6-НДФЛ: КАК ЗАПОЛНИТЬ И СДАТЬ РАСЧЕТ

Кто заполняет 6-НДФЛ

Налоговые агенты: организации, предприниматели, нотариусы, адвокаты и представительства иностранных организаций в РФ, которые выплачивают физическим лицам зарплату, вознаграждение по гражданско-правовым договорам, дивиденды и прочие виды доходов (ст. 226 НК РФ).

Правопреемники компаний, претерпевших реорганизацию (п. 5 ст. 230 НК РФ).

За какой период составляется расчет

За первый квартал, за полугодие, за девять месяцев, за год.

Куда и когда представляется 6-НДФЛ

В налоговую инспекцию:

·        за 2020 год — не позднее 1 марта 2021 года;

·        за первый квартал 2021 года — не позднее 30 апреля 2021 года;

·        за полугодие 2021 года — не позднее 2 августа 2021 года;

·        за девять месяцев 2021 года — не позднее 1 ноября 2021 года;

·        за 2021 год — не позднее 1 марта 2022 года.

Даты указаны с учетом совпадений отчетных дат с выходными в 2021 и 2022 годах. Ведь если указанная дата приходится на выходной или праздник, расчет сдается не позднее ближайшего следующего за ней рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Куда сдается расчет по обособленному подразделению

По месту учета данного подразделения (п. 2 ст. 230 НК РФ). В поле «КПП» указывается код этого подразделения.

С 1 января 2020 года  на законодательном уровне разрешено  сдавать расчеты 6-НДФЛ за все обособленные подразделения, расположенные в одном муниципальном образовании (п. 2 ст. 230 НК РФ). Представлять отчетность в «свою» ИФНС может одно из подразделений, либо головная организация. . О выборе инспекции, через которую будут сдаваться расчеты, нужно уведомить налоговиков  по форме, утвержденной  приказом ФНС от 06.12.19 № ММВ-7-11/622@. Сделать это в общем случае нужно не позднее 1 числа налогового периода.

Если уточненный расчет сдается после ликвидации подразделения, его нужно  представить в ИФНС по месту учета головной организации. При этом указывается ИНН и КПП головной организации и ОКТМО ликвидированного подразделения

Куда сдается расчет при смене места нахождения

В инспекцию по новому местонахождению с указанием КПП, присвоенного «новой» ИФНС. При этом:

·        в расчете за период до смены ИФНС указывается ОКТМО по прежнему месту нахождения;

·        в расчете за период после смены ИФНС указывается ОКТМО по новому месту нахождения 

Куда сдают 6-НДФЛ ИП на ПСН, которые наняли работников

В ту инспекцию, где ИП состоит на учете по месту ведения деятельности (п. 2 ст. 230 НК РФ).

В какой форме расчет представляется в налоговую инспекцию

Через интернет посредством оператора ЭДО (электронного документооборота) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.

Если налоговый агент выплачивает доходы 10 физическим лицам и менее, можно сдать расчет на бумажном носителе (п. 2 ст. 230 НК РФ). «Бумажный» расчет должен быть представлен в виде машиноориентированной формы, заполненной от руки или напечатанной на принтере

Что запрещено при заполнении расчета

·         исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;

·         двусторонняя печать на бумажном носителе;

·         скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя.

Как нумеровать и подписывать страницы

Нумерация страниц сквозная, начиная с титульного листа.

Номер указывается в поле «Стр.» на каждой странице, кроме «001», следующим образом: «002», «003» и т.д.

На каждой странице в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» ставится дата подписания и личная подпись налогового агента (руководителя организации, ИП, нотариуса и проч.), либо его представителя.

Что делать, если необходимая информация не умещается на одной странице

Заполняется необходимое количество страниц. Отметим, что при отправке 6-НДФЛ через интернет вопросов с нумерацией страниц и их нехваткой попросту не возникает.

Какими чернилами заполнять расчет

Черного, фиолетового или синего цвета.

Как заполнять текстовые и числовые поля

Слева направо, начиная с крайней левой ячейки или с левого края поля. Если в правой части поля остались незаполненные знакоместа, в них ставятся прочерки (например, «ИНН 5024002119—»).

Что указывать в расчете, если суммовое значение отсутствует

При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).

Как оформить расчет для распечатки на принтере

С использованием шрифта Courier New выстой 16-18 пунктов. Допускается отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных знакомест. Значения полей можно выровнять по правому краю. Расположение и размер реквизитов не должны изменяться.

Какая дата считается днем представления расчета

·        при сдаче непосредственно  в ИФНС — дата фактического представления;

·        при отправлении по почте — дата отправки почтовым отправлением с описью вложения;

·        при направлении по интернету через оператора ЭДО — дата, зафиксированная оператором в подтверждении даты отправки.

Нужно ли сдавать «нулевой» расчет

Если организация или ИП не выплачивали доходы физическим лицам, они не должны сдавать «нулевой» расчет.

Данное правило действует и в отношении обособленного подразделения, не делавшего выплат в пользу физлиц.

Что делать, если в расчете за прошлый период обнаружена ошибка

Если неверно указан КПП или ОКТМО, нужно сдать два расчета: уточненный с неправильными КПП или ОКТМО и нулями по всем прочим показателям и первичный с верными КПП или ОКТМО

Если искажены доход и сумма НДФЛ, нужно подать уточнения за период, в котором допущена ошибка, и за все последующие периоды этого года

Если в текущем налоговом периоде работодатель вернул физлицу НДФЛ, излишне удержанный в прошлом году, нужно подать уточненный 6-НДФЛ за соответствующий период прошлого года. 

Если налоговый агент в текущем налоговом периоде удержал НДФЛ, который по ошибке не был удержан в прошлом году, нужно подать уточненный расчет 6-НДФЛ за прошлый год

Раздел 1 формы 6-НДФЛ. Обобщенные показатели

В случае выплаты доходов по разным ставкам, раздел 1 (кроме строк 060-090) заполняется для каждой их ставок

Строка 010 «ставка налога, %»

Указывается соответствующая ставка налога, с применением которой исчислены суммы НДФЛ.

Строка 020 «Сумма начисленного дохода»

Указывается обобщенная по всем физлицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала года.

Единовременную матпомощь при рождении ребенка, не превышающую 50 000 руб., отражать не надо. Доход в натуральной форме отражается в периоде, когда доход получен физлицом. Дивиденды, выплаченные акционерным обществом, отражаются в периоде выплаты, даже если НДФЛ перечислен в следующем периоде.

Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:

1. Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, доход отражается по строке 020 расчета за год.

2. Если зарплата начислена за один период,  а срок перечисления НДФЛ приходится на следующий период, доход отражается по строке 020 расчета за период начисления.

3. Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, доход отражается по строке 020 расчета за период выплаты.

4. Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, доход отражается по строке 020 расчета за первый квартал следующего года.

5. Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, доход отражается по строке 020 расчета за первый квартал следующего года.

Строка 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов»

Указывается обобщенная по всем физлицам сумма начисленных дивидендов нарастающим итогом с начала года.

Строка 030 «Сумма налоговых вычетов»

Указывается обобщенная по всем физлицам сумма вычетов, уменьшающих облагаемый доход, нарастающим итогом с начала года.

Строка 040 «Сумма исчисленного налога»

Указывается обобщенная по всем физлицам сумма исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала года.

НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается в том периоде, когда этот доход получен физлицом.

НДФЛ с дивидендов, выплаченных акционерным обществом, отражается в периоде выплаты, даже если перечислен в бюджет в следующем периоде.

Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:

1. Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за год.

2. Если зарплата начислена за один период,  а срок перечисления НДФЛ приходится на следующий период, налог отражается по строке 040 расчета за период начисления.

3. Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за период выплаты.

4. Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за первый квартал следующего года.

5. Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за первый квартал следующего года.

Строка 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов»

Указывается обобщенная по всем физлицам сумма исчисленного НДФЛ на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала года.

Строка 050 «Сумма фиксированного авансового платежа»

Указывается обобщенная по всем физлицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая к уменьшению исчисленного НДФЛ с начала года.

Итого по всем ставкам:

(Если раздел 1 занимает несколько страниц, строки 060-090 заполняются на первой странице)

Строка 060 «Количество физических лиц, получивших доход»

Указывается общее количество физлиц, получивших доход  в налоговом периоде. Если один и тот же человек в течение года увольнялся и снова поступал на работу, его нужно считать один раз.

Строка 070 «Сумма удержанного налога»

Указывается общая сумма удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года.

НДФЛ с дивидендов, выплаченных акционерным обществом, отражаются в периоде выплаты, даже если налог перечислен в бюджет в следующем периоде.

Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:

1. Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за первый квартал следующего года. В строке 070 расчета за год ставится «0». После удержания налога сдавать уточнения за год с заполненной строкой 070 не нужно

2. Если зарплата выплачена (и налог с нее удержан) в одном периоде,  а срок перечисления НДФЛ приходится на следующий период, налог отражается по строке 070 расчета за период выплаты .

3. Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за период выплаты.

4. Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за первый квартал следующего года.

5. Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за первый квартал следующего года.

