C 1 июля 2018 года на онлайн-КТТ должны будут перейти те субъекты малого бизнеса, которые не получили отсрочку. В сегодняшней статье эксперты сервиса «Контур.Маркет» расскажут, как выбрать онлайн-кассу и начать с ней работать.
Онлайн-касса (ККТ) — это кассовый аппарат нового поколения, который необходимо применять при расчетах, в частности, в рознице или общепите. От старой техники онлайн-ККТ отличается тем, что отправляет данные о пробитых чеках в ФНС в онлайн-режиме, а также отражает в чеке наименования проданных товаров и другие обязательные реквизиты.
Неотъемлемая часть онлайн-ККТ — фискальный накопитель (ФН). Это устройство запоминает данные о продажах и передает их налоговикам через оператора фискальных данных (ОФД). Есть ФН сроком действия 13 и 39 месяцев, в законе прописано, при каких условиях можно применять каждый из этих типов накопителей.
Чтобы подобрать для своего бизнеса оптимальную технику, нужно учитывать три основных фактора.
- Соответствует ли онлайн-касса требованиям закона.
- Подходит ли ККТ конкретному типу бизнеса.
- Совместима ли касса с другим оборудованием и программным обеспечением, которое необходимо конкретному магазину или организации.
Какая онлайн-касса отвечает требованиям закона
Удостовериться, соответствует ли техника требованиям закона, поможет реестр контрольно-кассовой техники, который можно скачать с сайта ФНС. Реестр регулярно дополняется новыми моделями ККТ. Существует также реестр фискальных накопителей и список ОФД, которым Федеральная налоговая служба дала право обрабатывать фискальные данные.
Что будет, если использовать технику, которая не внесена в реестр или работать с незарегистрированным оператором? Есть риск получить предупреждение или штраф от 1,5 до 10 тыс. рублей по статье 14.5 КоАП РФ за применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям.
Обратите внимание: кассу можно применять только по тому адресу, который был указан при ее регистрации в налоговой. При регистрации ККТ указывается адрес ее установки, а в чеке печатается место осуществления расчета. Если использовать кассу по другому адресу, то информация в чеке не будет соответствовать фактическому адресу продажи, а это нарушение требований статьи 4.2 Закона № 54-ФЗ.
Использование кассы в двух точках с разными адресами также является нарушением. Налоговики строго следят за соблюдением этого требования, поскольку хотят иметь беспрепятственный доступ к кассовой технике.
Как вид деятельности влияет на выбор ККТ
Онлайн-кассы можно классифицировать по разным критериям.
1. Тип торговли и количество покупательского потока.
По этому критерию ККТ можно разделить на стационарные, автономные и мобильные.
- Работа с источником номенклатуры.
Простейшие кассы загружают наименования товаров только из таблиц типа XML или Excel. Более совершенные ККТ взаимодействуют с товароучетными системами, которые не только отправляют номенклатуру на кассу, но и получают данные о продажах и на их основе пересчитывают остаток товара. Примером товароучетной системы для малого бизнеса является «Контур.Маркет». - Совместимость с другими устройствами и ПО.
Каждый кассовый аппарат имеет свое программное обеспечение. От него зависит, с каким оборудованием и ПО совместима конкретная модель ККТ. К периферийному оборудованию относится терминал эквайринга, прикассовые весы, сканер штрихкодов. К программам, с которыми может быть совместима ККТ, относятся товароучетная система и Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС) для учета алкогольной продукции.
Все эти параметры нужно учесть при выборе оборудования и ПО для перехода бизнеса на новые правила торговли.
Комплекты оборудования и ПО для разных типов бизнеса
ООО и ИП (розница и общепит) с крепким алкоголем и другой маркированной продукцией в ассортименте
Обязаны применять онлайн-ККТ с июля 2017 года.
| С 1 июля 2017 года | ||
| Оборудование:
ККТ; ФН со сроком действия ключа фискального признака 13 месяцев (может быть встроен в ККТ); 2D-сканер акцизных марок и штрихкодов. |
Софт:
Система учета товаров с поддержкой ЕГАИС; кассовое программное обеспечение, умеющее работать с ЕГАИС. |
ОФД:
онлайн-касса, зарегистрированная в ФНС и фискализированная. |
ООО и ИП на ЕНВД, а также ИП на патенте: розница и общепит (без торговли крепким алкоголем), привлекающие сотрудников, с которыми заключен трудовой договор
Обязанность применять ККТ наступит 1 июля 2018 года, но уже есть требование выдавать покупателю документ о приеме денежных средств (товарный чек, квитанцию или другой документ).
