Если налоговики запросили оригинал первичного документа, который изначально был оформлен на бумаге, то именно этот «бумажный» оригинал и нужно представить в инспекцию. Замена подлинника электронным скан-образом, файл с которым подписан усиленной квалифицированной подписью, не допускается. Такая позиция выражена в письме ФНС Россииот 17.05.16 № АС-4-15/8657@.
В ходе контрольных мероприятий налоговая инспекция вправе истребовать у налогоплательщика оригиналы (подлинники) первичных документов. А подлинником документа является первый или единичный его экземпляр. Об этом сказано в пункте 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст).
Исходя из этого, авторы письма делают вывод: если первичный документ оформлен на бумажном носителе, то именно такой экземпляр с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, является подлинником. Представить вместо него электронный скан-образ нельзя даже в том случае, если соответствующий файл будет подписан усиленной квалифицированной подписью.
Иначе обстоит дело в случае, когда документы (например, счета-фактуры или накладные) изначально были составлены в электронном виде, подписаны квалифицированной электронной подписью и переданы контрагентам через систему электронного документооборота (ЭДО). Такие документы можно представить в инспекцию в электронном виде через систему для сдачи отчетности.
Обратите внимание: организации, у которых есть сертификат КЭП для отправки налоговой отчетности, могут прямо сейчас начать бесплатно отправлять неограниченное количество счетов-фактур контрагентам через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».