О сокращении численности или штата можно уведомить службу занятости как по установленной форме, так и в произвольной, но обязательно письменной форме. Письмо Роструда от 26 сентября 2016 г. № ТЗ/5624-6-1.
При принятии решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности ИП, сокращении их численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров работодатель-организация не позднее чем за два месяца, а работодатель — ИП не позднее чем за две недели до начала проведения соответствующих мероприятий обязаны в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости.
Если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников, — не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Об этом говорится в пункте 2 статьи 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения». Там же перечислены сведения, которые нужно отразить в сообщении. Это должность, профессия, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого конкретного увольняемого работника.
Для представления информации о массовом увольнении и для сообщения сведений о высвобождаемых работниках постановлением Правительства РФ от 5 февраля 1993 г. № 99 «Об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения» предусмотрены образцы форм. Вместе с тем, субъекты РФ устанавливают свои формы, поскольку законодательство РФ не требует применять конкретную форму уведомления.
Роструд сообщил, что и работодатель сам может выбрать, какую форму использовать, но при условии, чтобы сообщение было в письменном виде и содержало требуемые сведения.