В комментируемом письме № БС-4-11/23300@ налоговики разъяснили, что НДФЛ вносят по месту учета обособленного подразделения, даже если у него нет отдельного баланса и собственного банковского счета. И независимо от того, какой договор заключен с физлицом — трудовой, гражданско-правовой или оба одновременно.
Квартальная отчетность как контроль годовой
Напомним, что налоговые агенты обязаны с 1 января 2016 года представлять в налоговый орган форму 2-НДФЛ за 2015 год и форму 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие, девять месяцев 2016 года, и за весь 2016 год:
- по месту своего учета;
- в отношении работников обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений;
- в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры от имени организации.
Если налог уплачен правильно, то расхождений между данными квартальных отчетов и годовых справок о доходах не будет. Поэтому налоговый агент, имеющий обособленные подразделения, должен хорошо представлять себе, в каких случаях и в какой налоговый орган перечисляется НДФЛ за работников, получающих доходы.
Напомним, что обособленное подразделение — это любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Подразделение организации признается обособленным независимо от того, какими полномочиями оно наделено и отражено или нет его создание в учредительных либо иных организационно-распорядительных документах организации (п. 2 ст. 11 НК РФ).
Куда перечислять НДФЛ
Налоговые агенты, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять НДФЛ как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого такого подразделения. Сумма НДФЛ, уплачиваемая в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения организации, определяется исходя из сумм налогооблагаемого дохода, начисляемого и выплачиваемого работающим и по трудовым, и по гражданско-правовым договорам, заключенным обособленным подразделением от имени головной организации (п. 7 ст. 226 НК РФ).
Рассмотрим несколько ситуаций.
Ситуация 1. Организация выплачивает дивиденды работнику своего обособленного подразделения. При этом данный работник является участником этой организации.
В этом случае доход работнику обособленного подразделения выплачивает головная организация, минуя обособленное подразделение. НДФЛ тоже уплачивает головная организация (письмо Минфина России от 22.03.2013 № 03-04-06/8999).
Ситуация 2. Работник по трудовому договору принят на работу в головную организацию, а фактически трудится по месту нахождения обособленного подразделения.
В такой ситуации НДФЛ уплачивается по месту нахождения данного подразделения. Эта особенность должна быть отражена в трудовом договоре сотрудника и оформлена дополнительным соглашением к нему (письмо Минфина России от 20.12.2011 № 03-04-06/3-352).
Ситуация 3. Сотрудник совмещает должности в головной организации и филиале.
В этом случае НДФЛ с его доходов нужно платить за работу в головной организации по месту ее нахождения, а за работу по должности в филиале – по месту нахождения филиала (письмо Минфина России от 14.04.2011 № 03-04-06/3-89).
Ситуация 4. Работник в течение месяца работает в нескольких обособленных подразделениях.
НДФЛ с его доходов перечисляется в соответствующие бюджеты по месту нахождения каждого подразделения исходя из фактически отработанного в каждом из них времени (письмо Минфина России от 19.09.2013 № 03-04-06/38889).
Ситуация 5. Сотрудник в течение месяца работает как в головной организации, так и в обособленном подразделении.
Налог в этом случае, как и в предыдущем, перечисляют в зависимости от фактически отработанного времени (письмо Минфина России от 21.09.2011 № 03-04-06/3-231).
Ситуация 6. Сотрудник, который в течение года работает в нескольких подразделениях, уходит в отпуск.
В данной ситуации НДФЛ с его отпускных перечисляется по месту нахождения подразделения, оформившего отпуск (письмо Минфина России от 17.08.2012 № 03-04-06/8-250).
Ситуация 7. Работника командируют из одного подразделения организации в другое.
Налог в этом случае перечисляют по месту учета подразделения, командировавшего работника (письмо Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11990).
Ситуация 8. Организация направляет работника в другой субъект РФ, чтобы открыть там обособленное подразделение.
НДФЛ с доходов работников, направляемых организацией в другой субъект РФ с целью открытия обособленного подразделения, перечисляется по месту нахождения головной организации до момента постановки созданного подразделения на учет в налоговом органе (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/3-223).
Кто перечисляет налог
Мы разобрались, в каком порядке перечислять НДФЛ с доходов работников, если у организации имеется филиальная сеть. Остается выяснить, кто – головное подразделение или обособленное – должен уплачивать налог в бюджеты. Этот вопрос вам лучше прояснить в своей налоговой инспекции.
Чиновники в отдельных разъяснениях указывают, что обособленное подразделение, у которого есть отдельный баланс и расчетный счет, уплачивает НДФЛ самостоятельно (см., например, письма Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/54, ФНС России от 17.04.2009 № 3-5-04/460@). В некоторых письмах выражена другая позиция. Независимо от того, что у обособленного подразделения есть отдельные баланс и счет, уплачивать НДФЛ должна головная организация по месту нахождения обособленного подразделения (письмо УФНС России по г. Москве от 20.05.2010 № 20-15/3/052927@).