Электронные образы (скан-копии) первичных учетных документов нельзя использовать в бухгалтерском учете. Такой вывод следует из письма Минфина от 02.10.20 № 03-03-06/1/86376. Тем самым министерство изменило позицию по данному вопросу.
В апреле Минфин допустил использование электронных образов «первички» для целей бухучета. В письме от 22.04.20 № 03-01-10/32570 специалисты финансового ведомства говорили, что такие документы можно применять в исключительных случаях (см. «Минфин допускает использование скан‑образов первичных документов для целей бухучета»).
Однако авторы комментируемого письма высказали иное мнение. Чиновники напомнили, что в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ о бухучете установлено следующее: каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Такой документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Это означает следующее. Применяемая для целей бухучета электронная «первичка» должна соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью.
При этом Закон № 402-ФЗ не предусматривает возможность принятия к бухгалтерскому учету электронных образов первичных документов. Соответственно, использовать такие документы в бухучете нельзя.