С 2020 года работодатели обязаны ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, направлять в Фонд сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД) для формирования электронных трудовых книжек. Впервые их нужно подать за январь 2020 года не позднее 15 февраля 2020 года (постановление Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений«).
ПФР утвердил форму, электронный формат и порядок заполнения СЗВ-ТД. Форма является документом персонифицированного учета и заполняется (при наличии оснований) на каждое зарегистрированное лицо (включая работающих по совместительству и на дистанционной работе).
Организация должна представить СЗВ-ТД на каждого работника, если за отчетный месяц с ним произошло одно из кадровых событий:
- с работником заключены трудовые (служебные) отношения;
- с работником прекращены трудовые (служебные) отношения;
- работник переведен на другую постоянную работу,
- работнику установлена вторая и последующие профессии или иная квалификация,
- отменено ранее произведенное кадровое изменение
- и др.
Также СЗВ-ТД надо отправить в Фонд в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем «бумажной» трудовой книжки.
При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица одновременно следует подать сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 г.. Если в течение 2020 года у работника не было кадровых мероприятий (и (или) он не подаст заявлений), СЗВ-ТД по состоянию на 1 января 2020 г. у данного страхователя на такое лицо представляется не позднее 15 февраля 2021 года.
Представлять форму СЗВ-ТД надо в электронной форме. Однако если численность работающих зарегистрированных лиц менее 25, можно подать СЗВ-ТД на бумажном носителе.