Большинство работодателей уже приступило к формированию справок по форме 2-НДФЛ за прошлый год. Трудности возникают у тех, кто оказался в нестандартной ситуации: задолженность по зарплате, излишняя уплата налога, превышение вычетов над доходами и проч. В этой статье мы даем практические рекомендации по заполнению формы 2-НДФЛ в сложных случаях.
В 2015 году зарплату начислили, но не выплатили
Среди организаций и ИП немало таких, кто оказался в сложной финансовой ситуации и не может своевременно выплачивать зарплату. У бухгалтера возникает вопрос: нужно ли отражать начисленную, но не выданную заработную плату в справке 2-НДФЛ? И, если нужно, то какие поля следует заполнить?
На первый взгляд может показаться, что заполнять 2-НДФЛ не потребуется до тех пор, пока работодатель не погасит задолженность перед сотрудником. Действительно, в разделах 3 и 5 справки указываются сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом. Об этом сказано в порядке заполнения формы сведений о доходах, утвержденном приказом Минфина России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@. Тогда как в нашем случае речь идет о доходах, которые фактически не получены.
Тем не менее, начисленная заработная плата должна попасть в справку независимо от того, выдана ли она работнику. Объясняется это тем, что датой получения дохода в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Значит, начисленная зарплата считается полученной, даже если деньги к сотруднику не поступили. Как следствие, в справке 2-НДФЛ следует отразить начисленную, но не выданную зарплату.
Начисленную сумму нужно указать в разделе 3 в поле «Сумма дохода» за тот месяц, за который она начислена. Далее начисленная зарплата войдет в состав итогового показателя, отраженного в разделе 5 в поле «Общая сумма дохода». Эта же величина за минусом вычетов войдет в состав итогового показателя, отраженного в разделе 5 в поле «Налоговая база».
Налог с начисленной, но не выданной зарплаты, будет показан в составе итогового показателя в разделе 5 в поле «Сумма налога исчисленная». Поля «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» в разделе 5 не заполняются. Добавим, что бухгалтер должен заполнить только справку с признаком «1». Обязанность по представлению справки с признаком «2» возникает в связи с невозможностью удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). А при задержке зарплаты об удержании налога речь не заходит.
Зарплату начислили в 2015 году, а выплатили в 2016 году
Многие работодатели выдают декабрьскую зарплату в январе. Кроме того, есть компании и ИП, которые в новом году погашают задолженность по заработной плате за несколько месяцев прошлого года. При этом бухгалтер удерживает и перечисляет в бюджет налог на доходы. Каким образом отразить это в справке 2-НДФЛ?
По мнению специалистов ФНС России любые сведения, относящиеся к прошлогодним доходам, необходимо показывать в справке за прошлый год. Это правило действует и в случае, когда налог с прошлогодней зарплаты перечислен уже в новом году. Если же 2-НДФЛ за прошлый год уже сдана, работодателю придется представить корректировку. Такое мнение изложено в письме от 02.03.15 № БС-4-11/3283.
В корректирующей справке следует продублировать данные исходного документа и плюс к этому указать величину НДФЛ, который был удержан и перечислен после Нового года. Эта цифра войдет в итоговые показатели, отраженные в разделе 5 в полях «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная».
НДФЛ удержали правильно, но перечислили излишне
Некоторые трудности вызывает ситуация, когда налог начислен и удержан верно, но в бюджет ошибочно перечислена завышенная сумма налога. Чтобы правильно заполнить форму 2-НДФЛ, нужно руководствоваться следующим утверждением: излишне уплаченная сумма не является налогом. Следовательно, она не должна отражаться в справке о доходах. Таким образом, в разделе 5 поля «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» надо заполнить так, как будто переплаты не было.
Приведем пример. Допустим, работодатель начислил и удержал НДФЛ в размере 10 000 руб., а в бюджет по ошибке перечислил 15 000 руб. В справке о доходах в соответствующих полях раздела 5 бухгалтер должен проставить цифру 10 000. Что касается переплаты, то ее можно зачесть или вернуть. Для этого нужно провести сверку с бюджетом, а затем написать заявление в ИФНС.
Сумма стандартных вычетов работника превысила его доходы
Случается, что размер стандартных вычетов работника оказывается больше, чем его доход. Это происходит, в частности, когда сотрудник с маленьким окладом получает вычет сразу на нескольких детей.
При подобных обстоятельствах заполнить форму 2-НДФЛ непросто, так как бухгалтерские программы обычно не позволяют указывать превышение вычетов над доходами. Причина в том, что облагаемая база по налогу на доходы может быть положительной или нулевой, но не отрицательной.
Для решения проблемы раздел 4 справки нужно заполнить так, чтобы сумма вычетов по всем кодам равнялась величине дохода. Проще говоря, размер вычетов следует «подогнать» под размер дохода, чтобы облагаемая база приняла нулевое значение. В разделе 5 в полях «Налоговая база», «Сумма налога исчисленная» и «Сумма налога удержанная» следует поставить нули.
Пример
В течение года сотрудник получал «детские» вычеты на первого, второго и третьего ребенка (коды вычетов 114, 115 и 116 соответственно). Суммарная величина вычетов по коду 114 составила за год 16 800 руб. (1 400 руб. х 12 мес.). Суммарная величина вычетов по коду 115 также составила за год 16 800 руб. Суммарная величина кодов по вычету 116 составила за год 36 000 руб. (3 000 руб. х 12 мес.). Итого за год размер всех «детских» вычетов достиг 69 600 руб.(16 800 + 16 800 + 36 000). Зарплата работника равнялась 4 500 руб. в месяц, и по итогам года составила 54 000 руб. (4 500 руб. х 12 мес.). При заполнении формы 2-НДФЛ бухгалтер «подогнал» суммарное значение вычетов под величину дохода. Для этого в разделе 4 справки по коду 114 он указал сумму вычета 16 800, по коду 115 сумму вычета 16 800, а по коду 116 — сумму вычета 20 800 (54 000 — 16 800 — 16 800).
Обратите внимание: работодатель не должен представлять справку с признаком «2». Дело в том, что этот признак присваивается справкам, которые сдаются в связи с невозможностью удержать НДФЛ. Но в случае превышения вычетов над расходами налог удерживать вообще не нужно. Значит, бухгалтеру достаточно оформить справку с признаком «1».
Инспекция с первого раза не приняла справку
Нередко бывает так, что одни справки 2-НДФЛ инспекция принимает сразу, а в других находит ошибки и «возвращает» на доработку. Бухгалтеры сомневаются, как поступить после исправления изъянов: сдать заново все справки, либо представить только те, в которых были недочеты? Помимо этого возникают неясности, считается ли исправленная справка корректировочной и какой номер ей присвоить.
Сдавать повторно все справки не нужно, достаточно представить исправленные. Корректировочными такие формы не являются, поэтому в заголовке в поле «Номер корректировки» следует поставить «00». У исправленной справки остается такой же номер, как у исходной, но меняется дата — при повторной сдаче формы 2-НДФЛ бухгалтер должен поставить дату, когда внесены исправления.