Федеральная служба по труду и занятости опубликовала несколько докладов, в которых дала практические рекомендации по некоторым неоднозначным ситуациям. В частности, специалисты трудового ведомства рассказали, как заполнить трудовую книжку, если работа по совместительству стала основной. Также авторы докладов разъяснили, почему «декретные» рабочие места не считаются вакантными, как можно восстановить потерянный журнал инструктажа по технике безопасности, и при каком условии разрешено хранить копии документов в личном деле работника. Мы обобщили самые интересные советы Роструда, чтобы кадровики и бухгалтеры могли использовать их в работе.
Запись в трудовой книжке при многократной смене фамилии
Если работница вышла замуж или развелась, и при этом сменила фамилию, работодатель обязан отразить изменения в трудовой книжке. Для этого он должен одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию на титульном листе, и тут же записать новую. Также на внутренней стороне обложки необходимо сделать ссылку на соответствующее свидетельство о браке (либо о расторжении брака), поставить подпись и печать организации или кадровой службы. Данные правила приведены в пункте 2.3 инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69.
Но как быть, если фамилия меняется не в первый, и даже не во второй раз, и внутренняя сторона первой страницы обложки уже полностью заполнена? Нужно ли работодателю оформить вкладыш, чтобы отразить в нем ссылку на очередное свидетельство о браке (или о расторжении брака)? Авторы комментируемых докладов полагают, что в подобной ситуации следует делать записи на внутренней стороне последней страницы обложки. Что касается вкладыша, то его оформлять не надо.
Заполнение трудовой книжки при увольнении совместителя с основного места работы
Трудовая книжка сотрудника, который числится одновременно на двух работах, хранится у работодателя по основному месту работы. Но как только человек уволится с основного места, вторая работа превратится для него в основную. Соответственно, трудовая книжка теперь будет находиться по месту работы, которое ранее считалось «по совместительству», а ныне стало основным.
Очевидно, что такие перемены необходимо отразить в трудовой книжке. Но в действующем законодательстве не говорится, какие именно записи нужно сделать. Сотрудники Роструда в комментируемых докладах изложили свое видение ситуации. По их мнению, после записи об увольнении с прежнего основного места работы в виде заголовка следует указать полное и (при наличии) сокращенное название нового «основного» работодателя. Далее надо сделать запись о приеме на работу со дня начала работы у данного работодателя. Кроме этого, нужно сделать ссылку на соответствующий приказ или распоряжение о принятии на работу, и указать период работы в качестве совместителя.
«Декретные» должности при сокращении штата
Согласно статье 180 Трудового кодекса, при сокращении численности или штата сотрудников работодатель обязан предложить увольняемым работникам вакантные должности. Распространяется ли это правило на рабочие места, которые являются временно свободными из-за декрета или отпуска по уходу за ребенком? Другими словами, должен ли работодатель предложить работнику, попавшему под сокращение, занять «декретное» рабочее место?
В комментируемых докладах сказано, что такой обязанности у работодателя нет. Дело в том, что «декретные» должности нельзя расценивать, как вакантные. Хотя в настоящий момент эти рабочие места не заняты, они сохранены за женщинами, которые находятся в отпуске по беременности и родам, либо по уходу за ребенком. Таким образом, вакансии являются временными, и предлагать их сокращаемым работникам не надо.
Журнал инструктажей по охране труда
Все работники, включая руководителей и работодателей-ИП, должны проходить обучение по охране труда (ст. 225 ТК РФ). В рамках данного обучения проводятся различные виды инструктажей: вводный, первичный, повторный, внеплановый и целевой. Каждый из видов необходимо регистрировать в журнале проведения инструктажа, где, в числе прочего, должна стоять дата и подписи работника и инструктора (п. 2.1.3 порядка обучения по охране труда, утвержденного постановлением Минтруда России от 13.01.03 № 1/29).
Обычно журналы регистрации инструктажа ведутся в бумажном виде. Что делать, если «бумажный» журнал потеряется? Каким образом работодатель должен восстановить утраченный документ? В комментируемых докладах говорится следующее. Прежде всего, необходимо составить акт, где будет зафиксирована утрата журнала. Затем на основании акта следует издать приказ о создании новых журналов. Наконец, нужно заново провести инструктажи с сотрудниками, которые на текущий момент состоят в штате, и результаты отразить в новых журналах.
К слову, в последнее время все больше работодателей переходят на электронный документооборот, и предпочитают регистрировать инструктажи в электронных журналах. С точки зрения авторов комментируемых докладов, такой способ вполне допустим. Главное, чтобы в электронном журнале стояли электронные цифровые подписи инструкторов и тех, кто проходил инструктаж.
Хранение копий паспорта, СНИЛС и трудовой книжки работника
Специалисты Роструда ответили на вопрос, можно ли хранить копии документов работника (паспорта, СНИЛС и трудовой книжки) в его личном деле. Поскольку порядок ведения личного дела законом не установлен, работодатель вправе разработать его самостоятельно. В частности, он может предусмотреть, что копии личных документов сотрудника должны храниться в личном деле. Но такой вариант возможен только при наличии письменного согласия работника».
Другие вопросы, рассмотренные специалистами Роструда
| Вопрос | Ответ |
| Обязан ли работодатель разработать и утвердить должностные инструкции? | В общем случае не обязан. Но для отдельных отраслей должностные инструкции предусмотрены нормативными актами (частная охранная деятельность, метрология, переработка ядерных материалов и проч.) |
| Когда работодатель обязан вручить работнику второй экземпляр трудового договора? | Де-юре конкретный срок не установлен. Де-факто передать экземпляр трудового договора нужно сразу после его подписания. |
| Должен ли работодатель оформить приказ о направлении работника на повышение квалификации с частичным отрывом от производства? | Такая обязанность не предусмотрена, но работодатель может издать приказ, если сочтет нужным. В табеле учета рабочего времени допустимо указать код ПК (07). |