2-НДФЛ: ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТОЙ СПРАВКИ О ДОХОДАХ ФИЗЛИЦА, КОТОРАЯ СДАЕТСЯ В ИНСПЕКЦИЮ

Кто, когда и как составляет справку 2-НДФЛ

Кто составляет 2-НДФЛ

Налоговые агенты: компании, предприниматели, нотариусы, адвокаты, представительства иностранных организаций в РФ, которые выплачивают физическим лицам зарплату, дивиденды и прочие виды доходов (ст. 226 НК РФ).

В каких случаях составляется 2-НДФЛ

В обязательном порядке по итогам истекшего налогового периода (календарного года) в отношении исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ с доходов, выплаченных в этом периоде (п. 2 ст. 230 НК РФ).

В случае, когда невозможно удержать НДФЛ из доходов физического лица (например, по причине его увольнения).

За какой период составляется 2-НДФЛ

За один календарный год. Если требуется справка за два, три и т д. года (например, корректирующая или аннулирующая), необходимо заполнить две, три и т д. справки.

За какой период составляется 2-НДФЛ при реорганизации или ликвидации

За период от начала года до момента прекращения деятельности

2-НДФЛ в случае, если физическое лицо получило доходы, облагаемые по разным ставкам

В отношении доходов, облагаемых по разным ставкам НДФЛ, оформляется одна справка 2-НДФЛ.

2-НДФЛ в ситуации, когда произведен перерасчет налога за прошлый период, либо обнаружены ошибки в ранее сданной справке

Если пересчитан  НДФЛ за период, по которому уже сдана справка 2-НДФЛ, либо в сданной справке обнаружены ошибки, составляется корректирующая справка (по форме, действовавшей в периоде, за который вносятся корректировки).

Если на момент составления корректирующей справки изменились паспортные данные работника, нужно указать новые данные.

Если налоговый ангент вернул физлицу НДФЛ, излишне удержанный в прошлом году, нужно подать корректирующую 2-НДФЛ за прошлый год.

Если налоговый агент в текущем налоговом периоде удержал НДФЛ, который по ошибке не был удержан в прошлом году, нужно подать корректирующую справку 2-НДФЛ за прошлый год. 

В случае полной отмены начислений НДФЛ за период, по которому уже сдана справка 2-НДФЛ, составляется аннулирующая справка. В ней заполняется только заголовок и раздел 1.

2-НДФЛ в случае, когда организация отчитывается и как налоговый агент, и как правопреемник

Оформляются отдельные справки 2-НДФЛ: одна за период до реорганизации, другая за период после реорганизации.

2-НДФЛ в случае, когда налоговый агент удержал только часть НДФЛ

Составляются две справки 2-НДФЛ: первая — с признаком 1 или 3. В ней отражаются все доходы; вторая — с признаком 2 или 4. В ней отражаются только те доходы, с которых НДФЛ не был удержан.

Если справки 2-НДФЛ с признаком 1 и с признаком 2 полностью идентичны:

а) мнение чиновников: необходимо представить сначала справку с признаком 2, а потом справку с признаком 1

б) мнение судей: достаточно представить только справку с признаком 2 (см. постановление АС Западно-Сибирского округа от 20.11.18 № А81-2374/2018).

Справка о доходах, выплаченных предпринимателю

Не оформляется и не представляется, так как предприниматели сами платят НДФЛ и отчитываются по нему.

Правила оформления справки 2-НДФЛ

Что не допускается при оформлении справки 2-НДФЛ

Исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, двусторонняя печать, скрепление листов, приводящее к их порче, указание отрицательных числовых значений.

Какими чернилами заполнять

Черного, фиолетового или синего цвета.

Как вносить значения текстовых, числовых и кодовых показателей

Слева направо начиная с первого (левого) знакоместа. В незаполненных знакоместах в правой части поля ставится прочерк.

Если 2-НДФЛ заполняется при помощи программного обеспечения, значения числовых показателей выравниваются по правому (последнему) знакоместу. При распечатке на принтере допустимо не обрамлять знакоместа и прочерки в незаполненных знакоместах.

Какой шрифт использовать

Если справка 2-НДФЛ заполняется на компьютере, то используется шрифт Courier New высотой 16-18 пунктов

Какими буквами заполнять текстовые поля

Заглавными печатными.

Что ставить, если какой-либо показатель отсутствует

Во всех знакоместах соответствующего поля ставится прочерк.

