При переводе работников на «удаленку» их нужно обеспечить инструментами и ресурсами, которые необходимы для работы вне офиса. О том, как организовать такое обеспечение и как решить связанные с ним налоговые вопросы, читайте в нашей статье.
Как обеспечить работника ресурсами: два варианта
Организационно удаленная работа может быть устроена по-разному. Первый подход предполагает, что для работы из дома сотрудники используют собственную технику, программное обеспечение и расходные материалы, а также самостоятельно оплачивают интернет и сотовую связь.
При втором подходе работодатель полностью обеспечивает сотрудников на «удаленке» всем необходимым для работы. Другими словами, всю материальную базу (ноутбуки, роутеры, телефоны, принтеры и другую технику; расходные материалы), а также программное обеспечение организация закупает за свой счет и на свое имя. А затем по мере необходимости выдает соответствующие ценности работникам.
ВАЖНО. На практике обычно происходит совмещение этих схем. Часть оборудования, расходников и ПО предоставляется работодателем, а другая часть является собственностью работника. Соответственно, в этом случае бухгалтеру нужно знать особенности налогообложения при каждом их описанных способов обеспечения сотрудника ресурсами.
За счет сотрудников
Начнем с первого варианта, который в текущей ситуации реализовать значительно проще, так как снимаются вопросы поиска, приобретения и передачи работникам нужной техники.
Данный способ организации «удаленного офиса» имеет и ряд других преимуществ. Так, если работники используют свою технику, то перед работодателем в принципе не встает вопрос учета оборудования и обеспечения его сохранности. Также в этом случае не приходится говорить о материальной ответственности сотрудников и об ограничениях по использованию техники во внерабочее время. Следовательно, не может быть и претензий со стороны контролирующих органов в части непроизводственного характера тех или иных затрат.
Правовым основанием для применения данной модели организации дистанционной работы являются статьи 188 и 312.3 ТК РФ. В них прямо предусмотрена возможность использования сотрудниками личного имущества (в том числе технических средств и материалов) в интересах работодателя. А на организацию, в свою очередь, возлагается обязанность по выплате компенсации и возмещению расходов.
В части налогообложения данная модель удаленной работы тоже достаточно проста.
Компенсация, которая выплачивается работникам за использование личного имущества, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Причем в том размере, который стороны согласовали в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (письмо Минфина от 30.04.15 № 03-04-05/25434).
Данная компенсация полностью учитывается в расходах. Ее можно включить в состав расходов на оплату труда и при ОСНО, и при УСН (ч. 1 ст. 255, подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ), либо в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (письмо Минфина от 15.08.05 № 03-03-02/61). Напомним, что право выбора основания для учета расходов дано налогоплательщикам пунктом 4 статьи 252 НК РФ.
Также не надо удерживать НДФЛ с суммы возмещения расходов, которые понес сотрудник «на удаленке». Речь идет об оплате доступа в интернет, программного обеспечения и расходных материалов (картриджей, батареек, кабелей и т.п.). В этом случае работнику возмещаются суммы, которые он ранее потратил в связи с выполнением трудовых обязанностей. А обязанность по такому возмещению установлена ТК РФ.
Следовательно, одновременно применимы положения статьи 41 НК РФ о том, что у работников не возникает дохода как экономической выгоды, и пункта 1 статьи 217 НК РФ, который освобождает от НДФЛ законодательно установленные компенсационные выплаты (см. п. 3 Обзора судебной практики Верховного суда РФ № 1 (2016), утв. Президиумом ВС РФ 13.04.16). Такой подход позволяет не начислять на данные выплаты страховые взносы (основание — подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Не должно быть проблем и при учете возмещения расходов при налогообложении у самой организации, причем как на общей системе, так и на УСН (п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ). Ведь статья 312.3 ТК РФ прямо указывает: порядок возмещения расходов, связанных с исполнением дистанционной работы, определяется трудовым договором. При этом компенсации подлежат, в том числе расходы на программно-технические средства, используемые работником. Также в статье 312.3 ТК РФ сказано, что основанием для компенсации является отчет о выполненной работе.
Таким образом, для учета затрат достаточно иметь допсоглашение о временном переводе на дистанционную работу, где зафиксирован порядок и условия возмещения затрат; утвержденный работодателем отчет сотрудника и соответствующие платежные документы. Отметим, что лучше включить в допсоглашение максимально полный перечень расходов, которые будут компенсироваться работодателем, и оставить этот список «открытым». А чтобы избежать возможных злоупотреблений со стороны сотрудников, нужно прописать, что возмещению подлежат «иные согласованные с работодателем расходы».
ВНИМАНИЕ. В указанном порядке можно учитывать и возмещение каких-то чрезвычайных затрат сотрудника: на ремонт оборудования или срочную покупку нового (письмо Минфина от 08.12.06 № 03-03-04/4/186). Но в этом случае могут дополнительно потребоваться документы, подтверждающие причины и обстоятельства, с которыми связаны соответствующие расходы. Например, это может быть объяснительная записка о причинах поломки, или «служебка» о необходимости «апгрейда» техники для выполнения поставленной задачи. Данные документы сотрудник может приложить к регулярному отчету.
За счет работодателя
Вторая модель организации работы «на удаленке» потребует от работодателя гораздо большей вовлеченности. Напомним, в этом случае ресурсы, необходимые для работы из дома, закупаются организацией за свой счет и отражаются на ее балансе, а работники получат эти ценности для использования в служебных целях.
