Если бизнес растет, и вести его в одиночку уже сложно, предпринимателю приходится принимать на работу сотрудников. Но нужно помнить, что наемные работники — это дополнительные затраты и новые обязанности перед государством. Поэтому прежде чем взять на работу сотрудника, взвесьте все «за» и «против».
Общий план действий при найме работника
Сразу оговоримся, что далее речь пойдет о привлечении сотрудников-россиян. Прием на работу иностранцев — это отдельный процесс, справиться с которым довольно непросто .
Итак, если вы приняли решение о привлечении сотрудника, который является гражданином РФ, то последовательность действий будет такой:
- Заключите с сотрудником трудовой или гражданско-правовой договор.
- Оформите кадровые документы о приеме работника, если заключен трудовой договор.
- Зарегистрируйтесь в качестве работодателя в Фонде социального страхования, если работник оформлен по трудовому договору. Это нужно сделать только один раз — при найме первого работника.
Какой договор заключить с работником
С человеком, который будет выполнять для вас определенные работы (оказывать услуги) можно заключить трудовой или гражданско-правовой договор. Определиться с выбором договора поможет следующая таблица.
| Что сравнивается | Трудовой договор | Гражданско-правовой договор |
| В каких случаях заключают | Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофер) и т.д. | Сотрудник нанимается для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д. |
| Организация работы | Работник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи. | Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Исполнитель может трудиться в любое удобное для него время. Он вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы. |
| Какими кодексами регулируется | Трудовой кодекс РФ | Гражданский кодекс РФ |
| Запись в трудовой книжке | Есть | Нет |
| Какие взносы платить за работника | На пенсионное страхование, на медицинское страхование, на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, «на травматизм». | На пенсионное страхование, на медицинское страхование, «на травматизм», если это прописано в договоре. |
| Социальные гарантии сотруднику | Регулярная выплата заработной платы, месячная зарплата не ниже МРОТ, оплачиваемый отпуск, выплата больничных и пособий, компенсации при увольнении. | Только те, о которых договорились с исполнителем при заключении договора. |
Обратите внимание: не нужно оформлять гражданско-правовой договор только для того, чтобы сэкономить на взносах и сократить обязательства перед работником. Если по всем признакам ваши отношения с работником похожи на трудовые — заключайте трудовой договор. Замена одного договора на другой может привести к неприятным последствиям, если контролирующие органы или сам работник обратятся в суд. Так, если суд признает гражданско-правовой договор трудовым, придется перечислить взносы, заплатить штрафы, выполнить требования трудового законодательства (зарплата, отпуск, больничные и т.д.). Поэтому при выборе договора отталкивайтесь от роли работника в вашем бизнесе: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы.
Оформление трудовых отношений: какие документы понадобятся
Кадровые документы, которые будут упомянуты ниже, составляются в том случае, когда ИП заключает с работником трудовой договор. Если вы оформляете гражданско-правовые отношения, то все эти документы не нужны.
Шаг 1. Получите от сотрудника следующие документы:
- Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- Трудовую книжку. Она не нужна, если сотрудник устраивается к вам по совместительству;
- Свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
- Документы воинского учета — военный билет у военнообязанных или удостоверение у призывников;
- Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — если работа требует специальных знаний или подготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании;
- Справку об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Случаи, когда при приеме на работу понадобится эта справка, перечислены в статьях 331, 1Трудового кодекса.
- Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.
Если работник устраивается на работу впервые, оформите для него трудовую книжку и пенсионное свидетельство. Медицинский полис (полис ОМС) сотрудник оформляет самостоятельно.
Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока человек является вашим сотрудником. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью (при ее наличии), а оригиналы этих документов верните работнику. Паспортные данные работника нужно переписать, так как они понадобятся для заполнения кадровых документов и отчетов в госорганы, но хранить копию паспорта сотрудника запрещено.
О том, что вы взяли у работника трудовую книжку, сделайте запись в книге учета движения трудовых книжек. А покупку бланков трудовых книжек и их расход учитывайте в приходно-расходной книге.
Шаг 2. Попросите сотрудника написать заявление о приеме на работу. Это не обязательно, но на практике используется почти всегда.
Шаг 3. Оформите и подпишите трудовой договор. При его составлении нужно учитывать положения статьи 57 Трудового кодекса. Можно также использовать типовую форму. Трудовой договор необходимо оформить в двух экземплярах: один остается у работника, второй — у вас.
