Минтруд утвердил новую форму трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения (приказ от 19.05.21 № 320н). Согласно этому документу, с 1 сентября записи можно будет вносить в виде оттиска штампа (печати), а заверять их при увольнении работника его подписью не понадобится. Кроме этого, работодатели будут сами разрабатывать книги (журналы) учета бланков и учета трудовых книжек и вкладышей.
В каком случае нужно оформить бумажную книжку
Напомним, что с 1 января 2021 года на всех лиц, которые трудоустраиваются впервые, заводятся не бумажные трудовые книжки, а электронные (ЭТК). Об этом сказано в пункте 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ (далее — закон № 439-ФЗ).
В отношении тех работников, которые до конца 2020 года отказались от перехода на ЭТК, работодатели продолжат вести трудовые книжки на бумажном носителе. Если такому сотруднику понадобится выдать дубликат (например, в случае утраты книжки или ее порчи), то с 1 сентября его нужно будет оформить на новом бланке.
Перечень сведений, которые вносятся в дубликат, приведен в пункте 28 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного комментируемым приказом (далее — Порядок № 320н).
Как изменится форма трудовой книжки
Титульный лист, а также наименования разделов и граф в табличной части новой трудовой книжки останутся такими же, как и в действующей форме (утв. постановлением Правительства от 16.04.03 № 225).
Изменится количество разворотов. Так, для сведений о работе будет отведено 14 разворотов, а для сведений о награждениях — всего 7. (Сейчас для каждого раздела предназначено по 10 разворотов). Соответствующим образом изменится количество разворотов и во вкладыше к трудовой книжке.
Что нового в порядке ведения трудовой книжки
Дистанционный работник
Уточнено, что в книжку можно внести сведения о трудовой деятельности дистанционного работника. Для этого «удаленный» сотрудник должен предъявить трудовую книжку работодателю (в том числе, можно направить ее по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).
Использование штампов и печатей
Сейчас все сведения в трудовую книжку (за исключением первоначальной записи о работодателе) разрешено вносить только вручную чернилами черного, синего или фиолетового цвета. С 1 сентября добавится возможность делать записи с использованием «технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)». То есть с помощью штампов и печатей.
Срок для внесения записей
Согласно Порядку № 320н, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях нужно будет вносить не позднее 5 рабочих дней. Сейчас для этого отводится неделя (п. 10 Правил, утв. постановлением № 225).
Заверение записей при увольнении
Информацию об увольнении работника, как и ранее, необходимо вписать в книжку в день прекращения трудовых отношений. При этом в Порядке № 320н есть важное дополнение: при увольнении работника (прекращении трудового договора) записи заверяются только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Также проставляется печать при ее наличии. Заверять записи подписью увольняемого работника не понадобится.
Оформление вкладыша
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер. В комментируемом приказе уточняется, что такую запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). А если там нет места, то этот штамп следует проставить на титульный лист первого вкладыша.
Работа по совместительству
Напомним, что запись о работе по совместительству вносится «основным» работодателем на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ).
В Порядке № 320н уточняется: если нужно внести такую запись, но в данный момент человек не работает, то он вправе обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству.
Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и «блоками» (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.
При этом сведения о работе по совместительству вписываются и в тех случаях, когда человек работал по совместительству до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной.
Выдача трудовой книжки при переходе на ЭТК
Как известно, если работник решил перейти на ЭТК, работодатель должен выдать ему на руки бумажную трудовую книжку. Однако ранее не был установлен срок для исполнения этой обязанности.
Специалисты Минтруда давали противоречивые разъяснения. Одно время чиновники заявляли, что бумажную книжку нужно отдать в день подачи заявления о переходе на электронный вариант. Потом советовали возвращать ее не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления. Затем снова изменили мнение.
В комментируемом приказе четко сказано, что бумажную трудовую книжку нужно выдать на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на ЭТК. Процедура внесения записи в книжку в этом случае описана в пункте 35 Порядка № 320н.
СПРАВКА
У кого сегодня есть право подать заявление о переходе на ЭТК? Такая возможность есть у тех, кто до 31 декабря 2020 года изъявил желание сохранить бумажную версию трудовой книжки. Такие работники в любой момент могут передумать, и подать заявление о переходе на электронный вариант. Заметим, что «молчуны», которые в течение 2020 года не выбрали вариант ведения трудовой книжки, лишены этого права (п. 5 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Также подать заявление о переходе на ЭТК могут следующие лица:
- те, кто по состоянию на 31 декабря 2020 года находились в отпуске, болели, были отстранены от работы или по каким-то другим причинам не выполняли свои трудовые обязанности при сохранении за ними рабочего места, и, в связи с этим не подали заявление о переходе на ЭТК;
- те, кто по состоянию на 31 декабря 2020 года вообще не состояли в трудовых отношениях;
- те, кто по каким-то иным причинам не имели реальной возможности подать заявление в установленный срок (п. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ).
Учет трудовых книжек
Комментируемым приказом отменено требование о ведении приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек. Также не придется заполнять книгу учета движения трудовых книжек по форме, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69.
Но работодатель должен вести:
- учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- учет трудовых книжек и вкладышей в них.
При этом книги (журналы) по учету работодатель будет разрабатывать самостоятельно. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии). А вот скреплять их сургучной печатью или опломбировать, как это предусмотрено сейчас для приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек, не нужно.
Подтверждение стажа работы при утрате книжки
Появилась следующая оговорка: работодатель обязан оказать работнику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю, только «в случае, если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя».