C 1 июля 2018 года на онлайн-КТТ должны будут перейти те субъекты малого бизнеса, которым ранее законодатель предоставил отсрочку. При этом очень многие организации и ИП, осуществляющие расчеты, уже применяют онлайн-кассы. Использование онлайн-ККТ подразумевает передачу данных налоговикам через оператора фискальных данных (ОФД). Давайте посмотрим, для чего еще нужен ОФД, и какую пользу он может принести бухгалтеру или владельцу бизнеса.
Основные возможности ОФД
Оператор фискальных данных (ОФД) — новый обязательный элемент в цепочке «покупатель-продавец-налоговая». Через ОФД бизнес может отправлять фискальные данные о пробитых чеках в ФНС, а также высылать электронные чеки покупателям на электронную почту или по sms.
Однако этим роль оператора не ограничивается. ОФД, которые научились грамотно агрегировать фискальные данные своих клиентов, также предоставляют удобный онлайн-инструмент, позволяющий контролировать бизнес-процессы компании. По факту это личный кабинет, где бухгалтер или руководитель могут в режиме реального времени следить за продажами, видеть пробитые чеки, формировать и выгружать отчеты о работе торговых точек и касс за необходимый период. Давайте рассмотрим эти возможности на примере сервиса «Контур.ОФД».
Контроль передачи данных в ФНС
Сервис оператора фискальных данных «Контур.ОФД» позволяет владельцам онлайн-ККТ передавать через интернет сведения пробитых чеках в ФНС, а также отправлять электронные чеки покупателям по sms и на электронную почту. Кроме того, в «Контур.ОФД» есть личный кабинет, где в четырех разделах собирается вся информация о расчетах организации.
Для владельца бизнеса важно, чтобы оператор фискальных данных в полном объеме, своевременно и корректно передавал данные в ФНС. С помощью личного кабинета это можно проконтролировать, так как информация в личном кабинете «Контур.ОФД» идентична той, которую видят в ФНС.
В разделе «Кассы» вы найдете список всех подключенных касс в Excel-файле. В нем указаны реквизиты касс и статус передачи фискальных данных в ФНС, а скоро там можно будет отслеживать и текущий статус работы кассы.
Также в ближайшее время здесь появится функция онлайн-регистрации касс в ФНС — теперь согласно Закону № 54-ФЗ кассы разрешается регистрировать по интернету, не посещая налоговую инспекцию.
Аналитика продаж в целом по организации
В разделе «Главная» в любой момент можно посмотреть аналитику по всей организации: актуальную информацию о выручке, количестве продаж и среднем чеке за сегодня, вчера и с начала месяца.
Проанализировать данные за месяц поможет наглядный график: достаточно навести курсор на любую дату, чтобы увидеть детализированную информацию: выручку, количество чеков на продажу и размер среднего чека.
Скоро в этом разделе будут транслироваться уведомления о ситуациях, которые требуют особого внимания: например, приближается срок перерегистрации кассы или срок замены фискального накопителя; касса перестала отправлять чеки и т.д. Такие уведомления вы сможете получать по sms или электронной почте.
Контроль выручки
Основной показатель эффективности бизнеса — выручка. В «Контур.ОФД» собственник бизнеса может несколько раз в день запросить у бухгалтера информацию о ней. Отслеживать этот показатель в личном кабинете ОФД очень просто. В любой момент там можно посмотреть объем выручки за день, неделю, месяц. Более того, информацию можно разбить на детали и узнать выручке по отдельной торговой точке или кассе, количество чеков за период и средний чек.
Удаленный контроль, информация по итогам смены
Часто бухгалтер работает не в офисе или точке продаж, и у него нет возможности оперативно получать информацию об итогах смены по всем кассам. Либо для получения такой информации ему приходится выстраивать сложные процессы — например, каждый продавец-кассир после закрытия смены должен высылать скан z-отчета или звонить бухгалтеру. «Контур.ОФД» позволяет оперативно получать эти данные даже при удаленной работе.
Сверка данных
Чтобы удостовериться, что данные передаются корректно, многие бухгалтеры ежедневно проводят сверку. Они сопоставляют данные в отчете о закрытии смены, распечатанном с кассового аппарата или из своей учетной системы, с информацией в личном кабинете «Контур.ОФД». Ведь данные в личном кабинете «Контур.ОФД» идентичны тем, которые видит ФНС. Как правило, всё сходится, что позволяет бухгалтеру сделать вывод, что кассы работают без сбоев, и данные в полном объеме передаются оператором в налоговую. Это также дает бухгалтеру уверенность в том, что при сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности цифры в отчетах сойдутся с данными, которые уже поступило в налоговую через оператора фискальных данных.
