Если работник покупает для организации прослеживаемые товары (ПТ), он должен предъявить продавцу доверенность от имени работодателя. В этом случае продавец обязан выставить электронный счет-фактуру, а покупатель — обеспечить прием такого документа. Данный вывод следует из письма Минфина от 23.08.21 № 27-01-22/67650.
Скачать письмо Минфина от 23.08.21 № 27-01-22/67650.
Авторы письма напоминают, что подотчетное лицо, приобретающее товар от имени организации, должно иметь доверенность на покупку товарно-материальных ценностей (ст. 185 ГК РФ). Если же работник не заявит о себе как о представителе организации (не предъявит доверенность), то приобретение товара будет оформлено в рамках договора розничной купли-продажи. В таком случае для продавца операция по продаже ПТ физлицу для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью, является прекращением прослеживаемости товара.
А вот приобретение товара подотчетным лицом в интересах организации не является основанием для прекращения прослеживаемости товара. Чтобы продавец мог корректно оформить документы для организации, приобретающей ПТ через подотчетное лицо, покупатель должен обеспечить прием электронных счета-фактур и выдать работнику доверенность. Ее необходимо показать продавцу прослеживаемых товаров. Ознакомившись с доверенностью, продавец направит покупателю электронный счет-фактуру с реквизитами прослеживаемости.
Справка
Напомним, что в общем случае в отношении операций с прослеживаемыми товарами счета-фактуры (в том числе корректировочные) можно выставлять только в электронном виде через оператора ЭДО — электронного документооборота. В свою очередь покупатели обязаны обеспечить прием таких счетов-фактур, то есть тоже подключиться к оператору ЭДО (новый п. 1.2 ст. 169 НК РФ).