В целях расчета налога на прибыль по методу начисления расходы, подтвержденные электронными документами, признаются в том же порядке, который применяется при оформлении «первички» на бумаге. Подробности — в письме Минфина России от 25.09.19 № 03-03-06/1/73637.
Электронный первичный документ
Согласно пункту 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Такой документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, в том числе подписи лиц, совершивших сделку (операцию). Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ).
Налоговый кодекс не содержит особого порядка учета затрат на основании электронных документов. Следовательно, расходы, подтвержденные электронными документами, списываются в том же порядке, что и расходы, подтвержденные документами, которые составлены на бумаге.
Признание расходов при методе начисления
Правила признания расходов при методе начисления установлены статьей 272 НК РФ. Эта норма содержит как общие, и так и специальные положения.
Так, по общему правилу, расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникают исходя из условий сделок (п. 1 ст. 272 НК РФ). Если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.
Наряду с общими положениями, в статье 272 НК РФ содержатся специальные правила, регулирующие порядок учета отдельных видов расходов, а также даты признания таких расходов. Если в отношении расходов предусмотрен специальный порядок учета, то применяются специальные положения. Например, для услуг или работ производственного характера датой осуществления материальных расходов признается дата подписания акта приемки-передачи (п. 2 ст. 272 НК РФ).
При этом учесть можно только те расходы, которые соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ. То есть они должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
С учетом изложенного, авторы письма назвали три условия, выполнение которых необходимо для подтверждения затрат:
- расходы, подтвержденные электронными документами, признаются в том же порядке, что и расходы, подтвержденные документами, которые составлены на бумаге. Их наличие подтверждает факт произведенных расходов;
- электронные документы должны соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ, Закона № 63-ФЗ и статьи 252НК РФ;
- дата признания расходов при методе начисления определяется на основании положений статьи 272НК РФ.