Что указывать, если суммовое значение отсутствует

При отсутствии значения по суммовым показателям ставится ноль («0»)

Как заполнить 2-НДФЛ, если необходимая информация не умещается на одной странице

Заполняется необходимое количество страниц, располагающихся до приложения. На каждой странице (начиная со второй) указывается номер страницы. Заполняются поля «ИНН», «КПП», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)» и другие необходимые поля. В остальных полях ставятся прочерки.

Нужно ли скреплять 2-НДФЛ печатью налогового агента

Не нужно

Представление справки 2-НДФЛ в инспекцию

Куда и когда представляется 2-НДФЛ

В налоговую инспекцию по месту учета налогового агента. В отношении удержанного НДФЛ — не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230 НК РФ). В отношении неудержанного НДФЛ — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Куда сдавать 2-НДФЛ по обособленным подразделениям

Справки о доходах, выплаченных обособленными подразделениями, подаются в инспекции по месту учета данных подразделений (п. 2 ст. 230 НК РФ).

С января 2020 года на законодательном уровне разрешено сдавать справки 2-НДФЛ за все обособленные подразделения, расположенные в одном муниципальном образовании (п. 2 ст. 230 НК РФ). Представлять отчетность в свою ИФНС может одно из таких подразделений, либо головная организация  . О выборе инспекции, через которую будут сдаваться справки, нужно уведомить налоговиков  по форме, утвержденной  приказом ФНС от 06.12.19 № ММВ-7-11/622@. Сделать это в общем случае нужно не позднее 1 числа налогового периода (ст. 216 НК РФ). 

Если подразделение ликвидировано, а справка 2-НДФЛ по нему не сдана, нужно представить ее в ИФНС по местонахождению головной организации. При этом следует указать ИНН и КПП головной организации и ОКТМО ликвидированного подразделения

Куда сдавать 2-НДФЛ за работников ИП на «вмененке» и на ПСН

Справки о доходах, выплаченных предпринимателями на ПСН или «вмененке» своим работникам, подаются в ту инспекцию, где ИП состоит на учете по месту ведения деятельности (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Куда правопреемник должен сдать 2-НДФЛ за реорганизованную компанию

В ИФНС по месту учета правопреемника.

Когда представляются корректирующие справки 2-НДФЛ

В случае перерасчета НДФЛ за периоды, по которым уже сданы справки 2-НДФЛ, в инспекцию представляется только корректирующие справки. Справки, в которых не было уточнений, в ИФНС не сдаются.

В каком виде справки 2-НДФЛ представляются в налоговую инспекцию

В электронной форме по интернету через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через сайт ФНС.

Если налоговый агент выплачивает доходы 10 физическим лицам и менее, можно сдать справки на бумажных носителях (п. 2 ст. 230 НК РФ). К справкам нужно приложить два экземпляра реестра справок о доходах и суммах налога физических лиц за соответствующий год.

Общая часть справки 2-НДФЛ

При составлении аннулирующей справки 2-НДФЛ заполняются все показатели Общей части справки, указанные в представленной ранее (первичной) справке.

ИНН

Заполняется как организациями, так и предпринимателями.

Если справку сдает правопреемник налогового агента, ставится ИНН правопреемника.

КПП

Заполняется только организациями.

Если у организации есть обособленное подразделение, ставится КПП по месту нахождения подразделения.

Если справку сдает организация-правопреемник налогового агента, ставится КПП правопреемника.

Стр.

Страницы нумеруются в сквозном порядке, номер записывается слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа. Например, для первой страницы — «001», для двенадцатой.
— «012».

Номер справки

Ставится уникальный порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присвоенный налоговым агентом.

При составлении корректирующей или аннулирующей справки (в том числе правопреемником налогового агента) ставится номер представленной ранее (первичной) справки.

Отчетный год

Налоговый период, за который составляется справка.

Признак

1 — если справку сдает налоговый агент, и в справке указан НДФЛ, удержанный из доходов физического лица в отчетном году;

2 — если справка составляется налоговым агентом для информирования инспекции о невозможности удержать НДФЛ (в т.ч. при операциях с ценными бумагами и производными финансовыми инструментами);

3 — если справку сдает правопреемник налогового агента, и в справке указан НДФЛ, удержанный из доходов физического лица в отчетном году;

4 — если справка составляется правопреемником налогового агента для информирования инспекции о невозможности удержать НДФЛ (в т.ч. при операциях с ценными бумагами и производными финансовыми инструментами).

