До 1 марта бухгалтеры отчитываются перед ПФР по форме СЗВ-СТАЖ. После этого контролеры проверяют отчет. Если будут обнаружены ошибки, страхователю дадут пять дней на исправление. Тем, кто не уложится в этот срок, выпишут штраф. Наша статья поможет разобраться в том, правильно ли заполнена форма, и быстрее отреагировать на замечания и вопросы проверяющих. В частности, в статье рассмотрены следующие темы. Когда надо включать в форму сведения о директоре — единственном учредителе? Как быть с работниками-пенсионерами? Как заполнить раздел 3 формы СЗВ-СТАЖ и графу 11 этого раздела?
СЗВ-СТАЖ по обособленным подразделениям
Хотя сама форма на первый взгляд сложностью не отличается, при ее заполнении возникает множество вопросов. Ситуация усугубляется еще и крайне неудачными формулировками, которые приведены в Порядке заполнения СЗВ-СТАЖ.
Сложности возникают уже на этапе решения вопроса о том, кто и куда должен представить данный отчет. Дело в том, что сама форма СЗВ-СТАЖ «выросла» из требований статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». В пункте 2 этой статьи говорится следующее. Каждый страхователь не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, должен представить сведения о каждом работающем у него застрахованном лице, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы по правилам главы 34 НК РФ.
Эта формулировка, к сожалению, не дает прямого ответа на вопрос, который возникает у организаций с обособленными подразделениями: всегда ли один страхователь должен сдать только один отчет? Или при наличии подразделений надо сдать несколько отчетов? Если да, то куда именно?
Беглое изучение Порядка заполнения СЗВ-СТАЖ (утв. постановлением Правления Пенсионного фонда от 06.12.18 № 507п) позволяет сделать вывод, что правила «один страхователь — один отчет» не существует. Ведь уже в пункте 2.1.3 Порядка есть упоминание о КПП обособленного подразделения, который требуется указать при заполнении раздела 1 «Сведения о страхователе». Как же правильно «сдаваться» организациям с обособленными подразделениями?
Общие правила представления отчетности в ПФР, как уже упоминалось, зафиксированы в статье 11 Закона № 27-ФЗ. В пункте 1 этой статьи говорится, что отчетность представляется в органы ПФР по месту регистрации страхователей. Правила такой регистрации установлены в другом законе — от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 11 Закона № 167-ФЗ, организации подлежат постановке на учет в органах ПФР по месту нахождения их обособленных подразделений, которым для совершения операций открыты счета в банках и которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.
Следовательно, отдельную форму СЗВ-СТАЖ нужно сдать по месту нахождения подразделения только в том случае, если «обособка» наделена полномочиями по начислению выплат и вознаграждений и у нее имеется для этого банковский счет. В остальных случаях СЗВ-СТАЖ сдается только по месту учета организации и при этом включает в себя сведения о работниках «несамостоятельных» подразделений.
Кого включать в СЗВ-СТАЖ
Работники-пенсионеры
Следующий важный вопрос — лица, сведения о которых надо отражать в форме. Сразу скажем, что СЗВ-СТАЖ сдается в отношении всех сотрудников, в том числе и тех, которые являются пенсионерами (т.е. получают пенсии). Эта обязанность сохраняется даже в случае увольнения работника-пенсионера в течение года.
Также в годовую форму нужно включить сведения о работниках, уволившихся в прошедшем году именно в связи с выходом на пенсию, то есть тех, на которых СЗВ-СТАЖ ранее подавалась досрочно. Дело в том, что ни Закон № 27-ФЗ, ни Порядок заполнения формы каких-либо исключений для этих случаев не установили.
Директор — единственный учредитель
Помимо пенсионеров традиционно возникают проблемы с директорами — единственными учредителями. Включать ли их в СЗВ-СТАЖ? Нужно ли сдавать эту форму, если других застрахованных в компании нет?
Как уже упоминалось, сведения по форме СЗВ-СТАЖ подаются страхователем в отношении каждого работающего у него застрахованного лица, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы. Об этом сказано в пункте 2 статьи 11 Закона № 27-ФЗ.
По мнению Пенсионного фонда, для целей статьи 11 Закона № 27-ФЗ под работающими гражданами понимаются лица, указанные в статье 7 Закона № 167-ФЗ (письмо ПФ РФ от 27.07.16 № ЛЧ-08-19/10581). То есть таковыми признаются, в частности, работающие по трудовому договору, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества. Также к работающим относятся лица, сотрудничающие с организацией по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг. Аналогичная формулировка повторяется в пункте 1.5 Порядка заполнения СЗВ-СТАЖ. Там сказано, что форма подается на всех лиц, работающих по трудовому договору, в том числе руководителей организаций, являющихся единственными участниками (учредителями), или по договору ГПХ на выполнение работ (оказание услуг).