Главными вопросами при такой схеме становятся учет переданного имущества и обеспечение его сохранности, а также контроль целевого использования расходных материалов, ПО и оплаченных услуг (сотовая связь, интернет). К сожалению, законодательство не содержит готового решения для этой ситуации.
Так, в части учета передаваемой работникам техники действует только норма пункта 5 ПБУ 6/01, где содержится общее указание: в целях обеспечения сохранности объектов имущества в производстве или при эксплуатации должен быть организован надлежащий контроль за их движением. Порядок такого учета законодательством не урегулирован. Поэтому придется самостоятельно разработать документы, регламентирующие учет имущества, переданного работникам, в том числе формы бланков, которые будут использоваться при его передаче и возврате. При этом нужно учесть «карантинные» реалии, и закрепить возможность обмена электронными документами (в т.ч. скан-образами) с последующим подписанием бумажных документов.
Что касается самих форм, то они могут быть как индивидуальные (акт или расписка), так и сводные (журнал или ведомость выдачи). Но в любом случае нужно предусмотреть индивидуализацию и предаваемого имущества (вид, наименование, номер, если имеется), и получателя (ФИО, должность). Также не лишним будет указать стоимость имущества и цель передачи. А для оборудования, которое выдается на время (техника, ПО), нужно установить срок, на который оно передается работнику. Сделать это можно, в том числе, указанием на событие: отмена режима повышенной готовности, улучшение санитарно-эпидемиологической обстановки по коронавирусу, прекращение действия допсоглашения о дистанционной работе, увольнение сотрудника, требование работодателя и т.п.
Итак, документы оформлены и оборудование выдано. Наступает черед налоговых вопросов. Ведь тот факт, что имущество, переданное работнику «на удаленке», находится в его полном распоряжении 24 часа в сутки все 7 дней в неделю, может вызвать претензии со стороны налоговых органов в части учета работодателем соответствующих затрат. Особенно, если речь идет об учете затрат на покупку расходных материалов или ПО, которое оплачивается по факту использования.
Избежать этого помогут кадровые документы. В обычной обстановке это Правила внутреннего трудового распорядка и должностные инструкции, куда добавляются пункты о запрете на использование переданного имущества в личных целях. Но поскольку с данными изменениями работников надо знакомить под роспись, а в условиях «карантинной удаленки» это сделать сложно, то подобный запрет нужно включить в текст дополнительного соглашения о временном переходе на дистанционную работу.
Данные положения дадут компании не только возможность применить к нарушителям дисциплинарные взыскания и при необходимости взыскать ущерб в полном размере (п. 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ), но и послужат хорошим аргументом в случае предъявления претензий со стороны ИФНС.
Заметим, что можно не ограничиваться кадровыми документами. Если позволяет время и ресурсы допустимо наладить программные средства, которые не дадут сотрудникам возможность использовать оборудование во внерабочее время без ведома работодателя. Также можно отслеживать местонахождение переданного имущества. Эти меры (подтвержденные приказами и распоряжениями по организации) будут дополнительным «козырем» при обосновании производственного характера затрат на технику, ПО и расходные материалы.
Ответственность за сохранность имущества
В заключение рассмотрим вопрос о том, можно ли взыскать с работника «на удаленке» компенсацию за утрату имущества работодателя. Сразу заметим, что этот вопрос в законодательстве проработан не очень хорошо.
Согласно статье 241 ТК РФ, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего заработка. Но даже если стоимость переданного имущества не превышает средний заработок сотрудника, взыскать с него стоимость утраченной или поврежденной техники будет непросто.
Дело в том, что в силу статьи 239 ТК РФ работника нельзя привлечь к материальной ответственности, если организация не обеспечила надлежащие условия хранения вверенного ему имущества. А судам в случае споров об удержании из заработной платы вреда, причиненного имуществу компании, предписано выяснять, нет ли обстоятельств, исключающих ответственность работника (см. п. 4 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.06 № 52). Очевидно, что в случае с дистанционной работой обеспечить такие условия работодатель не в состоянии. Таким образом, шансы на взыскание с работника стоимости техники, переданной для работы на «удаленке», не сильно высоки.
Схожая ситуация и в случае поломки или утраты оборудования, стоимость которого превышает средний заработок сотрудника. Полная материальная ответственность из-за недостачи ценностей, вверенных на основании письменного договора, распространяется только на тех работников, которые упомянуты в специальных перечнях (п. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 244 ТК РФ). А в этих перечнях указаны лишь те категории работников, которые занимают должности, или выполняют работы, связанные с обслуживанием денежных или материальных ценностей (постановление Минтруда от 31.12.02 № 85). Данные перечни являются исчерпывающими и расширительному толкованию не подлежат (письмо Роструда от 19.10.06 № 1746-6-1).
Таким образом, заключить договор о полной материальной ответственности при передаче сотрудникам ноутбуков, принтеров, сканеров и прочего оборудования не получится. Равно как и не удастся вменить работнику полную материальную ответственность в случае передачи имущества по разовому документу, о котором также говорится в пункте 2 части 1 статьи 243 ТК РФ. Причина — все то же положение статьи 239 ТК РФ о необходимости обеспечения условий хранения имущества.
Выходит, что единственная возможность взыскать с работника стоимость переданного для удаленной работы оборудования, это доказать, что вверенное имущество утрачено не при исполнении трудовых обязанностей, либо в результате административного проступка или преступления, совершенного сотрудником (п. 5, 6 и 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). А значит, без налаженной системы контроля за использованием оборудования в этом случае не обойтись.