Номер корректировки

00 — при составлении первичной справки;

01 (02, 03 и т д.) — при составлении корректирующей справки;

99 — при составлении аннулирующей справки.

Представляется в налоговый орган (код)

Четырехзначный код инспекции, куда налоговый агент сдает справку. Пример: 5040, где 50 — код региона, 40 — код инспекции.

Наименование налогового агента

Юридические лица и обособленные подразделения указывают сокращенное наименование (при отсутствии — полное наименование) организации согласно учредительным документам.

Налоговые агенты — физические лица вписывают фамилию, имя, отчество (при наличии) согласно документу, удостоверяющему личность. Сокращения не допускаются. Двойная фамилия пишется через дефис. Пример: Иванов-Юрьев Алексей Михайлович.

Если отчитывается правопреемник, то указывается наименование реорганизованной организации либо ее обособленного подразделения.

Форма реорганизации (ликвидация) (код)

Заполняется правопреемником налогового агента (если в поле «Признак» стоит «3» или «4»). Указывается код: для ликвидации — 0; для преобразования — 1; для слияния — 2; для разделения — 3; для присоединения — 5; для разделения с одновременным присоединением — 6.

Если организация отчитывается за саму себя, поле не заполняется

ИНН/КПП реорганизованной организации

Заполняется правопреемником налогового агента (если в поле «Признак» стоит «3» или «4», а в поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указано значение, отличное от «0»). Указывается ИНН и КПП реорганизованной компании, либо ее обособленного подразделения.

Если организация отчитывается за саму себя, поле не заполняется.

Код по ОКТМО

Код муниципального образования, на территории которого находится организация или ее подразделение (согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований ОК 033-2013, утв. приказом Росстандарта от 14.06.13 № 159-ст).

Поле состоит из 11 знакомест. Если код имеет 8 знаков, справа никакие символы не проставляются. Пример: 12445698.

Предприниматели на «вмененке» или ПСН ставят код по месту осуществления деятельности.

ИП на других системах налогообложения, а также нотариусы, адвокаты и прочие «частники» ставят код по месту жительства.

Правопреемник налогового агента указывает код по месту нахождения реорганизованной организации или ее обособленного подразделения.

Телефон

Телефонный код города и номер контактного телефона налогового агента, по которому инспектор сможет получить разъяснения относительно справки 2-НДФЛ.

Раздел 1. Данные о физическом лице-получателе дохода

Если в течение налогового периода физическому лицу начислялись доходы по разным ставкам, Раздел 1 заполняется для каждой из ставок.

При составлении аннулирующей справки заполняются все показатели Раздела 1, указанные в представленной ранее (первичной) справке.

ИНН в Российской Федерации

ИНН, подтверждающий постановку физического лица на учет в налоговом органе РФ.

При отсутствии у физического лица ИНН данное поле не заполняется.

Если в справке указан ИНН, принадлежащий другому физлицу, налоговому агенту грозит штраф по статье 126.1 НК РФ .

Фамилия

Фамилия, имя, отчество физического лица согласно документу, удостоверяющему личность, без сокращений. Для указания ФИО физических лиц-иностранцев можно использовать латинский алфавит. Если отчество отсутствует, его можно не указывать.

Если в справке указаны фамилия, имя, отчество, не соответствующее паспортным данным, налоговому агенту грозит штраф по статье 126.1 НК РФ .

Если фамилия, имя, отчество изменились после того, как справка 2-НДФЛ была сдана в инспекцию, представлять корректирующую справку не нужно.

Имя

Отчество

Статус налогоплательщика

Для резидентов РФ (кроме иностранцев, трудящихся на основании патента) ставится 1.

Для нерезидентов РФ (в том числе для граждан стран, входящих в ЕАЭС) ставится 2.

Для нерезидентов РФ, признаваемых высококвалифицированными специалистами, ставится 3.

Для участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом, не являющихся резидентами РФ, ставится 4.

Для беженцев и лиц, получивших временное убежище на территории России, не являющихся резидентами РФ, ставится 5.

Для иностранных граждан, работающих в России по найму на основании патента, ставится 6.

В справке 2-НДФЛ указывается цифра, которая соответствует статусу физлица на момент окончания налогового периода.

Дата рождения

Дата рождения физического лица (число, месяц, год) указывается арабскими цифрами через точку. Пример: 24.10.1972.

Гражданство (код страны)

Числовой код страны, гражданином которой является физическое лицо, согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), утв. постановлением Госстандарта России от 14.12.01 № 529-ст. Примеры: 643 — код России, 804 — код Украины.

