До 1 марта бухгалтерам впервые предстоит отчитаться перед ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ, представив сведения в разрезе каждого работника. Хотя сама форма на первый взгляд сложностью не отличается, при ее заполнении возникает множество вопросов. Ситуация усугубляется еще и крайне неудачными формулировками, которые приведены в официально утвержденной инструкции по заполнению СЗВ-СТАЖ. Когда в форму надо включать сведения о директоре — единственном учредителе? Как быть с работниками-пенсионерами? Как заполнять раздел 3 СЗВ-СТАЖ и графу 11 этого раздела? Давайте разбираться.
Кто должен сдавать СЗВ-СТАЖ
Сложности заполнением отчета СЗВ-СТАЖ возникают уже на этапе решения вопроса о том, кто и куда должен его представлять. Дело в том, что сама форма СЗВ-СТАЖ (как, кстати, и другая форма отчетности перед Пенсионным фондом — СЗВ-М) «выросла» из требований ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Там говорится следующее. Каждый страхователь не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, должен представить сведения о каждом работающем у него застрахованном лице, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы по правилам гл. 34 НК РФ.
СЗВ-СТАЖ по обособленным подразделениям
Эта формулировка, к сожалению, не дает прямого ответа на вопрос, который возникает у организаций с обособленными подразделениями: всегда ли один страхователь должен сдать только один отчет? Или при наличии подразделений надо сдать несколько отчетов? Если да, то куда именно?
Беглое изучение текста инструкции по заполнению СЗВ-СТАЖ (порядок утвержден постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.17 № 3п) позволяет сделать вывод, что правила «один страхователь — один отчет» не существует. Ведь уже в 2.1.3 Порядка находим упоминание о КПП обособленного подразделения, который требуется указывать при заполнении раздела 1 «Сведения о страхователе». Давайте разбираться как же правильно «сдаваться» организациям с обособленными подразделениями.
Общие правила представления отчетности в ПФР, как уже упоминалось, зафиксированы в ст. 11 Закона № 27-ФЗ. В пункте 1 этой статьи говорится, что отчетность представляется страхователями в органы ПФР по месту их регистрации. Но правил такой регистрации в Законе № 27-ФЗ мы не найдем. Они установлены в другом законе — от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». Согласно пп. 3 п. 1 ст. 11 Закона № 167-ФЗ организации подлежат постановке на учет в органах ПФР по месту нахождения их обособленных подразделений, которым для совершения операций открыты юридическими лицами счета в банках и которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.
Сведя воедино эти два постулата, получаем вывод. Отдельную СЗВ-СТАЖ в органы ПФР по месту нахождения подразделения нужно подавать только если «обособка» наделена полномочиями по начислению выплат и вознаграждений и у нее имеется для этого банковский счет. В остальных случаях СЗВ-СТАЖ сдается только по месту учета организации и при этом включает в себя сведения о работниках «несамостоятельных» подразделений.
Кого включать в СЗВ-СТАЖ
Работники-пенсионеры
Следующий немаловажный вопрос — сведения о каких именно лицах надо отражать в форме. Сразу скажем, что СЗВ-СТАЖ предоставляется в отношении всех сотрудников, в т.ч. и тех, которые являются пенсионерами (т.е. получают пенсии). Эта обязанность сохраняется даже в случае увольнения работника-пенсионера в течение года. Не надо исключать из такой формы и сведения о работниках, уволившихся в прошедшем году именно в связи с выходом на пенсию, то есть тех, на которых СЗВ-СТАЖ подавалась досрочно. Дело в том, что ни Закон № 27-ФЗ, ни порядок заполнения формы каких-либо исключений для этих случаев не установили.
Директор — единственный учредитель и другие руководители
Помимо пенсионеров традиционно возникают проблемы с директорами — единственными учредителями. Включать ли их в СЗВ-СТАЖ? Нужно ли сдавать эту форму, если других застрахованных в компании нет?
Ответы на эти вопросы надо искать в законодательстве. Как уже упоминалось, согласно п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ сведения по форме СЗВ-СТАЖ подаются страхователем в отношении каждого работающего у него застрахованного лица, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы.
По мнению ПФР, для целей ст. 11 Закона № 27-ФЗ под работающими гражданами понимаются лица, указанные в статье 7 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ(письмо ПФ РФ от 27.07.16 № ЛЧ-08-19/10581). То есть таковыми признаются, в частности, работающие по трудовому договору, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества. Также к работающим относятся лица, сотрудничающие с организацией по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг.
Если речь идет об ООО или АО, то в силу положений профильного законодательства с лицом, выполняющим функции единоличного исполнительного органа должен быть заключен договор. И никаких исключений для единственных участников, выполняющих эти функции, не установлено.
