Первичные учетные документы, составленные в электронном виде, можно заверять любым видом электронной подписи. Но если для этого используется простая или усиленная неквалифицированная электронная подпись, то необходимо заключить соответствующие соглашения со своими контрагентами. В этом случае документы, подписанные таким видом электронной подписи, будут подтверждать расходы при налогообложении прибыли. Об этом сообщили специалисты ФНС России в недавно опубликованном письме от 20.02.18 № ЕД-4-15/3372.
По общему правилу, все расходы, которые учитываются при налогообложении прибыли, должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). В соответствии со статьей 313 НК РФ данные налогового учета подтверждаются, в частности, первичными учетными документами. При этом первичные учетные документы могут быть составлены как на бумаге, так и в электронном виде. Так гласит пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Виды электронных подписей, которые можно использовать для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (ст. 21 Закона № 402-ФЗ). В настоящее время такой стандарт еще не принят. Поэтому, по мнению ФНС, при оформлении первичных учетных документов в электронном виде можно использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 06.04.11 № 63-ФЗ«Об электронной подписи», в том числе простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись.
В то же время, в ФНС отметили, что организовать электронный документооборот с использованием простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи можно только в том случае, если организация заключила со своими контрагентами соответствующие соглашения. Условия этого соглашения должны соответствовать требованиям Закона № 63-ФЗ.
Обратите внимание: счета-фактуры не относятся к первичным учетным документам и не могут быть подписаны простой электронной подписью. Юридически значимые счета-фактуры следует подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью и передавать только через оператора электронного документооборота, который фиксирует время отправки документов.