ФНС России рекомендует бухгалтерам проверить персональные данные сотрудников, чтобы в справках 2-НДФЛ не было ошибок. Если рассматривать это письмо в совокупности с более ранними разъяснениями, возникает множество вопросов. Например, как указать ИНН работника, если он его не получал.
Законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ Налоговый кодекс дополнен статьей 126.1, которая вступила в силу с 1 января 2016 года. Согласно данной статье, налоговый агент представивший документы, содержащие недостоверные сведения, привлекается к налоговой ответственности.
За что штрафуют
С 1 января 2016 года за представление документов, содержащих недостоверные сведения (в том числе по форме 2-НДФЛ), налоговых агентов будут штрафовать на 500 рублей за каждый документ. В письме от 18.12.2015 № БС-4-11/22203@ ФНС России рекомендует налоговым агентам в целях представления достоверных сведений по форме 2-НДФЛ принять меры по актуализации персональных данных физических лиц — получателей дохода.
А территориальным налоговым органам предписано обеспечить контроль за полнотой и достоверностью представления налоговыми агентами сведений по форме 2-НДФЛ за 2015 год.
Далее в своем письме налоговики предупреждают, что при выявлении фактов представления документов, содержащих недостоверные сведения (в том числе персональные данные физических лиц), производство по делу о налоговых правонарушениях налоговые органы будут осуществлять в порядке, установленном статьей 101.4 Налогового кодекса. Процедура стандартная и растянутая во времени. Инспекторы будут оформлять акты по установленной форме, вручать их нарушителям, рассматривать возражения налогоплательщиков, выносить решения, привлекать к ответственности, выставлять требования об уплате штрафных санкций. То есть, если уж основания будут найдены, придется потратить немало времени на общение с налоговиками. Перспектива не из приятных. Но установка получена, и территориальные инспекции будут не вправе проявлять лояльность к «нарушителям», да и технически это будет невозможно.
С 2016 года налоговые агенты обязаны представлять в налоговые инспекции справки 2-НДФЛ по новой форме. В Разделе 2 справки «Данные о физическом лице — получателе дохода» предусмотрены поля: «ИНН в Российской Федерации» и «ИНН в стране гражданства» — для работников-иностранцев.
Напомним, что ИНН — это персональный номер физического лица в налоговых органах. Он указывается в свидетельстве о постановке на учет физического лица в налоговом органе.
Предупреждение: ИНН в справке должен быть
Письмом от 23.11.2015 № 11-2-06/0733@ Управление информационных технологий ФНС «с целью обеспечения полноты формирования и достоверности данных, содержащихся в информационном ресурсе “Сведения о физических лицˮ» рекомендовало подразделениям налоговых органов, принимающим отчетность по форме 2-НДФЛ, настроить программы приема справок таким образом, чтобы электронные справки без указания ИНН российских граждан от налоговых агентов не принимались. Сделать это было предписано поэтапно до 31 декабря 2015 года.
С целью исключения приема от налогового агента справок с заведомо недостоверными данными были установлены дополнительные правила контроля за содержанием реквизитов в отношении физического лица — получателя доходов:
1. Проверка на наличие обязательности заполнения поля «ИНН в Российской Федерации» при реквизите «Гражданство (код страны)» равном «643».
2. Проверка структуры заполненного поля «ИНН в Российской Федерации» на разрядность и корректность контрольного числа ИНН (в том числе на заполнение данных произвольными техническими значениями, начинающимися с 0000000000, 1234567890 и т.п.).
3. Проверка на отсутствие в поле «ИНН в Российской Федерации» значений из перечня «00», «90», «93», «94», «95», «96», «97», «98» в двух первых разрядах.
Из данного письма следует, что ИНН налогоплательщика следует расценивать как обязательный реквизит справки. Однако только в отношении физических лиц – налоговых резидентов РФ (код гражданства – 643). На работников-иностранцев данное требование не распространяется.
Обратите внимание: Если в 2-НДФЛ указан код гражданства страны Россия (643), тогда нужно заполнять ИНН. Гражданство иностранного работника имеет другой код, поэтому требование обязательности этого реквизита на таких работников не распространяется.
В чем противоречие
Согласно пункту 22 приказа Минфина РФ от 05.11. 2009 № 114н физическое лицо, не состоящее на учете в налоговом органе по месту жительства, вправе обратиться в налоговый орган по своему месту жительства с Заявлением о постановке на учет по установленной ФНС России форме. Заметим, что речь идет о праве, а не обязанности получить ИНН.
До сих пор при приеме на работу ИНН предоставляли далеко не все работники, а работодатели и не требовали их представить в обязательном порядке и без проблем заключали трудовые договоры с подходящими работниками.
