Минтруд разработал положение (утв. приказом от 14.05.20 № 240н), в котором содержатся новые, важные для работодателей детали перевода кадровых документов в электронную форму. Так, положением утверждены формы заявлений об участии в эксперименте и об отказе от участия, названы кадровые документы, которые можно переводить в электронную форму. Кроме того, сообщается, какую информацию и как организации должны будут регулярно передавать чиновникам.
Закон о кадровом ЭДО
Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).
Пока для работодателей, сотрудников и кандидатов на работу участие в эксперименте по кадровому электронному документообороту (ЭДО) — строго добровольное. Закончится эксперимент 31 марта 2021 года. С большой долей вероятности после этой даты электронные кадровые документы станут обязательными для всех. Соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс .
Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.
Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него
Чтобы стать участником, работодатель должен написать заявление и направить его в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Рекомендованная форма приведена в приложении № 1 к Положению. В заявлении следует указать:
- ИНН.
- Основной вид деятельности.
- Штатную численность работников.
- Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.
- Наличие профсоюзной организации.
- Место проведения эксперимента.
ВНИМАНИЕ
Закон № 122-ФЗ не уточняет, какие именно работодатели — организации или ИП — могут присоединиться к эксперименту. Но в форме заявления об участии предусмотрено поле для наименования работодателя — организации, а поле для ФИО работодателя — предпринимателя отсутствует. В пункте 5 Положения говорится, что в заявлении необходимо указать «ИНН организации» (тогда как ИНН предпринимателя не упоминается). Отсюда можно сделать вывод: по версии Минтруда переходить на электронные кадровые документы пока могут только юрлица.
Участник эксперимента может в любой момент отказаться от него. Для этого тоже понадобится заявление. Его рекомендованная форма приведена в приложении № 2 к Положению. Работодателю нужно сообщить свое название, ИНН и причину отказа.
Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму
Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:
- договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
- приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
- графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
- отдельное соглашение к трудовому договору;
- соглашение об изменении условий трудового договора;
- локальный нормативный акт;
- заявление;
- согласие;
- отказ;
- уведомление;
- извещение;
- объяснение.
ВАЖНО
Список является открытым. Работодатель вправе перевести в электронную форму любые кадровые документов (кроме трудовых книжек). Каждая организация вправе определить свой собственный перечень.
Использование сервиса «Работа в России»
Электронный документооборот можно осуществлять одним из двух способов: при помощи собственной программы работодателя, либо при помощи сервиса «Работа в России». Возможен и смешанный вариант. Он подразумевает, что часть документов создается, используется и хранится в своей информационной системе, а часть — в сервисе «Работа в России».
ВАЖНО
Даже если компания планирует пользоваться только своим софтом, ей все равно придется взаимодействовать с системой «Работа в России». Ведь, согласно Закону № 122-ФЗ, сотрудник вправе подать письменное заявление с просьбой размещать документы, связанные с его работой, в личном кабинете в указанной системе. Поэтому нужно сделать так, чтобы программное обеспечение работодателя и портал «Работа в России» могли обмениваться данными.
В период с 20 июля по 4 сентября 2020 года «Работа в России» будет применяться для целей эксперимента в режиме так называемой «опытной эксплуатации». В это время пользоваться данным сервисом смогут лишь те организации, которые до 1 июля выразили свое согласие. От них потребуется зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и проследить, чтобы там зарегистрировались работники, выразившие согласие участвовать в эксперименте. Плюс к этому работодателям необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Начиная с 1 октября 2020 года, пользоваться сервисом «Работа в России» смогут все желающие.
Электронные подписи и обмен документами
Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).
Таблица
Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)
|
Сервис, который использует организация |
Какая подпись используется при создании и изменении: |
Как предоставить документ работнику (соискателю) |
|
|
договоров: трудовых; ученических; о материальной ответственности; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы |
прочих кадровых документов |
||
|
«Работа в России» |
Усиленная квалифицированная ЭП работодателя; простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России») |
Усиленная квалифицированная ЭП работодателя; вид ЭП работника определяется в локальном нормативном акте |
Через личный кабинет работодателя. Работник (соискатель) может ознакомиться с документом через свой личный кабинет после аутентификации в системе |
|
Собственная система |
Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП |
Способ устанавливается в локальных нормативных актах и трудовых договорах |
|
Обратите внимание
Комментируемое Положение крайне невнятно описывает процесс выдачи неквалифицированной электронной подписи работнику. Вот все, что сказано об этом в Положении: «УНЭП работнику выдается работодателем только с письменного заявления работника с подтверждением получения сертификата такой подписи работником». Соответственно, тем, кто хочет присоединиться к эксперименту, следует направить в Митруд запрос о том, как именно и с помощью каких программных средств работодатель может выдать работнику неквалифицированную электронную подпись.
О чем сообщать в Минтруд
В пункте 12 Положения говорится, что работодатели — участники эксперимента будут регулярно представлять в Минтруд информацию. Делать это нужно в сроки:
- до 1 августа 2020 года;
- до 1 декабря 2020 года;
- до 2 апреля 2021 года.
Для сообщения информации о ходе эксперимента следует использовать бланк, приведенный в приложении № 4 к Положению. Там, в числе прочего, есть поля для отображения данных об общей численности персонала; о количестве сотрудников, участвующих в эксперименте, и о тех, кто от него отказался. Есть поле, где нужно описать процедуру получения ЭП работника: через собственный или через внешний удостоверяющий центр. Есть строка для перечисления технических проблем, возникших при хранении электронных кадровых документов и проч.
ВНИМАНИЕ
Авторы Положения не назвали указанную информацию отчетностью, а ее представление — обязанностью. Штрафов за непредставление нет. Логично предположить, что регулярная передача данных в Минтруд является, по сути, делом добровольным.