Чаще всего кадровой службе приходится иметь дело с больничными, выданными сотрудникам при обычных заболеваниях. Казалось бы, их оформить проще всего, и проблем возникать не должно. Но на практике с больничными листками приходится повозиться: проверить, правильно ли они оформлены, а потом заполнить свою часть без ошибок. Ведь ФСС РФ не зачтет выплату пособия по документу, заполненному неверно.
Вы, конечно, знаете, что к листку нетрудоспособности прикладывается письменный расчет пособия. Наша статья не об этом. Мы разберемся в нюансах заполнения больничного при болезни сотрудника и посмотрим, как его должен оформить работодатель.
Сотрудник принес листок нетрудоспособности
Если сотрудник болел, то днем окончания больничного является:
- если в листке заполнено поле «Приступить к работе» — дата, указанная в этом поле;
- если заполнено поле «Иное» и в нем указан код «36» — день, следующий за датой, указанной в графе «По какое число» таблицы «Освобождение от работы».
Чтобы получить пособие, сотрудник должен принести больничный до истечения шести месяцев с вышеназванного дня окончания временной нетрудоспособности (ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», далее — Закон № 255-ФЗ). Если он принес документ позднее, то пособие ему не полагается (ч. 1 ст. 12 Закона № 255-ФЗ). Например, если в поле «Приступить к работе» указано 21.03.2016, то нужно принести больничный не позднее 21.09.2016. Документ, полученный 22.09.2016 и позднее, оплачивать не придется.
Смотрим, кто выдал больничный
Выдача больничных листков регламентируется Порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок). На сегодняшний день их могут выдавать:
- лечащие врачи медицинских организаций, имеющих лицензию на медицинскую деятельность;
- фельдшеры и зубные врачи медицинских организаций;
- врачи, занимающиеся частной медицинской практикой, имеющие лицензию на медицинскую деятельность;
- лечащие врачи специализированных санаториев при наличии лицензии на медицинскую деятельность.
Не вправе выдавать больничный лист медицинские работники (п. 3 Порядка):
- учреждений скорой медицинской помощи;
- учреждений переливания крови;
- приемных отделений больничных учреждений;
- врачебно-физкультурных диспансеров;
- бальнеологических лечебниц и грязелечебниц.
Проверяем, как заполнен больничный
Листок нетрудоспособности поступает в организацию уже частично оформленным. Поэтому надо проверить, правильно ли его заполнили (п. 56 Порядка). То есть убедиться, что:
- больничный не содержит помарок и исправлений;
- он заполнен с использованием печатающих устройств либо гелевой, перьевой или капиллярной ручкой с черными чернилами. Или же комбинированным способом — рукописно и с применением печатающего устройства (Письмо ФСС от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П);
- он заполнен заглавными печатными русскими буквами;
- буквы не попадают на границы ячеек;
- после фамилии врача есть пробел, а между инициалами врача пробелов нет (п. 5 Письма ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956);
- между словами есть пустые ячейки;
- на больничном есть подпись врача и печать медицинской организации (п. 63 Порядка).
Также следует проверить, правильно ли указаны:
- фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол работника;
- место работы (наименование работодателя), и каким оно является для сотрудника — основным или по совместительству. Если в наименовании более 29 символов, то допускается его произвольное сокращение.
Если все записи в больничном читаемы, то не критичны следующие технические ошибки (п. 17 Письма ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956):
- листок заполнен прописными буквами, а не печатными;
- буквы попадают на границы ячеек;
- между инициалами врача есть пробелы;
- печать медицинской организации попала на ячейки.
При иных недочетах оформления, а также если документ заполнен неправильно или с ошибками, сотрудник должен получить у врача правильно оформленный дубликат (п. 56 Порядка, п. 3 Письма ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).
Заполняем свою часть больничного
О том, как работодателю дооформить больничный, подробно сказано в пунктах 64, 65 Порядка. Документ следует заполнять:
- на русском языке;
- гелевой, перьевой или капиллярной ручкой с черными чернилами либо с применением печатающих устройств. Писать в больничном шариковой ручкой нельзя;
- печатными заглавными буквами;
- не выходя за границы ячеек и всегда начиная с первой;
- разделяя слова пустыми ячейками (прочерки в них ставить не нужно).
