С 7 апреля 2015 года
компании вправе передавать все документы в инспекцию, фонды, банк и своим партнерам без печати. Но для этого от нее нужно официально отказаться. Мы подготовили подробный алгоритм действий и необходимые образцы документов.
Отказаться от печати вправе как общества с ограниченной ответственностью, так и акционерные общества. Никаких ограничений для коммерческих компаний нет (см. «УНП» № 15, 2015). Новые полномочия дает Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ. Чтобы отказаться от печати, алгоритм действий следующий.
Шаг № 1
Принять решение об отказе печати и переделать устав Надо созвать внеочередное собрание участников, на котором рассмотреть сразу два вопроса (ст. 35 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ). Во-первых, о том, с какого числа компания перестает использовать печать. То есть не будет заверять штампом первичку и иные документы. Во-вторых, если о печати сказано в уставе компании, надо внести изменения в него.
Как правило, во многих типовых уставах есть пункт, в котором сказано, что общество имеет круглую печать, содержащую его фирменное наименование. Если в уставе есть такая оговорка, то этот пункт надо исключить. Изменения можно оформить в виде новой редакции устава или на отдельном листе, содержащем перечень вносимых изменений и их суть. Например, изменения можно сформулировать так: «Исключить из устава ООО „Компания“ пункт 3.1». Для акционерных обществ есть особенность. Если оно еще не меняло наименование с ОАО или ЗАО на публичное или непубличное, то новое название надо вписать при первом изменении устава (ч. 7 ст. 3 Федерального закона от 05.05.14 № 99-ФЗ). Оформить принятые решения участников надо протоколом общего собрания (ст. 181.2 ГК РФ). Устав прошивается и скрепляется на обороте подписью руководителя с указанием количества листов. Протокол и новый устав подписывают все участники собрания или председатель и секретарь собрания.
Шаг № 2
Зарегистрировать изменения в уставе Внесенные в устав изменения необходимо зарегистрировать в инспекции. Для этого компания заполняет заявление по форме Р13001. Срок — три рабочих дня с даты, когда собрание приняло решение (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.01 № 129-ФЗ). Заявление подписывает руководитель общества (п. 1.3 ст. 9 закона № 129-ФЗ). Его подпись надо заверить у нотариуса (п. 1.2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). К заявлению прикладывают решение общего собрания, два экземпляра устава либо поправок в него, а также платежку на госпошлину в размере 800 рублей (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). Документы вправе подать сам директор либо представитель по доверенности, заверенной нотариусом.
Шаг № 3
Передать печать на хранение
Уничтожать печать, от которой компания отказалась, не обязательно. Это надо сделать только в случае ликвидации или реорганизации общества (п. 7 Требований ГОСТ Р 6.30–2003, утв. Росархивом). Поэтому, даже если компания больше не использует штамп, его стоит сохранить. Тем более на практике не исключены случаи, когда в старых документах надо будет поправить ошибки и их потребуется заверить печатью. А чтобы печать не потерялась, нужно передать ее на хранение учредителю, директору либо другому сотруднику, который отвечает в компании за делопроизводство. Оформить передачу можно приказом руководителя. Уничтожить печать можно через пять лет, когда истекут сроки хранения тех документов, на которых она была обязательна.
Шаг № 4
Уведомить контрагентов, налоговую, фонды и банк
Контрагентов, налоговую, фонды и банк стоит уведомить о том, что компания больше не будет ставить печать на документах. Для этого достаточно написать им письмо в свободной форме за подписью руководителя общества. Так партнеры компании будут точно знать, что у нее нет печати, и не вернут документы обратно без штампа.
Приказ, который сохранит старую печать для экстренных случаев
Компаниям, которые отказались от печати, безопаснее не уничтожать ее, а передать на хранение. Для этого необходим специальный приказ (см. образец).
В документе необходимо написать Ф. И. О. сотрудника, который раньше отвечал за хранение печати (сам директор, секретарь, главный бухгалтер и др.). Например, если печать хранил директор, то он может оставить ее у себя, передать учредителю или другому сотруднику, который отвечает в компании за делопроизводство.
В приказе также можно прописать, где физически будет храниться печать — в сейфе, банковской ячейке и т. п. Главное выбрать место, где доступ к штампу ограничен, чтобы им не воспользовался кто-то специально или случайно.
Срок хранения печати в компании законодательство не устанавливает. Поэтому его можно определить в самом приказе. Например, пять лет с даты окончания того года, в котором компания отказалась от использования штампа. С приказом надо ознакомить только тех сотрудников компании, которые передают и принимают штамп на хранение. Например, главбуха, специалиста по кадрам и т. д.