Если у работника нет ИНН, то соответствующее поле в справке о доходах по форме 2-НДФЛ нужно оставить пустым. Отсутствие ИНН не должно являться основанием для отказа в приеме справки. Об этом ФНС России напомнила в письме от 22.03.18 № ГД-2-14/562@.
На практике бухгалтеры зачастую сталкиваются с ситуацией, когда работники не могут сообщить ИНН. Связано это с тем, что сотрудники либо не знают свой номер, либо вовсе его не получали. Вообще, как отмечают авторы письма, ИНН присваивается каждому налогоплательщику (п. 7 ст. 84 НК РФ). В связи с этим учет физлиц в налоговых органах без присвоения ИНН законодательством не предусмотрен.
Для того, чтобы выяснить, какой ИНН у работника, ФНС советует зайти на сайт налогового ведомства в раздел «Электронные сервисы / Узнать ИНН». Здесь нужно ввести ФИО работника, дату рождения и паспортные данные. Если ИНН присвоен, он отобразится на экране. Если номера нет, то поле «ИНН в Российской Федерации» не заполняется. Об этом прямо сказано в разделе IV Порядка заполнения 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@). Таким образом, инспекторы не могут отказать в приеме 2-НДФЛ в случае отсутствия ИНН у налогоплательщика.
Другое дело, если в справке указан неверный ИНН (номер, присвоенный иному физическому лицу). В таком случае налоговому агенту грозит штраф, предусмотренный статьей 126.1 Налогового кодекса.