Также надо помнить, что Трудовой кодекс предусматривает заключение трудового договора путем фактического допуска до выполнения трудовой функции (ч. 2 ст. 67ТК РФ). С учетом всех этих факторов, во избежание претензий со стороны ПФР, коммерческим организациям (и, в частности, АО и ООО) мы рекомендуем сдавать СЗВ-СТАЖ даже если с руководителем, являющимся единственным учредителем, не заключен трудовой договор (письмо ПФР РФ от 06.05.16 № 08-22/6356).
Особняком стоят некоммерческие организации, где вопросы оформления трудовых отношений с руководителями решаются профильными законами. Например, в отношении председателей дачных и садоводческих некоммерческих образований Федеральным законом от 15.04.98 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» вообще не установлена обязанность по выплате председателям какого-либо вознаграждения и заключения с ними договоров. А значит, председатель дачного некоммерческого объединения может выполнять обязанности, возложенные на него ст. 23 указанного закона, без трудового договора и без вознаграждения. И в этом случае форму СЗВ-СТАЖ на него заполнять не нужно.
А вот если по решению общего собрания или правления такому лицу выплачивается зарплата, то можно говорить о трудовых отношениях, в т.ч. и в ситуации, когда письменный трудовой договор не оформлен (ст. 17 ТК РФ, п. 8 информационного письма ФСС РФ от 14.03.16 № 02-09-05/06-06-4615). А значит, данные на такого председателя нужно подать в составе СЗВ-СТАЖ.
Аналогичным образом решается вопрос, к примеру, со сведениями на адвокатов, работающих в адвокатском бюро. В силу своей специфики бюро, являясь некоммерческой организацией, может осуществлять деятельность без заключения каких-либо договоров с адвокатами, в т.ч. и осуществляющим в бюро управленческие функции. Соответственно в этом случае, на адвокатов СЗВ-СТАЖ подавать не нужно.
Завершая часть, посвященную руководителям, приведем также правило для тех организаций, в которых вообще отсутствуют застрахованные лица, т.е. нет ни одного работника по трудовому договору и ни одного исполнителя по гражданско-правовому договору (это опять-таки различные НКО, либо неработающие компании, которыми управляют ИП). Такие компании хотя и являются для целей закона № 27-ФЗ страхователями, но в связи с отсутствием застрахованных лиц СЗВ-СТАЖ представлять не должны (см. по аналогии письмо ПФ РФ от 27.07.16 № ЛЧ-08-19/10581).
Заключенные
Еще одна категория работников, с оформлением СЗВ-СТАЖ на которых на практике возникают проблемы, — привлекаемые к работе в организациях заключенные. Тут проблема связана с тем, что между организацией и заключенным трудовых отношений не возникает в принципе (п. 1 ст. 103 Уголовно-исполнительного кодекса, раздел 1 «Оплата труда» «Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», утв. Президиумом ВС РФ 26.02.14). Отсутствие трудовых отношений вроде бы должно означать и отсутствие обязанности по включению их в СЗВ-СТАЖ. Однако это не так.
Дело в том, что согласно п. 3 ст. 104 УИК РФ время привлечения осужденных к оплачиваемому труду засчитывается им в общий трудовой стаж. А значит, такие лица признаются застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования. Подтверждение этому находим и в ст. 1 Закона № 27-ФЗ, где при определении термина «страхователь» отдельно названы организации, привлекающие осужденных к работе.
Из всего этого следует только одни вывод: организация-страхователь обязана включить сведения о работающих у нее заключенных-застрахованных лицах в форму СЗВ-СТАЖ. Дополнительное доказательство этого тезиса находим в п. 2.3.16 Порядка, где установлены правила заполнения графы 11 раздела 3 формы именно в отношении осужденных.
Как заполнить графу «Период работы» в СЗВ-СТАЖ
Перейдем к вопросам о заполнении СЗВ-СТАЖ в части данных о застрахованных лицах. Согласно Порядку заполнения, в разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ по каждому застрахованному лицу надо указать период работы. При этом данная графа состоит из двух подграф и выглядит следующим образом:
| Период работы | |
| с дд.мм.гггг | по дд.мм.гггг |
| 6 | 7 |
Казалось бы, какие могут быть проблемы? Берем каждого сотрудника и смотрим, когда он был принят на работу, а когда уволен (если уволен), и вносим эти данные в таблицу. В итоге получаем цельную картину, когда по каждому ФИО указан СНИЛС и период работы в организации. То есть, на первый взгляд, раздел 3 в этой части надо заполнять примерно так:
| N п/п | Фамилия | Имя | Отчество | СНИЛС | Период работы | |
| с дд.мм.гггг | по дд.мм.гггг | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1. | Иванов | Иван | Иванович | 111-111-111-11 | 01.03.2014 | — |
| 2. | Петров | Петр | Петрович | 222-222-222-22 | 25.08.2016 | 05.10.2017 |
Но не тут-то было!