Поля, которые следует заполнить работодателю, перечислены в таблице.
Раздел листка нетрудоспособности «Заполняется работодателем»
| Название поля | Что указать в поле |
| (место работы – наименование организации) | или полное или сокращенное наименование страхователя — организации (обособленного подразделения); или фамилия, имя, отчество (отчество указывается при его наличии) страхователя — физического лица; |
| Основное | |
| По совместительству | В одной из ячеек поставьте галочку в зависимости от того, каким для работника является место работы: или основным; или по внешнему совместительству — если у сотрудника есть трудовой договор с другим работодателем (ст. 60.1, 282 ТК РФ). |
| Регистрационный | регистрационный номер, указанный в извещении (уведомлении) страхователя (далее – Извещение), которое выдается при его регистрации в территориальном органе ФСС РФ |
| код подчиненности | код в соответствии с Извещением, состоящий из пяти цифр, указывающий на территориальный орган ФСС РФ, в котором страхователь зарегистрирован в текущий момент |
| ИНН нетрудоспособного (при наличии) | идентификационный номер налогоплательщика — получателя пособия. Если у сотрудника нет ИНН, это поле не заполняйте |
| СНИЛС | СНИЛС получателя пособия в соответствии со страховым свидетельством государственного пенсионного страхования |
| Условия начисления | двухзначный код (при необходимости несколько кодов). В частности: 44 — если сотрудник приступил к работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях до 2007 года и продолжает работать в этих местностях; 45 — если сотрудник имеет инвалидность; 46 — если с сотрудником заключен трудовой договор на срок менее 6 месяцев. Данный код не проставляется в случае указания кода «11» в строке «Причина нетрудоспособности»; 47 — если заболевание наступило в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы по трудовому договору; 48 — при уважительной причине нарушения режима (в случае если в строке «Отметки о нарушении режима » проставлен соответствующий код) и т.д. |
| Акт формы | остается пустым (поле заполняется, только если временная нетрудоспособность вызвана несчастным случаем на производстве) |
| Дата начала работы | заполняется в случае аннулирования трудового договора. Надо указать число, месяц и год, с которого сотрудник должен был приступить к работе; |
| Страховой стаж | количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже в соответствии с законодательством РФ |
| в т.ч. нестраховые периоды | количество полных лет, месяцев прохождения работником: военной службы; иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 № 4468-1 «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, и их семей» с 01.01.2007 |
| Причитается пособие за период | начальная и конечная даты периода, за который сотруднику назначается и выплачивается пособие по временной нетрудоспособности |
| Средний заработок для исчисления пособия | сумма выплат, которые учтены при расчете пособия. Если у сотрудника в расчетном периоде нет заработка или его заработок меньше МРОТ, укажите 24-кратный МРОТ, установленный на день наступления нетрудоспособности. В 2016 г. это 148 896 руб. |
| средний дневной заработок | средний дневной заработок, то есть величина, указанная в поле «Средний заработок для исчисления пособия», деленная на 730 |
| Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации за счет средств работодателя | суммы пособия, выплачиваемые за счет: средств работодателя; средств бюджета ФСС РФ с учетом НДФЛ (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона № 255-ФЗ) |
| ИТОГО начислено | общая сумма начисленного сотруднику пособия с учетом НДФЛ |
| Фамилия и инициалы руководителя | Ф.И.О. лиц, подписавших листок нетрудоспособности, в том числе по доверенности (фамилия полностью, затем пробел, затем инициалы без пробела) |
| Фамилия и инициалы гл. бухгалтера | |
Печать работодателя может выступать за пределы специально отведенного места, но не должна попадать на ячейки информационного поля бланка больничного (п. 65 Порядка).
Исправляем свою ошибку
Исправлять ошибки с помощью корректирующего средства нельзя.
Если вы ошиблись, аккуратно зачеркните неправильную запись. Правильную запись внесите на оборотную сторону бланка. Подтвердите ее записью «исправленному верить», а также подписью и печатью работодателя (работодатель — физическое лицо проставляет печать при ее наличии).