На этой неделе, 3 декабря, в окончательном чтении принят закон, утверждающий новую обязанность работодателей. Им придется отчитываться в Пенсионный фонд о трудовой деятельности каждого сотрудника. Новый отчет нужно будет сдавать каждый раз в случае приема, перевода или увольнения работника, а также при подаче работником заявления о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). В настоящей статье мы расскажем о форме нового отчета, о том, как и когда его надо сдавать, а также о штрафах за нарушения при сдаче СЗВ-ТД.
В индивидуальном лицевом счете появится новый раздел
За Пенсионным фондом сохраняется обязанность по ведению индивидуальных лицевых счетов (ИЛС) физических лиц. С 2020 года такие счета пополнятся еще одним разделом, который называется «Сведения о трудовой деятельности». Об этом сказано в новом подпункте 2.1 статьи 6 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ).
В новом разделе будет отражена следующая информация о работнике:
- место работы: наименование и регистрационный номер страхователя; данные об изменении его названия (с реквизитами соответствующих приказов, распоряжений и прочих документов);
- сведения о приеме на работу с указанием структурного подразделения (при его наличии);
- трудовая функция (должность по штатному расписанию, профессия, специальность, квалификация, конкретные обязанности);
- информация о переводе на другую постоянную работу;
- сведения об увольнении (с указанием основания и причины);
- реквизиты документов, подтверждающих трудовые отношения (приказы, распоряжения и проч.);
- информация о том, какую форму трудовой книжки выбрал сотрудник: бумажную или электронную .
Сведения для указанного раздела ИЛС будут предоставлять работодатели.
Новый отчет СЗВ-ТД
Обязанность сдавать сведения о трудовой деятельности закреплена за страхователями в обновленной редакции статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Именно этот отчет послужит работникам ПФР основанием для заполнения одноименного раздела ИЛС.
В отчете необходимо указать информацию о работнике: ФИО, страховой номер ИЛС, сведения о приеме на работу, о трудовой функции, о переводах и увольнении, а также о выборе способа ведения трудовой книжки.
Форму, формат и порядок заполнения отчета СЗВ-ТД должен утвердить Пенсионный фонд. Соответствующий проект можно скачать на официальном сайте фонда (ссылки размещены в разделе «Законодательство об электронных трудовых книжках»).
Согласно проекту, отчитываться о трудовой деятельности сотрудников необходимо по форме СЗВ-ТД.
Как часто и в какие сроки надо сдавать СЗВ-ТД
В 2020 году
Новую форму следует сдавать, если работник устроился в штат, перевелся на другую постоянную работу, подал заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная) или уволился. В каждом из перечисленных случаев срок для сдачи отчета в 2020 году — не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие. Если это первый СЗВ-ТД, заполненный на сотрудника, то одновременно нужно сдать сведения о его трудовой деятельности у этого же страхователя по состоянию на 1 января 2020 года (по той же форме). Поясним на примере.
Допустим, в феврале 2020 года сотрудник организации Иванов был переведен на другую постоянную работу. Работодатель должен сразу подать по Иванову СЗВ-ТД. Сделать это надо не позднее 15-го марта 2020 года.
До этого работодатель не подавал СЗВ-ТД по Иванову, так как до этого случая работник не устраивался, не переводился, не увольнялся и не писал заявлений о форме трудовой книжки. То есть СЗВ-ТД по Иванову подается впервые.
В этом случае работодатель должен дополнительно представить СЗВ-ТД по состоянию на 1 января 2020 года. Получается, что не позднее 15 марта 2020 работодатель сдает по Иванову 2 отчета по форме СЗВ-ТД: один за февраль 2020, второй — по состоянию на 1 января 2020 года.
Допустим, что в июне 2020 Иванов уволился. Работодатель снова должен подать по нему СЗВ-ТД — не позднее 15 июля 2020. Но поскольку это уже не первая подача СЗВ-ТД по Иванову, сдавать по нему форму по состоянию на 1 января 2020 уже не требуется.
А как быть, если в течение 2020 года ни с одним работником не наступил ни один указанный случай? То есть за весь 2020 год в организации или у ИП никто не был принят на работу, не увольнялся, не переводился и не подавал заявления о выборе формы трудовой книжки? То есть все имевшиеся по состоянию на 1 января 2020 года работники продолжали трудиться на своих должностях. Нужно ли в такой ситуации подавать СЗВ-ТД?
Да, нужно. В описанной ситуации работодатель должен заполнить и сдать «годовой» СЗВ-ТД по работникам, подав отчет за 2020 год. В нем надо отразить факты трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года. Срок сдачи такого отчета — не позднее 15 февраля 2021 года.
В 2021 году и далее
При приеме на работу и при увольнении сотрудника сдать СЗВ-ТД нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
При переводе на другую постоянную работу и при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки СЗВ-ТД нужно будет представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.
Если трудоустройства, перевода, увольнения и заявления относительно трудовой книжки не будет, то сдавать отчет не нужно.
Кто обязан сдать СЗВ-ТД через интернет
Страхователи, у которых в предшествующем месяце работало 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать СЗВ-ТД через интернет. Для этого можно воспользоваться бесплатной программой Пенсионного фонда, а можно применить любой другой сервис. Отчет формируется в виде электронного документа и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
У работодателей с меньшей численностью персонала есть право выбора. Они вправе отчитываться как на бумаге, так и по интернету.
Ответственность за непредставление нового отчета
В измененной редакции статьи 17 Закона № 27-ФЗ сказано следующее: за непредставление в установленный срок, а также представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Вероятно, будет применяться часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, где речь идет о большинстве нарушений трудового законодательства. Штраф составляет: для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.; для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Вместо штрафа возможно предупреждение. За повторное нарушение размеры санкций установлены частью 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Организация может быть оштрафована на сумму от 50 000 до 70 000 руб.; ИП — от 10 000 до 20 000 руб. Для должностных лиц предусмотрен штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех.
Обратите внимание: при ведении кадрового учета в веб-сервисе вы будете своевременно получать напоминания о необходимости сдать СЗВ-ТД. Если вы примете или уволите работника, программа напомнит вам о необходимости сдать отчет до определенной даты. После этого вы сможете заполнить СЗВ-ТД в интерфейсе программы и сдать отчет через интернет.