На прошлой неделе стала мелькать информация, что срок сдачи сведений об «удаленке» перенесен с 12 октября на 19 октября 2020 года. Однако официальных разъяснений не было. Чуть позже столичный мэр внес ясность. Согласно его указу от 15.10.20 № 101-УМ срок сдачи отчета остался прежним, но изменилась периодичность его представления. При этом сохранились другие «болевые точки»: соблюдение закона о персональных данных и приостановка бизнеса для тех, кто не может обойтись без части персонала. Мы изучили все нюансы и сделали практические выводы.
Когда и как часто сдавать отчет об «удаленке»
Срок сдачи сведений о переводе работников (и исполнителей по договорам гражданско-правового характера) на дистанционную работу закреплен в пункте 11.3 указа мэра Москвы от 08.06.20 № 68-УМ (в ред. указа мэра Москвы от 06.10.20 № 97-УМ). Там сказано: отчет представляется каждый понедельник, начиная с 12 октября 2020 года.
В понедельник 12 октября на сайте мэра и правительства Москвы (mos.ru) была размещена информация о переносе срока на 19 октября 2020 года. Сообщение находилось на портале несколько часов, затем его удалили. То есть вопрос, когда же следует первый раз представить отчет, остался открытым.
Определенность появилась после публикации еще одного указа мэра Москвы — от 15.10.20 № 101-УМ. Этот документ внес очередные поправки в указ № 68-УМ. Из новой редакции следует:
- Срок, когда нужно первый раз подать сведения об «удаленке», остался прежним: 12 октября 2020 года.
- Изменилась регулярность сдачи отчета. Теперь еженедельно сдавать форму не требуется. Если ранее представленные сведения не поменялись, сдавать их повторно не нужно. Если поменялись, надо направить новый отчет. Но не в ближайший понедельник, а в день принятия соответствующего решения.
Как считать 30% работников на «удаленке»
Указом № 101-УМ столичный мэр подкорректировал формулу, по которой нужно считать 30% персонала для перевода на дистанционную работу.
В устаревшей редакции указа № 68-УМ говорилось, что на «удаленку» необходимо отправить:
- не менее 30% работников;
- лиц старше 65 лет и тех, кто страдает хроническими заболеваниями (за исключением тех, чье присутствие на рабочем месте является критически важным для организации).
Было неясно, входят ли пожилые работники и лица с хроническими болезнями в 30% персонала, который надо перевести на «удаленку». Или между этими пунктами стоит знак «плюс».
В новой редакции четко сказано: в 30% работников включаются лица старше 65 лет и те, кто страдает хроническими заболеваниями.
СПРАВКА
Есть новшества в отношении людей, которые часть времени трудятся дома, а часть времени — на рабочем месте. Их следует отразить в числе тех, кто переведен на «удаленку». То же самое относится и к работникам со сменным графиком. Причем, при сменном графике и режиме работы «частично дома, частично в офисе» одновременно на рабочем месте должно находиться не более 70% персонала (и исполнителей по договорам ГПХ).
Как быть, если все сотрудники нужны на рабочих местах
Многие предприятия не способны функционировать с уменьшенным штатом работников. Например, небольшие продуктовые магазины, ателье и проч. Для них перевод на дистанционную работу 30% персонала означает остановку деятельности.
Могут ли подобные компании не переводить никого на «удаленку» и не сдавать отчет? По общему правилу — нет, не могут. Ведь полностью отказаться от «удаленки» разрешено лишь тем предприятиям, которые относятся к оборонно-промышленному комплексу, «Роскосмосу», «Росатому» либо другим организациям, включенным в список исключений из общего правила.
Также существует категория лиц, которым позволено ходить на работу несмотря на пожилой возраст и наличие хронических болезней. Это люди, чье нахождение на рабочем месте является критически важным для обеспечения функционирования организации или ИП. Так сказано в пункте 11.1 действующей редакции указа № 68-УМ.
Кто такие «критически важные сотрудники», разъясняется на сайте Мэра Москвы. К ним относятся работники, отсутствие которых на рабочем месте создает угрозу жизни, здоровью граждан или ущерба имуществу. Либо может привести к сбою в работе непрерывно действующих или опасных производств.
Значит, если компания не относится к непрерывно действующим и опасным производствам, она обязана переводить часть персонала на дистанционный режим. В случае, когда такой перевод парализует все бизнес-процессы, нужно временно прекращать работу. Иного выхода, к сожалению, нет.
Закон о персональных данных: нарушается или нет
Напомним, что вторая страница отчета — это таблица, которая называется «Информация о работниках, подлежащих переводу на дистанционный режим работы». В ней обязательно нужно указывать телефонные номера сотрудников. А также другие данные (при наличии): номера автомашин, карт «Тройка» и «Стрелка», социальных карт и месячных проездных билетов.
Именно с этой таблицей связаны многие вопросы, вызывающие недовольство работников. Вправе ли работодатель собрать и передать вместе с отчетом всю перечисленную выше информацию? Не нарушит ли он требования Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных»?
Многие специалисты полагают, что нарушит. Ведь сбор и обработка персональных данных возможны только с личного разрешения их субъекта (то есть самого работника). И нет гарантии, что сотрудник даст свое согласие.
ВНИМАНИЕ
Если работник откажется сообщить кадровикам сведения для отчета, то это, вероятно, приравняют к нарушению трудовой дисциплины. По нашим сведениям, именно так расценивают отказы в столичном оперштабе по борьбе с COVID-19.
Человек вправе подать иск на работодателя, который передаст информацию о машинах, картах и проездных без разрешения их владельца. Но тогда почти неизбежно возникнет конфликт с руководством. Ведь работодатель заполняет и сдает отчет не по своей инициативе.
Если спор из-за персональных данных все же возник, компания или ИП может назвать работнику ряд аргументов в свою защиту.
- В таблице не нужно указывать фамилию, имя и отчество работника. Информация о машине, картах и проездном билете приводится без привязки к личности их хозяина, поэтому данные не являются персональными.
- В пункте 11.3 действующей редакции указа мэра Москвы № 68-УМ четко сказано: сведения о работниках (исполнителях по договорам ГПХ) представляются без персональных данных.
- Разрешено обходиться без личного согласия на обработку персональных данных, если она нужна для выполнения полномочий, возложенных на госорганы (п. 2 ч. 1 ст. 6Закона № 152-ФЗ). А на столичного мэра возложены полномочия по защите населения от коронавируса. Для реализации этой задачи собираются сведения о работниках. Поэтому можно сделать вывод: разрешение на обработку данных здесь не обязательно.
СПРАВКА.
Отчет, где таблица с информацией о работниках осталась пустой, не проходит проверку. Получается, что сдать только первую страницу (без второй) технически невозможно. Но допустимо указать лишь необходимые данные, а именно номера мобильных телефонов. Что касается полей для номеров карт, проездных билетов и авто, то их можно не заполнять. Система такой вариант принимает.