Возмещение, выплачиваемое дистанционным сотрудникам за использование в работе личного оборудования, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Однако работодатель должен иметь документы, подтверждающие расходы работника. Об этом сообщил Минфин в письме от 29.10.20 № 03-04-06/94269.
Обоснование такое. Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 и п. 1 ст. 422 НК РФ). Компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).
Размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками собственного (арендованного) оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации определяются трудовым договором о дистанционной работе (ст. 312.3 ТК РФ).
Таким образом, суммы компенсаций расходов «дистанциощиков» на использование в служебных целях принадлежащего им имущества освобождены от обложения НДФЛ и взносами в размере, определенном трудовым договором.
При этом авторы письма сделали следующую оговорку. Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного оборудования для трудовой деятельности. Сказанное означает, что у организации должны быть копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании личного оборудования (средств) в служебных целях. К сожалению, в письме не уточняется, какие это могут быть документы.