Потому что есть норма Трудового кодекса, а именно статья 65, в которой дан перечень документов, которые обязательны для заключения трудового договора:
- документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка, оформленная в установленном порядке;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- для военнообязанных, а также подлежащих призыву на военную службу — документы воинского учета;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (например, врачам, педагогам, водителям);
- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям – для отдельных работников;
- дополнительные документы, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
В последнем случае речь идет как раз об ИНН, но только в случае заключения служебного контракта с гражданским служащим (ст. 28 ТК РФ, п. 6 ч. 2 ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). К коммерческим организациям это требование не относится, и отсутствие у работника Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора.
Обратите внимание
При приеме на работу ИНН необходим в случае заключения служебного контракта с гражданским служащим (ст. 28 ТК РФ, п. 6 ч. 2 ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
Более того, в порядке заполнения справки 2-НДФЛ прямо сказано, что «при отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется». А согласно утвержденному формату формирования справки для передачи ее в электронном виде через интернет такой реквизит, как ИНН в 2-НДФЛ является необязательным (приказ ФНС России от 30.10.2015 г. № ММВ-7-11/485@).
Поэтому, казалось бы, система для приема отчетности в инспекциях должна работать в строгом соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 30.10.2015 г. № ММВ-7-11/485@, отказов в приеме справок 2-НДФЛ без ИНН быть не должно.
Однако, исходя из содержания письма ФНС от 23.11.2015 № 11-2-06/0733@, у тех налоговых агентов, которые передадут в ИФНС через интернет справки 2-НДФЛ без указания ИНН, отчетность не примут.
Рекомендации агентам от ФНС
Как поступать налоговому агенту, рассказали сами налоговики в письме от 17.12.2015 № БС-4-11/22148@.
В нем ФНС России обращает внимание налоговых агентов на необходимость проведения мероприятий по актуализации персональных данных физических лиц — получателей доходов, в целях представления достоверных сведений по форме 2-НДФЛ. При наличии у налогоплательщика ИНН его следует указывать в соответствующем поле Справки о доходах формы 2-НДФЛ. А если работник не знает свой ИНН?
В соответствии со статьей 83 Налогового кодекса, постановка на учет (присвоение ИНН) физического лица осуществляется по месту его жительства. Исходя из пункта 1 статьи 20 Гражданского кодекса РФ и Постановления Правительства от 17.06.1995 № 713 «Об утверждении Правил регистрации и снятия граждан с регистрационного учета» местом жительства признается место, где гражданин (физическое лицо) постоянно или преимущественно проживает (прописка).
Далее налоговики пишут: «Информация об ИНН физического лица может быть получена путем использования сервиса «Узнай свой ИНН», размещенного на информационном сайте ФНС России www.nalog.ru».
Налоговики прямо указали работодателям – налоговым агентам, что нужно заблаговременно провести работу по выявлению отсутствующих ИНН. Поэтому, пока есть время, следует потрудиться. Узнать свой ИНН могут сами сотрудники на основании своих паспортных данных. Попросите об этом как работающих, так и уже уволившихся, с которыми сохранились контакты. Если же связь с уволившимися работниками утеряна, это можно сделать за них – при наличии паспортных данных, сохранившихся в личных делах. Дело может осложниться, если работнику присваивали ИНН на основании паспорта, который в дальнейшем был заменен. Именно он понадобится для выяснения.
Напомним, что не нужно беспокоиться об отсутствии ИНН у работающих у вас иностранцев.
Если инспекция не примет у вас справки 2-НДФЛ с отсутствующими ИНН (а их не примут), можно, конечно и отсудить наложенные штрафы, можно оспорить и незаконный нормативный акт и даже выиграть суд. Но насколько это рационально?
Информация об ИНН скоро будет необходима всем работодателям для формирования новой ежемесячной отчетности в ПФР.
С 1 апреля 2016 года все работодатели должны ежемесячно подавать в Пенсионный фонд новый отчет. Обязательными реквизитами в этом отчете являются СНИЛС, ФИО и ИНН каждого работника, включая тех, кто работает по гражданско-правовым договорам. Этот отчет введен с целью отслеживать заработок работающих пенсионеров, для которых с 2016 года отменена индексация пенсий (Федеральный закон от 29.12.2015 № 385-ФЗ). Первый такой отчет все должны будут сдать до 10 мая 2016 года.
При отсутствии данных об ИНН, которые в новом отчете являются обязательными, что установлено федеральным законом, возникнут новые проблемы, а оснований для спора здесь уже нет.