяются первые два вида подписи (простая или неквалифицированная), то в соглашении с контрагентом дополнительно должен быть оговорен порядок проверки подписи. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 19.05.16 № СД-4-3/8904.
Как Минфин разрешает подписывать электронную «первичку»
В соответствии с положениями статьи 252 Налогового кодекса расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, должны быть документально подтверждены. Данные налогового учета подтверждаются, в частности, первичными учетными документами (ст. 313 НК РФ). Форма первичного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ о бухучете. В том числе, личные подписи лиц, ответственных за оформление сделки. Первичный документ, составленный в электронном виде, подписывается электронной подписью.
Вообще, в статье 21 Закона № 402-ФЗ сказано: виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухучета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. Такой стандарт на данный момент еще не принят. В связи с этим, по мнению Минфина России, организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным закономот 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (письмо от 05.05.15 № 07-01-06/25701.
Виды подписей
Напомним, что на сегодняшний день закон об электронной подписи различает три вида электронной подписи:
- простая электронная подпись;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись;
- усиленная квалифицированная электронная подпись.
Данные виды электронной подписи в целом различаются степенью защищенности и сложности получения.
Информация, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключение из этого правила, т.е. случаи, когда документ может быть составлен только на бумаге, устанавливаются федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами. Таким образом, «первичка» (например, платежное поручение), оформленная в электронном виде и подписанная КЭП, может подтверждать расходы по налогу на прибыль.
Применение простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи
Электронные документы можно также подписывать простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодействия. Но для того, чтобы списать расходы на основании первички, подписанной простой или неквалифицированной подписью, в соглашении с контрагентом должен быть оговорен порядок проверки подписи, заявили специалисты ФНС.
Подписание счетов-фактур и отправка документов в инспекцию
В завершение письма чиновники отметили, что при подписании электронных счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), и при «электронном взаимодействии с налоговыми органами» необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись.
Бесплатный обмен счетами-фактурами
Обратите внимание: организации, у которых есть сертификат КЭП для отправки налоговой отчетности, могут прямо сейчас начать бесплатно отправлять неограниченное количество счетов-фактур контрагентам через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».