Одной из обязанностей фирм и индивидуальных предпринимателей является хранение в течение четырех лет: данных бухгалтерского и налогового учета; других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Основание – подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.
Нарушение сроков хранения документов грозит налоговой ответственностью (штраф от 10 000 рублей по ст. 120 НК РФ).
Указанный четырехгодичный срок следует отсчитывать не с даты составления соответствующего документа, а после окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов (письмо Минфина России от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829).
А в письме от 16 августа 2019 г. № 03-03-06/1/62257 Минфин РФ распространил этот порядок на срок хранения документов, отражающих формирование первоначальной стоимости ОС.
При этом четырехгодичный срок начинает течь с того момента, когда ОС полностью самортизировано.
Получается, что избавиться от документов по основным средствам можно, когда истечет общий срок их хранения: количество лет полезного использования ОС плюс четыре года.