| До 1 июля 2018 года | ||
| Оборудование:
Касса-калькулятор или ККТ без ФН. |
Софт:
Кассовое программное обеспечение; товароучетная система с поддержкой ЕГАИС (если в ассортименте есть пиво, сидр, медовуха, пуаре и другие подакцизные товары). |
ОФД:
Не требуется. |
| С 1 июля 2018 года | ||
| ККТ с ФН сроком действия 39 или 13 месяцев | Кассовое программное обеспечение;
товароучетная система с поддержкой ЕГАИС (если в ассортименте есть пиво, сидр, медовуха, пуаре и другие подакцизные товары). |
Договор с ОФД;
онлайн-касса, зарегистрированная в ФНС и фискализированная. |
ООО и ИП на ЕНВД, а также ИП на патенте: розница и общепит (без торговли крепким алкоголем), без сотрудников на трудовом договоре
Обязанность применять ККТ наступит 1 июля 2019 года, но уже есть требование выдавать покупателю документ о приеме денежных средств (товарный чек, квитанцию или другой документ).
| До 1 июля 2019 года | ||
| Оборудование:
Касса-калькулятор или ККТ без ФН
|
Софт:
Кассовое программное обеспечение; товароучетная система с поддержкой ЕГАИС (если в ассортименте есть пиво, сидр, медовуха, пуаре). |
ОФД:
Не требуется.
|
| С 1 июля 2019 года | ||
| ККТ с ФН сроком действия 39 или 13 месяцев. | Кассовое программное обеспечение;
товароучетная система с поддержкой ЕГАИС (если в ассортименте есть пиво, сидр, медовуха, пуаре). |
Договор с ОФД;
онлайн-касса, зарегистрированная в ФНС и фискализированная. |
ИП на ЕНВД, патенте, ЕСХН, УСН (розница и общепит, без торговли подакцизными товарами), привлекающие сотрудников на трудовом договоре
Обязанность применения ККТ наступит в 2018 году. При этом можно не печатать в чеке наименования услуг, товаров и их количество до 2021 года.
| До 1 июля 2018 года | ||
| Оборудование:
Касса-калькулятор или ККТ без ФН. |
Софт:
Кассовое программное обеспечение. |
ОФД:
Не требуется. |
| С 1 июля 2018 года | ||
| ККТ с ФН сроком действия 39 или 13 месяцев. | Кассовое программное обеспечение. | Договор с ОФД;
онлайн-касса, зарегистрированная в ФНС и фискализированная. |
| С 1 февраля 2021 года | ||
| Кассовое программное обеспечение; | ||
ООО и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги (кроме общепита с привлечением сотрудников по трудовому договору)
Обязанность применения ККТ наступит в 2019 году, но есть требование выдавать БСО.
| До 1 июля 2019 года | ||
| Оборудование:
нет |
Софт:
нет |
ОФД:
нет |
| С 1 июля 2019 года | ||
| ККТ с ФН сроком действия 39 или 13 месяцев. | Кассовое программное обеспечение;
система учета товаров (кроме ИП на спецрежимах с видами деятельности из перечня пункта 2 статьи 346.26 НК РФ). |
Договор с ОФД;
онлайн-касса, зарегистрированная в ФНС и фискализированная. |
| С 1 февраля 2021 года (для вышеуказанных ИП) | ||
| Кассовое программное обеспечение;
система учета товаров (кроме ИП на спецрежимах с видами деятельности из перечня пункта 2 статьи 346.26 НК РФ); товароучетная система. |
||
Совсем без ККТ разрешено оказывать следующие услуги:
- присмотр и уход за детьми и больными;
- прием стеклопосуды и вторсырья (кроме металлолома);
- услуги носильщиков;
- уход за престарелыми и инвалидами.
Сколько стоит оборудование и услуги ОФД
Затраты зависят от того комплекта оборудования и ПО, который необходим магазину. Первоочередные расходы — это покупка ККТ (а при необходимости и услуг по ее настройке), подключение к ОФД, приобретение товароучетного сервиса.