При отсутствии у физического лица гражданства ставится код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.

Код вида документа, удостоверяющего личность

Код вида документа, удостоверяющего личность, согласно справочнику «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика».

Пример: для несовершеннолетнего физического лица ставится 03 — код свидетельства о рождении

Серия и номер

Серия и номер документа, удостоверяющего личность. Знак «№» не ставится.

Если в справке указаны фамилия, имя, отчество, не соответствующее паспортным данным, налоговому агенту грозит штраф по статье 126.1 НК РФ.

Если паспортные данные изменились после того, как справка 2-НДФЛ была сдана в инспекцию, представлять корректирующую справку не нужно.

Раздел 2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода

Данные о начисленных суммах налога указываются в полных рублях: сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а сумма налога 50 копеек и более округляется до полного рубля.

Если в течение налогового периода физическому лицу начислялись доходы по разным ставкам, заполняется необходимое количество страниц справки. На каждой странице (начиная со второй) указывается номер страницы. Заполняются поля «ИНН», «КПП», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)», Раздел 2 и при необходимости Раздел 3. В остальных полях справки ставятся прочерки.

При составлении аннулирующей справки Раздел 2 не заполняется.

Ставка налога

Ставка НДФЛ, в отношении которой заполняется соответствующая страница справки.

Общая сумма дохода

Общая сумма начисленного и фактически полученного дохода (без учета вычетов, указанных в Разделе 3 и в Приложении к справке).

При заполнении справки с признаком 2 или 4 указывается сумма начисленного и фактически полученного дохода, отраженная в Приложении к справке, с которой не был удержан НДФЛ.

Налоговая база

Налоговая база, с которой начислен НДФЛ. Равняется разнице между суммой, указанной в поле «Общая сумма дохода», и общей суммы вычетов, отраженных в Разделе 3 и в Приложении.

Если сумма вычетов превышает сумму дохода, указывается «0.00».

Сумма налога исчисленная

Общая сумма начисленного НДФЛ.

Если налоговый статус физлица менялся, нужно указать сумму, исчисленную исходя из окончательного статуса на конец года

При заполнении справки с признаком 2 или 4 указывается начисленная, но не удержанная сумма НДФЛ.

Сумма налога удержанная

Общая сумма удержанного НДФЛ.

Если налоговый статус физлица менялся, нужно указать сумму исходя из статуса, определяемого при каждой выплате.

При заполнении справки с признаком 2 или 4 указывается ноль («0»).

Сумма фиксированных авансовых платежей

Сумма фиксированных авансовых платежей, на которую уменьшается начисленный НДФЛ.

Сумма налога перечисленная

Общая сумма перечисленного НДФЛ.

При заполнении справки с признаком 2 или 4 указывается ноль («0»).

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом

Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма НДФЛ, а также сумма переплаты по налогу, образовавшаяся из-за того, что налоговый статус физического лица в отчетном году изменился.

При заполнении справки с признаком 2 или 4 указывается ноль («0»).

Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

Сумма начисленного НДФЛ, которую налоговый агент не удержал в отчетном году.

Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

Если в течение налогового периода физическому лицу начислялись доходы по разным ставкам, Раздел 3 при необходимости заполняется только для ставки 13% (в отношении доходов, облагаемых по другим ставкам, вычеты не предоставляются).

Если число вычетов больше, чем число соответствующих полей, либо если уведомления, подтверждающие право на вычет, получены неоднократно, заполняется необходимое количество страниц справки 2-НДФЛ. На каждой странице (начиная со второй) заполняются поля «ИНН», «КПП», «Стр.», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)». Далее, в случае превышения числа вычетом над числом полей, заполняются поля «Наименование налогового агента», «Код вычета» и «Сумма вычета». А в случае  неоднократного получении уведомлений заполняются поля «Код вида уведомления», «Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления» и «Код налогового органа, выдавшего уведомление». В остальных полях справки ставятся прочерки.

При составлении аннулирующей справки Раздел 3 не заполняется.

Код вычета

Код соответствующего вычета из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@). Число заполненных строк зависит от количества видов вычета, предоставленных физическому лицу.

Если вычеты не предоставлялись, поле не заполняется.

Сумма вычета

Сумма вычетов по указанному коду. Число заполненных строк зависит от количества видов вычета, предоставленных физическому лицу.

Если вычеты не предоставлялись, поле не заполняется.

