Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению , а по окончании установленного срока хранения – уничтожению.
Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия.
Экспертная комиссия
Положение о работе комиссии можно разработать на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам:
• разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве;
• экспертизы ценности документов;
• розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу;
• упорядочения и оформления документов.
Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии:
Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.
Сроки хранения документов
Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). В перечне установлены такие сроки хранения: 1 год, 3 года, 4 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно. Длительность срока зависит от степени значимости документов.
Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен (дело завершено, личное дело окончено) (п. 4.28 правил организации хранения архивных документов, утв. приказом Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526).
Архив фирмы комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В архив передаются документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций. А дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет, как правило, хранятся в структурных подразделениях.
Их уничтожают по истечении срока хранения.
В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:
• текущее (временное);
• архивное.
Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.
Хранение кадровых документов
Приказ Минкультуры РФ № 558 кадровые документы по сроку хранения группирует более конкретно. Это документы:
• с ограниченным сроком хранения (текущего хранения);
• постоянного хранения (лицевые счета, карточки работников);
• хранения до минования надобности (например, исполнительные листы работников);
• хранения до замены новыми;
• хранения до востребования (подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений и др.).
Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.
Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).
Федеральным законом от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания.
Приказы о дисциплинарных взысканиях, отпусках, дежурствах и командировках хранят не менее пяти лет.
Документы, которые подтверждают исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, организация-страхователь должна хранить шесть лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
После истечения предельного срока хранения документов они подлежат уничтожению.