Первичные учетные документы, составленные в электронной форме, могут подтверждать расходы организации. Причем, для заверения таких документов достаточно простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи. Об этом напомнил Минфин в письме от 27.04.20 № 03-03-06/1/34096.
Общие критерии признания расходов изложены в пункте 1 статьи 252 НК РФ. В нем сказано, что при расчете налога на прибыль организация вправе учесть обоснованные и документально подтвержденные расходы. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.
Как известно, каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом. Такой документ, как гласит статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», может быть составлен как на бумаге, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
А в статье 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено следующее. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Условия этого соглашения должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона № 63-ФЗ.
Таким образом, для оформления «первички» стороны вправе организовать электронный документооборот при соблюдении положений Закона № 63-ФЗ. В этом случае документы, подписанные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, могут подтверждать расходы организации.