Аналитика продаж по датам и торговым точкам
Как правило, бухгалтер в небольшой организации не только сдает отчетность и уплачивает налоги, но и выполняет различные функции, связанные с контролем и анализом бизнеса. Упростить эти задачи поможет раздел «Статистика».
В нем отображаются сведения по всем точкам продаж за выбранный день или период времени: выручка, количество чеков на продажу, средний чек. Для удобства сверху всегда показывается общая сумма выручки организации за выбранный день или период.
Если выбрать для просмотра такой период, как месяц, то данные отобразятся в виде графиков. Просто наведите курсор на любую дату и просматривайте детализированную информацию.
Если выбрать конкретную точку продаж, то сначала вы увидите общие сведения по точке продаж за выбранный период: выручка, общая сумма наличных и безналичных расчетов, количество и сумма возвратов, количество чеков на продажу и средний чек за период. Спуститесь ниже — и перед вами будет та же информация, но уже по каждой кассе.
Статистика по нескольким точкам
Статистика по одной торговой точке
Просмотр всех пробитых чеков
В разделе «Чеки» можно посмотреть все чеки организации за любой период: список состоит из трех колонок: «Время и дата», «Сумма чеки», «Номер чека». Чтобы со списком было удобно работать, есть фильтры: по точке продаж, по кассиру, по сумме, а также фильтр чеков на возврат или безналичных чеков.
Нужный чек можно также найти по номеру фискального документа — для этого нужно ввести номер в специальное окно.
Чеки можно просматривать — по клику на экране появляется электронный чек, который будет выглядеть как печатный. Каждый чек можно распечатать или отправить по почте.
Контроль персонала
Через личный кабинет ОФД можно проверить, как кассир отработал смену. А именно — когда открыл и закрыл смену и не нарушил ли он время работы, сколько пробил чеков и на какую сумму, сколько возвратов он провел. Эти показатели помогут сделать выводы о порядочности и добросовестности сотрудников, работающих на кассе. Если появятся какие-то сомнения, то в любой момент можно найти пробитый чек и детализировать его до отдельных товаров.
Оформление возврата
Электронный чек поможет при оформлении возврата, когда бумажный аналог потерялся. Бухгалтеру достаточно зайти в личный кабинет, указать день, когда была совершена покупка, и удостовериться, что такой фискальный документ действительно был отбит.
Анализ поведения покупателей
Анализируя чеки, можно исследовать поведение покупателей. Достаточно задать нужный временной промежуток и получить данные о пробитых чеках: их количество, сумму и детализацию по дням. Это позволяет оценить активность покупателей по дням недели и часам работы. На основе этих данных можно оптимизировать время работы торговых точек, принять решение о введении дополнительных касс и кассиров в часы пик, либо о запуске акций, направленных на перераспределение покупательских потоков по времени.
Анализ спроса
Можно отфильтровать чеки только на большие суммы, например, от 10 тысяч рублей, и посмотреть, что чаще всего в них входит. Или просмотреть чеки на возвраты, чтобы понять, какие товары чаще всего возвращают клиенты. На основе этих данных можно пересмотреть ассортимент, избавиться от непопулярных позиций, запланировать акции на определенные группы товаров.
Анализ совместимости товаров
Используя информацию о чеках, можно исследовать вопрос «совместимости» товаров: что с чем берут. Эти данные помогут спланировать закупки и маркетинговые акции.
Формирование отчетов
В «Контур.ОФД» можно сформировать следующие типы отчетов:
- Продажи (выручка, количество продаж, возвраты).
- Сравнение периодов (показатели продаж в нескольких периодах).
- Кассиры (рабочие смены, показатели продаж по кассирам).
- Чеки (список чеков за любой период).
Согласно статистике, 25% пользователей «Контур.ОФД» ежедневно скачивают различные отчеты в формате Excel из своего личного кабинета. Наибольшей популярностью пользуется отчет по чекам, где отображается информация о каждом пробитом чеке.
Такие отчеты позволяют анализировать и контролировать различные показатели продаж, чем часто занимаются не только собственники бизнеса, но и бухгалтеры. Также эта информация полезна тем, у кого эти данные не отображаются в учетной системе.
