Приказом Росархива от 20.12.19 № 236 утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. В частности, приказом установлено, что счета-фактуры придется хранить 5 лет вместо 4-х. А книги учета доходов и расходов при УСН нужно будет хранить всего 5 лет (а не постоянно, как сейчас). Новые правила начнут действовать с 18 февраля 2020 года. С этой же даты утратит силу действующий перечень документов, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.
Помимо прочего, комментируемым приказом изменен срок хранения расчетно-платежных и платежных ведомостей. Напомним, что сейчас срок хранения этих документов при наличии лицевых счетов составляет 5 лет, при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.
По новым правилам расчетно-платежные и платежные ведомости при наличии лицевых счетов нужно будет хранить 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — 50/75 лет (п. 295 Перечня).
Срок хранения «50/75 лет» означает следующее:
- документы, созданные до 1 января 2003 года, нужно хранить 75 лет;
- документы, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Как уже было сказано выше, организации и ИП, применяющие УСН, должны будут хранить КУДиР на протяжении 5 лет, а не постоянно (п.318 Перечня). Срок хранения счетов-фактур увеличится с четырех до пяти лет (п. 317 Перечня).
Реестры сведений о доходах физических лиц можно будет хранить всего 5 лет вместо 75 лет (п. 313 Перечня). Но при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) придется хранить 50/75 лет (п. 311 Перечня).
Также в новом Перечне появились сроки хранения следующих документов:
- годовых и квартальных расчетов по страховым взносам — 50/75 лет (п. 308 Перечня);
- справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и налоговых санкций, справки о состоянии расчетов с бюджетом — 5 лет (п. 305 Перечня).
- карточек индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов — 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет; п. 309 Перечня).
Кроме этого, скорректированы сроки хранения некоторых кадровых документов:
- график отпусков нужно будет хранить не 1 год, как сейчас, а в течение 3-х лет (п. 453 Перечня);
- документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года вместо 5-ти лет (п. 434 Перечня);
- документы об отпусках и командировках в общем случае нужно будет хранить 5 лет, как и ранее. Но, если сотрудники заняты на вредных или опасных работах, то срок хранения составит 50/75 лет (п. 434 Перечня).
- заявки о потребности в привлечении иностранных работников – 1 год вместо 5 лет;
- — документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно.
Также установлены сроки хранения для:
- — уведомлений, предупреждений работников работодателем – срок хранения 3 года;
- — журналов, книг учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет.
- — заявлений сотрудников о выдаче документов, связанных с работой – 1 год.