Пункт 2 статьи 230 Налогового кодекса устанавливает два вида отчетности налогового агента. Ежеквартальная отчетность по НДФЛ вводится с 1 января 2016 года. Соответствующие нововведения установлены Федеральным законом от 2 мая 2015 года № 113-ФЗ.
Виды отчетности налогового агента
1) документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу, который представляется в налоговый орган не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (справка по форме 2-НДФЛ);
2) расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма № 6-НДФЛ).
Форму № 6-НДФЛ нужно представлять:
- за первый квартал – не позднее 30 апреля;
- за полугодие – не позднее 31 июля;
- за девять месяцев – не позднее 31 октября;
- за год – не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.
За каждый полный или неполный месяц просрочки представления 6-НДФЛ установлен штраф в размере 1000 рублей. Кроме того, уже на 10-й день неподачи формы налоговые инспекторы вправе заблокировать счет организации и приостановить любые операции по нему (п. 1.2 ст. 126, п. 3.2 ст. 76 НК РФ). Также вас могут оштрафовать за представление документов, содержащих недостоверные сведения, на сумму 500 рублей за каждый такой представленный документ (ст. 126.1 НК РФ).
Состав формы и общий порядок ее заполнения
Форма расчета 6-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 14 октября 2015 года № ММВ-7-11/450@.
Расчет состоит из:
- Титульного листа;
- Раздела 1 «Обобщенные показатели»;
- Раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».
Расчет составляется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, 9 месяцев и год.
Отчетность нужно представлять в электронной форме по ТКС. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек работодатели могут представить данный расчет сумм налога на бумажных носителях.
При заполнении формы Расчета не допускается:
- исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
- двусторонняя печать на бумажном носителе;
- скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя.
При заполнении формы Расчета должны использоваться чернила черного, фиолетового или синего цвета.
Обратите внимание: при отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).
Для десятичной дроби используются два поля, разделенные знаком «точка». Первое поле соответствует целой части десятичной дроби, второе — дробной части десятичной дроби.
Если для указания какого-либо показателя не требуется заполнения всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных полях проставляется прочерк. Например, при указании десятизначного ИНН организации в поле из двенадцати знакомест показатель заполняется слева направо, начиная с первого знакоместа, в последних двух знакоместах ставится прочерк: «ИНН 5024002119—». Дробные числовые показатели заполняются аналогично: «1234356———.50».
Форма Расчета заполняется по каждому ОКТМО отдельно.
На каждой странице Расчета в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» проставляется дата подписания и подпись.
Титульный лист
Титульный лист носит информационный характер. На нем указывают наименование фирмы, ИНН, КПП.
По строке «Номер корректировки» — при представлении в налоговый орган первичного Расчета проставляется «000», при представлении уточненного расчета указывается номер корректировки («001», «002» и так далее).
По строке «Период представления (код)» — код периода представления:
| Код | Наименование |
| 21 | 1 квартал |
| 31 | полугодие |
| 33 | девять месяцев |
| 34 | Год |
| 51 | 1 квартал при реорганизации (ликвидации) организации |
| 52 | полугодие при реорганизации (ликвидации) организации |
| 53 | 9 месяцев при реорганизации (ликвидации) организации |
| 90 | год при реорганизации (ликвидации) организации |
По строке «Налоговый период (год)» — соответствующий период (например, 2016).
Так же нужно указать код налогового органа, в который представляется Расчет.
По строке «По месту нахождения (учета) (код)» — код места представления Расчета налоговым агентом:
| Код | Наименование |
| 120 | По месту жительства индивидуального предпринимателя |
| 125 | По месту жительства адвоката |
| 126 | По месту жительства нотариуса |
| 212 | По месту учета российской организации |
| 213 | По месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика |
| 220 | По месту нахождения обособленного подразделения российской организации |
| 320 | По месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя |
| 335 | По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации в Российской Федерации |
Кроме того, на титульном листе нужно также указать код ОКТМО и номер контактного телефона.
Раздел 1 «Обобщенные показатели»
В Разделе 1 указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей ставке.
Если работодатель выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 1, за исключением строк 060 — 090, заполняется для каждой из ставок налога.
В случае если показатели соответствующих строк Раздела 1 не могут быть размещены на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц.
Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060 — 090 заполняются на первой странице Раздела 1.
По строке 010 нужно указать соответствующую ставку налога, с применением которой исчислены суммы налога.
По строке 020 — обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода.
По строке 025 — обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода.
По строке 030 — обобщенная по всем физическим лицам сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода.
По строке 040 — обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
По строке 045 — обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода.
По строке 050 — обобщенная по всем физическим лицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.
По строке 060 укажите общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица, количество физических лиц не корректируется.
По строке 070 — общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
По строке 080 — общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода.
Обратите внимание
Если в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога невозможно, налоговый агент обязан письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога. Срок — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства.
По строке 090 — общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода.
Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»
В Разделе 2 указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.
В этом разделе нужно отразить:
- по строке 100 — дату фактического получения доходов, отраженных по строке 130.
- по строке 110 — дату удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130.
- по строке 120 — дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога.
- по строке 130 – обобщенную сумму фактически полученных доходов (без вычитания НДФЛ) в указанную в строке 100 дату.
- по строке 140 — обобщенную сумму удержанного НДФЛ в указанную в строке 110 дату.
При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения работником такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход.
Кроме того, дата фактического получения дохода определяется как день (ст. 223 НК РФ):
- выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц — при получении доходов в денежной форме;
- передачи доходов в натуральной форме — при получении доходов в натуральной форме;
- приобретения товаров (работ, услуг), ценных бумаг — при получении доходов в виде материальной выгоды. В случае, если оплата приобретенных ценных бумаг производится после перехода к налогоплательщику права собственности на эти ценные бумаги, дата фактического получения дохода определяется как день совершения соответствующего платежа в оплату стоимости приобретенных ценных бумаг;
- зачета встречных однородных требований;
- списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации;
- последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки;
- последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств.
НДФЛ с пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных нужно перечислить не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены.
Обратите внимание
Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100 — 140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.