Если речь идет об ООО или АО, то в силу положений профильного законодательства с лицом, выполняющим функции единоличного исполнительного органа должен быть заключен договор. И никаких исключений для единственных участников, выполняющих эти функции, не установлено (подробнее см. «Директор — единственный учредитель: можно ли не платить ему зарплату и не сдавать на него отчетность в фонды?»). Также надо помнить, что Трудовой кодекс предусматривает заключение трудового договора путем фактического допуска до выполнения трудовой функции (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
С учетом всех этих факторов, а таже позиции фонда (письмо ПФР РФ от 06.05.16 № 08-22/6356), мы рекомендуем коммерческим организациям (в частности, АО и ООО) сдавать СЗВ-СТАЖ даже если с руководителем, являющимся единственным учредителем, не заключен трудовой договор.
Председатели садоводческих товариществ
Особняком стоят некоммерческие организации, где вопросы оформления трудовых отношений с руководителями решаются профильными законами. Например, Федеральный закон от 29.07.17 № 217-ФЗ «О ведении гражданами садоводства и огородничества для собственных нужд» вообще не установил обязанность по выплате председателям садоводческих и огороднических некоммерческих товариществ какого-либо вознаграждения и заключения с ними договоров. А значит, председатель такого объединения может выполнять обязанности, возложенные на него статьей 19 указанного закона, без трудового договора и без вознаграждения. И в этом случае, казалось бы, заполнять на него форму СЗВ-СТАЖ не нужно.
Однако практика идет по другому пути. Из разъяснений, приведенных в письмах Минфина от 31.12.20 № 03-15-03/116923 и от 29.10.20 № 03-15-05/94267, следует, что деятельность председателя СНТ в любом случае приравнивается к трудовой. Такой вывод делается на основании нормы подпункта 3 пункта 1 статьи 17 Закона № 217-ФЗ, где сказано, что в компетенцию общего собрания входит определение условий, на которых осуществляется оплата труда председателя товарищества. А значит, он трудится, даже если вознаграждение ему решено не начислять. Соответственно, вне зависимости от начисления или неначисления вознаграждения, а также наличия или отсутствия письменного трудового договора на председателей СНТ следует подать сведения по форме СЗВ-СТАЖ.
Внимание
Как быть, если в организации вообще отсутствуют застрахованные лица, то есть нет ни одного работника по трудовому договору и ни одного физлица-исполнителя по гражданско-правовому договору (это, к примеру, неработающие фирмы, которыми управляют ИП). Такие компании хотя и являются для целей Закона № 27-ФЗ страхователями, но в связи с отсутствием застрахованных лиц сдавать СЗВ-СТАЖ не должны (см. по аналогии письмо ПФР от 27.07.16 № ЛЧ-08-19/10581).
Заключенные
Еще одна категория «проблемных» работников — заключенные, привлекаемые к работе в организациях. Тут проблема связана с тем, что между организацией и заключенным трудовых отношений не возникает в принципе (п. 1 ст. 103 Уголовно-исполнительного кодекса, раздел 1 «Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», утв. Президиумом ВС РФ 26.02.14). Отсутствие трудовых отношений вроде бы должно означать и отсутствие обязанности по включению этих лиц в СЗВ-СТАЖ. Однако это не так.
Дело в том, что согласно пункту 3 статьи 104 УИК РФ, время привлечения осужденных к оплачиваемому труду засчитывается в общий трудовой стаж. А значит, такие лица признаются застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования. Подтверждение этому находим в статье 1 Закона № 27-ФЗ, где при определении термина «страхователь» отдельно названы организации, привлекающие осужденных к работе.
Из всего этого следует вывод: организация-страхователь обязана включить сведения о работающих у нее заключенных-застрахованных лицах в форму СЗВ-СТАЖ. Дополнительное доказательство этого тезиса находим в пункте 2.3.17 Порядка, где установлены правила заполнения графы 11 раздела 3 формы именно в отношении осужденных.
Как заполнить графу «Период работы» в СЗВ-СТАЖ
Перейдем к вопросам о заполнении СЗВ-СТАЖ в части данных о застрахованных лицах. Согласно Порядку заполнения, в раздел 3 формы по каждому застрахованному лицу надо указать период работы. При этом данная графа состоит из двух подграф и выглядит следующим образом:
|
Период работы |
|
|
с дд.мм.гггг |
по дд.мм.гггг |
|
6 |
7 |
Казалось бы, какие могут быть проблемы? Берем каждого сотрудника и смотрим, когда он был принят на работу, а когда уволен (если уволен), и вносим эти данные в таблицу. В итоге получаем цельную картину, когда по каждому ФИО указан СНИЛС и период работы в организации. То есть, на первый взгляд, раздел 3 в этой части надо заполнять примерно так:
|
N п/п |
Фамилия |
Имя |
Отчество |
СНИЛС |
Период работы |
|
|
с дд.мм.гггг |
по дд.мм.гггг |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1. |
Иванов |
Иван |
Иванович |
111-111-111-11 |
01.03.2014 |
— |
|
2. |
Петров |
Петр |
Петрович |
222-222-222-22 |
25.08.2016 |
05.10.2020 |
Но не тут-то было!
