Минфин России выпустил письмо от 13.01.16 № 03-03-06/1/259, адресованное тем организациям и индивидуальным предпринимателям, которые подключены к системам электронного документооборота (ЭДО) и обмениваются электронными счетами-фактурами (ЭСФ). Чиновники напомнили, что такие налогоплательщики могут хранить электронные счета-фактуры без распечатывания на бумаге.
Как известно, счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме (п.1 ст. 169 НК РФ). При этом электронный счет-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (п.6 ст. 169 НК РФ). Для обмена электронными счетами-фактурами необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота и подключились к системе для обмена электронными документами с контрагентами (например, к системе «Диадок» от компании СКБ Контур). Подробнее о порядке обмена см. «С 23 мая контрагенты могут обмениваться юридически значимыми электронными счетами-фактурами».
Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур регулируется приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н. В пункте 1.3 Порядка оговорено: участники ЭДО обязаны хранить электронные документы совместно с сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, подтверждения оператора ЭДО, извещения покупателей о получении счета-фактуры хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления) или получения за соответствующий налоговый период (п. 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137).
Проанализировав упомянутые нормы, в Минфине делают вывод: электронные счета-фактуры хранятся в электронном виде без распечатывания на бумаге. Аналогичная позиция выражена в письме ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@. (см. «ФНС: электронные счета-фактуры можно хранить и направлять в инспекцию, не распечатывая на бумаге»).
Напомним, что по общему правилу, срок для хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе, счетов-фактур, составляет четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Обратите внимание: организации, у которых есть сертификат КЭП для отправки налоговой отчетности, могут прямо сейчас начать бесплатно отправлять неограниченное количество счетов-фактур контрагентам через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца». Подробнее об этом см. «Организации и ИП могут бесплатно отправлять контрагентам любое количество электронных документов в течение 2-х месяцев».