Во-первых, п. 2.3.2 Порядка требует, чтобы даты, указанные в этой графе, находились в пределах отчетного периода, указанного в разделе 2. То есть по большинству работников указывать надо не дату приема на работу и дату увольнения, а время с начала и до конца текущего года. Исключение будут составлять те, кто принят на работу или уволен в течение отчетного года. Тогда соответственно указывается дата приема на работу и дата увольнения.
Во-вторых, в п. 2.3.3 Порядка содержится еще одно уточнение. Там сказано; если необходимо отразить в форме СЗВ-СТАЖ несколько периодов работы по одному застрахованному лицу, то каждый из них указывается отдельной строкой каждый раз, а графы 2-5 при этом заполняются только один раз. Возникает вопрос: в каких же ситуациях может возникнуть такая необходимость?
Логично предположить, что речь идет о ситуации, когда один и тот же работник увольнялся и принимался на работу в течение года, что хоть не часто, но случается. Однако на самом деле это не так, и «разбивать» данные придется практически по каждому сотруднику. А все потому, что в форме СЗВ-СТАЖ есть еще таинственная графа 11, которая путает все карты.
Заполнение графы 11
Графа 11 формы СЗВ-СТАЖ носит название «Дополнительные сведения» и входит в блок «Исчисление страхового стажа» (выделена желтым).
| N п/п | Фамилия | Имя | Отчество | СНИЛС | Период работы | Территориальные условия (код) | Особые условия труда (код) | Исчисление страхового стажа | ||
| с дд.мм.гггг | по дд.мм.гггг | Основание (код) | Дополнительные сведения | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| 1. | ||||||||||
| 2. | ||||||||||
При этом правила заполнения данной графы как таковые в Порядке отсутствуют. То есть найти отдельный пункт, где бы говорилось: графа 11 заполняется тогда-то и содержит такие-то сведения, не получится. Упоминания о том, что надо вносить в эту таинственную графу, а что не надо, раскиданы по всему тексту Порядка. Так что какой-либо цельной картины по заполнению этой графы не имеется в принципе.
Одновременно в Классификаторе, который является приложением к Порядку заполнения СЗВ-СТАЖ, приведен перечень кодов, которые необходимо использовать при заполнении графы 11. Классификатор содержит коды, соответствующие, в частности, очередному отпуску и периоду временной нетрудоспособности. Опять же без какой-либо конкретизации когда и в отношении каких именно сотрудников эти коды нужно применять.
Выходит, если читать Порядок буквально, получается следующая картина. При заполнении раздела 3 СЗВ-СТАЖ необходимо в отношении каждого застрахованного лица отделить периоды, когда данное лицо непосредственно выполняло свои трудовые обязанности, а когда находилось в отпуске, на больничном, или отсутствовало на работе по иным причинам, для которых в Классификаторе есть подходящий код. Проще говоря, отделить периоды работы от нерабочих периодов. И дальше, применив положения п. 2.3.3 Порядка, нужно будет внести каждый из таких периодов отдельной строкой в форму СЗВ-СТАЖ.
При этом надо помнить, что Порядок не содержит каких-то исключений в этой части для работников, не имеющих периодов работы в особых условиях труда. Более того, с одной стороны, из п. 2.3.15 и п. 2.3.25 Порядка можно сделать вывод, что данная графа должна заполняться в отношении лиц, имеющих право на досрочное назначение пенсии. А с другой — из п. 2.3.2 и 2.3.3 следует, что период работы любого застрахованного лица необходимо отражать с учетом периодов работы и отсутствия на работе в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью и иными причинами согласно кодам, приведенным в приложении к Порядку. Прямого же указания на то, что графа 11 не заполняется в отношении лиц, не имеющих периодов работы в особых условиях труда Порядок не содержит.
Вот и выходит, что вне зависимости от вида и условий работы каждая организация по каждому работнику в форме СЗВ-СТАЖ должна выделить все периоды отпусков, больничных и т.п. И аккуратно занести в табличку для ПФР. Понятно, что на каждую из таких строк у организации должен иметься подтверждающий документ — приказ о предоставлении отпуска, больничный и т.п. А также, что данные СЗВ-СТАЖ должны «биться» с данными табеля учета рабочего времени.
Обратите внимание: при сдаче СЗВ-СТАЖ наиболее комфортно будут чувствовать себя те страхователи, которые используют для подготовки и проверки отчетности веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»). Там все актуальные контрольные соотношения, которые используются при приеме отчетности на стороне ПФР, устанавливаются автоматически, без участия пользователя. Если данные, которые ввел страхователь, не соответствуют контрольным соотношениям, система обязательно предупредит его об этом и подскажет, как можно исправить ошибки.