Во-первых, пункт 2.3.2 Порядка требует, чтобы даты, указанные в этой графе, находились в пределах отчетного периода, указанного в разделе 2. То есть по большинству работников указывать надо не дату приема на работу и дату увольнения, а время с начала и до конца текущего года. Исключение будут составлять те, кто принят на работу или уволен в течение отчетного года. Тогда, соответственно, указывается дата приема на работу и дата увольнения.
Во-вторых, в пункте 2.3.3 Порядка содержится еще одно уточнение. Там сказано: если в форме СЗВ-СТАЖ необходимо отразить несколько периодов работы по одному застрахованному лицу, то каждый из них указывается отдельной строкой, а графы 2-5 при этом заполняются только один раз. Возникает вопрос: в каких же ситуациях может возникнуть такая необходимость?
Логично предположить, что речь идет о ситуации, когда один и тот же работник увольнялся и принимался на работу в течение года, что хоть не часто, но случается. Однако на самом деле это не так, и «разбивать» данные придется по многим сотрудникам. А все потому, что в разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ есть еще графа 11, которая путает все карты.
Заполнение графы 11
Графа 11 формы СЗВ-СТАЖ носит название «Дополнительные сведения» и входит в блок «Исчисление страхового стажа» (выделена желтым).
|
N п/п |
Фамилия |
Имя |
Отчество |
СНИЛС |
Период работы |
Территориальные условия (код) |
Особые условия труда (код) |
Исчисление страхового стажа |
||
|
с дд.мм.гггг |
по дд.мм.гггг |
Основание (код) |
Дополнительные сведения |
|||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
При этом правила заполнения данной графы как таковые в Порядке отсутствуют. То есть найти отдельный пункт, где бы говорилось: графа 11 заполняется тогда-то и содержит такие-то сведения, не получится. Упоминания о том, что надо вносить в эту графу, а что не надо, раскиданы по всему тексту Порядка.
Одновременно в Классификаторе, который является приложением к Порядку заполнения СЗВ-СТАЖ, приведен перечень кодов, которые необходимо использовать при заполнении графы 11. Классификатор содержит коды, соответствующие, в частности, очередному отпуску и периоду временной нетрудоспособности. Опять же без какой-либо конкретизации, когда и в отношении каких именно сотрудников эти коды нужно применять.
Выходит, если читать Порядок буквально, получается следующая картина. При заполнении раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ необходимо в отношении каждого человека выделить периоды, когда он непосредственно выполнял свои трудовые обязанности, а когда находился в отпуске, на больничном, или отсутствовал на работе по иным причинам, для которых в Классификаторе есть подходящий код. Проще говоря, отделить периоды работы от нерабочих периодов. И дальше, применив положения пункта 2.3.3 Порядка, внести каждый из таких периодов отдельной строкой в форму СЗВ-СТАЖ.
При этом надо помнить, что Порядок не содержит каких-то исключений в этой части для работников, не имеющих периодов работы в особых условиях труда. Более того, с одной стороны, из пунктов 2.3.15 и 2.3.25 Порядка можно сделать вывод, что данная графа должна заполняться в отношении лиц, имеющих право на досрочное назначение пенсии. А с другой — из пунктов 2.3.2 и 2.3.3 следует, что период работы любого застрахованного лица необходимо отражать с учетом периодов работы и отсутствия на работе в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью и иными причинами согласно кодам, приведенным в Классификаторе. Прямого указания на то, что графа 11 не заполняется в отношении лиц, не имеющих периодов работы в особых условиях труда, Порядок не содержит. Исключение составляет лишь период ежегодного оплачиваемого отпуска, который для целей СЗВ-СТАЖ кодируется как «ДЛОТПУСК». Как сказано в пункте 2.3.13 Порядка, этот код заполняется только для периодов работы застрахованного лица в особых условиях труда, за которые отсутствуют данные о начислении страховых взносов по дополнительному тарифу.
Таким образом, ежегодные отпуска, относящиеся к периодам работы в особых условиях, за которые отсутствуют данные о начислении страховых взносов по доптарифу, а также периоды всех больничных выделяются в форме СЗВ-СТАЖ отдельными строками. Также отдельно указываются отпуска по беременности и родам и неоплачиваемые отпуска. А ежегодные отпуска работников, трудящихся в нормальных условиях, отдельной строкой не выделяются — они входят в период работы.
Понятно, что на каждую из таких строк у организации должен быть подтверждающий документ — приказ о предоставлении отпуска, больничный и т.п. Также важно, чтобы данные в СЗВ-СТАЖ соответствовали данным табеля учета рабочего времени.
Обратите внимание: при сдаче СЗВ-СТАЖ наиболее комфортно будут чувствовать себя те страхователи, которые используют для подготовки и проверки отчетности веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»). Там все актуальные контрольные соотношения, которые используются при приеме отчетности на стороне ПФР, устанавливаются автоматически, без участия пользователя. Если данные, которые ввел страхователь, не соответствуют контрольным соотношениям, система обязательно предупредит его об этом и подскажет, как можно исправить ошибки.
Заполнить, проверить и сдать СЗВ-СТАЖ через «Контур.Экстерн»