Далее затраты становятся периодическими. Это продление ежегодной подписки на товароучетный сервис и услуги ОФД, замена фискального накопителя (ФН) после истечения срока действия, техобслуживание ККТ, иногда перерегистрация кассы или переустановка ФН.
Разовые затраты на комплекты для малой и средней розницы могут составлять от 11 до 70 тыс. рублей. Верхняя граница условна, так как существуют комплекты более чем за 100 тыс. рублей, но это уже варианты для крупных торговых сетей.
Расходы от 11 до 13 тыс. рублей
Автономная касса со встроенным ФН, не поддерживает номенклатуру
Такие кассы еще называют моноблоками, потому что в них встроено печатающее устройство, есть небольшой дисплей и клавиатура. Касса печатает чеки, отправляет данные в ФНС.
Сейчас такое устройство подходит тем, кто не должен печатать в чеке номенклатуру (ИП на спецрежимах, без торговли подакцизными товарами). В 2021 году кассу придется полностью поменять, потому что наступит обязанность указывать в чеке наименования товаров, а устройство не умеет взаимодействовать с электронным каталогом товаров.
Из чего складывается стоимость:
- ККТ — от 8 до 10 тыс. руб.
- Услуги ОФД — 3 тыс. в год.
От 13 до 18 тыс. рублей
Автономная касса с ФН, поддерживает номенклатуру
Список товаров загружается на кассу в XML, Excel и других табличных форматах. Минус такого решения в том, что номенклатура (наименование товара, количество, цена) водится вручную. Кроме того, описываемое решение не дает возможностей для автоматического пересчета остатков и получения с кассы отчетов о продажах.
Из чего складывается стоимость:
- ККТ — от 10 до 15 тыс. руб.
- Услуги ОФД — 3 тыс. в год.
От 32 до 51 тыс. руб.
Мобильная касса, поддерживает номенклатуру
Это тоже моноблок, но экран у него сенсорный и есть встроенный 2D-сканер. ФН может идти в комплекте или покупается отдельно. Этот вариант подходит малой рознице. Причина в том, что сейчас малая розница может пользоваться кассой без ФН и докупить его позже, к лету 2018 или 2019 года.
Еще один плюс этого решения: с помощью товароучетной системы можно не только печатать правильные чеки, но и автоматизировать оприходование, списание и инвентаризацию товаров, а также получать с кассы данные для анализа выручки и пересчета остатков.
Обратите внимание: примером товароучетной системы для малого бизнеса является «Контур.Маркет». Данный сервис позволяет выполнить все требования закона № 54-ФЗ, включая передачу данных о пробитых чеках в ФНС через оператора фискальных данных. Также «Контур.Маркет» обеспечивает работу с номенклатурой, то есть автоматически печатает «правильные» чеки с указанием наименования товара, его количества и цены. Наконец, данный товароучетный сервис интегрирован с сервисом для ведения учета и сдачи отчетности «Контур.Бухгалтерия», что позволяет быстро и безошибочно отражать данные о продажах в налоговом и бухгалтерском учете.
Из чего складывается стоимость:
- Мобильная ККТ — от 20 до 25 тыс. руб.
- ФН (его покупка зависит от отсрочки) — от 6 до 9 тыс. руб.
- Товароучетный сервис — от 3 до 15 тыс. руб. в год.
- Услуги ОФД — 3 тыс. в год.
От 36 до 68 тыс. рублей
Стационарная ККТ: принтер чеков с встроенным ФН и POS-терминал
Принтер чеков — это печатающее устройство, а POS-терминал — это экран с кнопками, интерфейс для управления кассовой программой. Такие ККТ подходят для магазинов, в которых есть отдельное рабочее место кассира и постоянный поток покупателей. Стоимость моделей увеличивается в зависимости от того, как быстро они печатают чек, насколько устойчивы к интенсивным нагрузкам, сколько имеют разъемов для периферийного оборудования.
Из чего складывается стоимость:
- POS-терминал и ККТ с ФН — от 30 до 50 тыс. руб.
- Товароучетный сервис — от 3 до 15 тыс. руб. в год.
- Услуги ОФД — 3 тыс. в год.
Как можно будет сэкономить на оборудовании
Госдума одобрила в финальном чтении закон, позволяющий предпринимателям на ЕНВД и ПСН учесть расходы на онлайн-ККТ при расчете налогов. ИП смогут уменьшить выплату единого налога на сумму не более 18 тыс. рублей.