Строка 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом»

Указывается  общая сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала года.

В частности, в строке 080 указывается НДФЛ с доходов в натуральной форме при отсутствии иных доходов в денежной форме. НДФЛ с натурдохода указывается в периоде, когда доход получен физлицом.

Также в строке 080 указывается НДФЛ с доходов в виде матвыгоды от экономии на процентах при отсутствии иных доходов в денежной форме.

Если зарплата начислена за один период, а выплачена в другом периоде, то в строке 080 расчета за период начисления ставится «0».

Строка 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом»

Указывается  общая сумма НДФЛ, возвращенная физическим лицам, нарастающим итогом с начала года.

Сумма возвращенного налога отражается в периоде, когда был произведен возврат.

Раздел 2 формы 6-НДФЛ. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц

В разделе 2 расчета за соответствующий период отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода.

Раздел 2 состоит из повторяющихся блоков, в каждый из которых входят строки с 100 по 140.

Один блок заполняется для одной даты фактического получения доходов. Так, для доходов, относящихся к двум датам, нужно заполнить два блока, к трем датам — три блока и т.д.

В случае, когда для доходов с одной датой фактического получения предусмотрены разные сроки перечисления, строки 100-140 заполняются для каждого срока перечисления отдельно (пример такого заполнения — в материале «ФНС разъяснила, как отразить в 6-НДФЛ зарплату и пособия, выплаченные в один день»).

Строки 100-140 заполняются без разбивки по налоговым ставкам.

Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:

1. Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, операция отражается в разделе 2 расчета за первый квартал следующего года

2. Если зарплата выдана в последний день периода, за который начислена, операция отражается в разделе 2 расчета за следующий период.

3. Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, операция отражается в разделе 2 расчета за период выплаты.

4. Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, операция отражается в разделе 2 расчета за первый квартал следующего года.

5. Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, операция отражается в разделе 2 расчета за первый квартал следующего года.

6. Если проценты по договору займа начислены в одном периоде, а выплачены в другом, операция отражается в разделе 2 расчета за период выплаты.

7. Если в текущем налоговом периоде работодатель вернул физлицу НДФЛ, излишне удержанный в прошлом году, данная операция никак не отражается ни в разделе 2 расчета за текущий период, ни в разделе 2 уточненного расчета за соответствующий период прошлого года.

Строка 100 «Дата фактического получения дохода»

Указывается дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130:

·        для зарплаты и премии (кроме годовой и квартальной) указывается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Данное правило соблюдается, даже если последний день месяца приходится на выходной;

·        для отпускных и больничных указывается день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);

·        для квартальной или годовой премии указывается последнее число месяца, в котором подписан приказ о премировании;

·        для вознаграждения по договору ГПХ указывается день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);

·        для доходов в натуральной форме указывается дата, когда такой доход получен физлицом (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ;; см. «ФНС разъяснила, как в расчете 6-НДФЛ отразить операцию по выплате дохода в натуральной форме»);

·         для дивидендов указывается дата выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);

·        для сверхнормативных суточных указывается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ);для дохода от экономии на процентах указывается последний день каждого месяца в течение срока, на который был предоставлен кредит (под. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ)

Строка 110 «Дата удержания налога»

Указывается дата удержания НДФЛ с доходов, отраженных по строке 130.

Если удержать НДФЛ с натурдохода невозможно, в строке 110 ставится «00.00.0000».

В случае, когда вычеты на детей превысили доход, ставится «00.00.0000».

Строка 120 «Срок перечисления налога»

Указывается дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ:

— для всех видов дохода (кроме больничных, отпускных и дивидендов, выплаченных акционерным обществом) указывается день, следующий за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ);

— для больничных и отпускных указывается последнее число месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. 226 НК РФ). Данное правило соблюдается, даже если работник ушел в отпуск с последующим увольнением;

— для дивидендов, выплаченных акционерным обществом, указывается дата по истечении месяца со дня выплаты (подп. 3 п. 9 ст. 226.1 НК РФ).

Если день перечисления НДФЛ приходится на выходной или праздник, указывается ближайший следующий за ним рабочий день.

Если удержать НДФЛ с натурдохода невозможно, в строке 120 ставится «00.00.0000».

В случае, когда вычеты на детей превысили доход, ставится «00.00.0000».

Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода»

Указывается обобщенная сумма доходов (без вычитания удержанного НДФЛ) на дату, отраженную в строке 100.

Строка 140 «Сумма удержанного налога»

Указывается обобщенная сумма НДФЛ, удержанного на дату, отраженную в строке 100.

Для доходов в натуральной форме ставится «0».

В случае, когда вычеты на детей превысили доход, ставится «0».