Код вида уведомления

1 — если налогоплательщик получил в ИФНС уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет;

2 — если налогоплательщик получил в ИФНС уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет;

3 — если налогоплательщик получил в ИФНС уведомление, подтверждающее право на уменьшение НДФЛ на фиксированные авансовые платежи.

При отсутствии уведомлений поле не заполняется.

Номер уведомления

Номер и дата уведомления, а также код ИФНС, выдавшей уведомление. При отсутствии уведомлений данные поля не заполняются.

Дата выдачи уведомления

Код налогового органа, выдавшего уведомление

Заключительная часть справки

Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей Справке, подтверждаю:

1 — если справку представляет налоговый агент или его правопреемник;

2 — если справку представляет представитель налогового агента или его правопреемника.

Фамилия, имя, отчество

ФИО уполномоченного лица, представившего справку.

Наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя налогового агента (правопреемника налогового агента)

Заполняется в случае, когда справку сдает представитель налогового агента или его правопреемника.

Подпись

Подпись уполномоченного лица, представившего справку.

Дата

Дата представления справки.

Приложение. Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода

В Приложении к справке 2-НДФЛ указываются доходы, начисленные и фактически полученные физическим лицом (в денежной или в натуральной форме, либо в виде материальной выгоды), а также профессиональные вычеты. Другие виды вычетов в Приложении не указываются.

Если в течение налогового периода физическому лицу начислялись доходы по разным ставкам, Приложение заполняется для каждой из ставок.

При составлении аннулирующей справки Приложение не заполняется.

ИНН

Заполняется как организациями, так и предпринимателями.

Если справку сдает правопреемник налогового агента, ставится ИНН правопреемника.

КПП

Заполняется только организациями.

Если у организации есть обособленное подразделение, ставится КПП по месту нахождения подразделения.

Если справку сдает организация-правопреемник налогового агента, ставится КПП правопреемника.

Стр.

Страницы нумеруются в сквозном порядке, номер записывается слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа. Например, для первой страницы — «001», для двенадцатой — «012» и т.д.

Номер справки

Номер справки, отчетный год и ставка налога, с применением которой исчислены суммы налога, отраженные на соответствующем листе справки.

Отчетный год

Ставка налога

Месяц

В хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца, за который был начислен и фактически получен доход.

Зарплата отражается в том месяце, за который она начислена, а не за тот, в котором получена. Если зарплата за предыдущий год выплачена в следующем году, ее нужно указать в справке 2-НДФЛ за предыдущий год.

Отпускные отражаются в том месяце, когда они получены, а не в том, за который начислены

Пособие по больничному листу отражается в том месяце, когда оно получено, а не в том, за который начислено

Код дохода

Код дохода из справочника «Коды видов доходов налогоплательщика» (приложение № 1 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@).

Сумма дохода

Полная сумма дохода (без налоговых вычетов) по соответствующему коду. Если в отношении дохода предусмотрены профессиональные вычеты, или доход облагается НДФЛ не в полном размере, напротив этого дохода указывается соответствующий код вычета.

Если налоговый статус физлица менялся, нужно указать сумму дохода независимо от ставки, применяемой при каждой выплате

При оформлении справки с признаком 1 или 3 указываются все доходы налогоплательщика.

При оформлении справки с признаком 2 или 4 указываются только те доходы, с которых не был удержан НДФЛ.

Код вычета

Заполняется только для доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные вычеты, и в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно статье 217 НК РФ (например, стоимость подарков). Стандартные, имущественные, социальные и инвестиционные вычеты в данном поле не отражаются.

Код вычета выбирается из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@).

По доходам, о которых говорится в ст. 214.1 НК РФ, ст. 214.2 НК РФ и ст. 214.3 НК РФ, для одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. Тогда первый код отражается ниже кода дохода, а остальные — строками ниже. В полях «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» ставятся прочерки

Сумма вычета

Заполняется только для доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные вычеты, и в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно статье 217 НК РФ (например, стоимость подарков). Стандартные, имущественные, социальные и инвестиционные вычеты в данном поле не отражаются.

Сумма вычета не может превышать сумму дохода.

По доходам, о которых говорится в ст. 214.1 НК РФ, ст. 214.2 НК РФ и ст. 214.3 НК РФ, для одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. Тогда первая сумма вычета отражается ниже кода дохода, а остальные — строками ниже. В полях «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» ставятся прочерки.

Достоверность и полноту сведений, указанных на настоящей странице, подтверждаю:

Проставляются подпись уполномоченного лица, представившего справку, и дата представления справки.

подпись

дата