Шаг 4. Ознакомьте работника с локальными актами, если они есть. К таким актам относятся следующие документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, положение о коммерческой тайне, должностные инструкции и другие. Можно отказаться от оформления локальных актов и включить все необходимые условия в трудовой договор.
Шаг 5. Оформите приказ о приеме на работу. Дата приказа не может быть раньше даты заключения трудового договора. С приказом необходимо ознакомить работника под роспись.
Шаг 6. Оформите личную карточку работника. Удобнее распечатать ее на тонком картоне или плотной бумаге.
Шаг 7. Сделайте запись в трудовой книжке в течение недели со дня заключения трудового договора.
Оформление недостающих документов: СНИЛС и трудовая книжка
Если у человека, который оформляется на работу впервые, нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства, то ваша задача их оформить.
Пенсионное свидетельство (СНИЛС)
СНИЛС — это страховой номер индивидуального лицевого счета гражданина в системе обязательного пенсионного страхования. Он указывается на пенсионном свидетельстве (зеленой карточке, которую выдает Пенсионный фонд). СНИЛС должен быть у каждого работника, так как этот номер нужен для составления отчетности. Чтобы оформить пенсионное свидетельство на работника, нужно предпринять следующие действия:
- Возьмите у работника заявление, составленное в произвольной форме. Например, такое.
- Заполните анкету по форме АДВ-1. В ней должна стоять подпись работника.
- Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
- Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП на бумаге или в электронном виде.
- Через 5 рабочих дней заберите из отделения ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
- Выдайте сотруднику пенсионное свидетельство и попросите его расписаться в ведомости.
- Верните сопроводительную ведомость с подписью работника в ПФР.
Трудовая книжка
Трудовую книжку нужно оформить в течение недели со дня приема сотрудника на работу. Алгоритм действий такой:
- Возьмите у работника заявлениео выдаче трудовой книжки. В нем должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки. Например, человек оформляется на работу по трудовому договору впервые, или прежняя трудовая книжка была потеряна.
- Заполните титульный лист трудовой книжки.
- Сделайте запись о приеме на работу.
Сообщение в ФСС о найме первого работника
С 2017 года индивидуальные предприниматели обязаны сообщать о найме первого сотрудника только в ФСС. Это нужно сделать в двух случаях:
- работник оформлен по трудовому договору;
- сотрудник оформлен по гражданско-правовому договору, в котором предусмотрена уплата взносов «на травматизм».
Зарегистрироваться в ФСС нужно в течение 30 календарных дней после подписания договора с работником. Если не успеть, то ИП-работодателю грозит штраф, размер которого зависит от периода просрочки. Штраф в размере 5 000 рублей придется заплатить в том случае, если просрочка составила менее 90 дней. Если же опоздать с подачей документов на больший срок, то величина штрафа увеличится до 10 000 рублей.
Для регистрации в ФСС в качестве страхователя понадобятся:
- заявление;
- копия паспорта ИП;
- трудовая книжка работника;
- гражданско-правовой договор с работниками, если в договоре предусмотрено перечисление взносов «на травматизм».
До 2017 года ИП сообщали о найме работников не только в ФСС, но и в ПФР. Но с 2017 году уплата страховых взносов контролируется налоговой службы, поэтому Пенсионный фонд перестал регистрировать ИП-работодателей. Единственный вид страховых взносов, который не перешел под контроль налоговиков, — взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (взносы на «травматизм»). Их по-прежнему нужно перечислять в Фонд социального страхования. Именно для этой цели предприниматели должны зарегистрироваться в ФСС в случае найма на работу сотрудника.
Что будет, если всего этого не делать?
Выше мы перечислили лишь основные действия, которые нужно совершить при найме работников. Помимо этого у ИП-работодателя появятся и другие обязанности. Например, провести спецоценку условий труда на рабочих местах, вести график отпусков и табель учета рабочего времени, вовремя выдавать зарплату, оплачивать отпуска и больничные.
Есть мнение, что соблюсти все перечисленные выше правила нереально, а оформление кипы документов при приеме работников — пустая трата времени. Однако нужно помнить о том, что если контролирующие органы обнаружат нарушения трудового законодательства, то штраф для ИП будет большим. Вот несколько примеров:
- нет трудового договора или он оформлен неправильно: штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 4 ст. 27КоАП);
- не проведен инструктаж по охране труда, медосмотр: штраф от 15 000 до 25 000 рублей (ч. 3 ст. 27.1КоАП);
- другие нарушения трудового законодательства: штраф от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 27КоАП).