Отчеты доступны в любой момент и за любой период. Любой отчет можно сохранить в файл Excel и скачать на компьютер.
Автоматическая подготовка отчетов по нужным параметрам
У малого бизнеса обычно нет специальных программ для автоматизации сведений о продажах. Поэтому часто бухгалтеру или руководителю приходится регулярно вручную заносить большое количество данных в таблицы Excel, чтобы затем проанализировать продажи. После подключения к ОФД можно смотреть самые важные отчеты напрямую в личном кабинете оператора. Можно задать интересующие параметры, например, построить отчет по конкретному магазину, дате и кассиру. После этого моментально будет построен отчет, который можно выгрузить на персональный компьютер, планшет или телефон.
Анализ работы торговых точек
Возможность быстро составить отчет с нужными показателями позволит по-разному проанализировать бизнес-процесс в компании и не потратить на это много времени. Личный кабинет ОФД позволяет оперативно оценивать и сравнивать работу разных торговых точек за несколько периодов: контролировать выручку, проведение наличных и безналичных платежей, средний чек, количество возвратных чеков.
Расчет зарплаты работников
Если работники получают зарплату в соответствии с показателями продаж и количеством отработанных смен, то отчет по кассирам, скачанный из личного кабинета, поможет бухгалтеру быстро и легко рассчитать зарплату. В отчете видно, как отработал каждый кассир в выбранном периоде.
Сверка с банком
Если организация принимает у клиентов оплату банковскими картами, то бухгалтер по итогам месяца контролирует, все ли оплаты прошли по банку. Бухгалтеру больше не придется сидеть со стопкой бумажных чеков на безнал. Можно сравнивать данные в интернет-банке с данными в личном кабинете «Контур.ОФД». Сформируйте отчет, куда войдут только безналичные чеки и итоговые суммы. При необходимости отчет можно выгрузить на компьютер в формате Excel. Благодаря такой возможности все цифры будут перед глазами, и бухгалтер легко выявит несоответствия.
Совместный доступ
Прямо из личного кабинета можно отправить приглашение коллегам на электронную почту — приняв его, они смогут пользоваться теми же возможностями сервиса, что есть у вас (например, просматривать аналитику и чеки).
Скоро в «Контур.ОФД» появится разделение прав доступа и ограничение по точкам продаж. Это значит, что руководитель сможет сам давать доступ сотрудникам к тем или иным разделам сервиса. Например, каждый кассир будет видеть только свои чеки.
Помощь и консультации
Если при работе в сервисе возникают вопросы, можно нажать кнопку «Помощь» — пообщаться с онлайн-консультантом или написать в Telegram, позвонить по круглосуточному номеру техподдержки, а также ознакомиться со справочными материалами.
Итоговая таблица «Чем полезен ОФД»
| Задача | Решение в «Контур.ОФД» |
| Выполнять требования 54-ФЗ в части отправки фискальных данных в ФНС | «Контур.ОФД» позволяет бесперебойно передавать фискальных данных в ФНС. |
| Отправлять электронные чеки по sms или на электронную почту по требованию клиентов | При указании контактных данных клиента на кассе электронный чек отправляется автоматически. При необходимости чек можно продублировать на электронную почту клиента через личный кабинет «Контур.ОФД». |
| Получать информацию о продажах в режиме онлайн | В личном кабинете «Контур.ОФД» можно оперативно проверять данные по продажам без необходимости связываться с сотрудниками. |
| Дистанционно проверять работу продавцов | «Контур.ОФД» позволяет выгружать следующую информацию, позволяющую проконтролировать работу сотрудников:
· время открытия и закрытия смен; · детализированные данные о каждом чеке; · размер и количество скидок; · возвраты, проведенные по кассе. |
| Анализировать покупательскую активность, чтобы координировать рекламную и маркетинговую активность (скидки, акции и т.д.) | Личный кабинет позволяет формировать статистику в разрезе периодов по следующим группам данных
· количество чеков; · средние чеки; · время, когда пробиваются первые чеки. Также через личный кабинет можно формировать выборку чеков по суммам, проверять возвратные и «безналичные» чеки. |
| Принимать управленческие решения на основе анализа продаж, контролировать выполнение планов, прогнозировать прибыль компании | В личном кабинете «Контур.ОФД» можно настраивать фильтры и выгружать отчеты в формате xls только по необходимым данным с точек продаж |