В исключительных случаях организации могут использовать в бухгалтерском учете скан-образы первичных учетных документов. Такое мнение высказали специалисты Минфина в письме от 22.04.20 № 03-01-10/32570.
Разъяснения следующие. В пункте 1 статьи 9 Закона о бухучете (от 06.12.11 № 402-ФЗ) установлено, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Такой документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом первичку следует хранить не менее пяти лет после соответствующего учетного года.
По общему правилу ведение бухучета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ст. 7 Закона № 402-ФЗ). При этом экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.
По мнению Минфина, приведенные нормы законодательства не препятствуют использованию скан-образов первичных документов в бухучете. Но, как полагают в министерстве, делать это можно только в исключительных случаях. В каких именно — авторы письма умалчивают. С большой долей вероятности можно утверждать, что к числу таких случаев относится нынешняя ситуация, связанная с распространением коронавируса и его негативным влиянием на экономику.