Контрагент предлагает заверять первичные документы и счета-фактуры факсимильной подписью уполномоченных лиц. Можно ли будет использовать такие документы для признания расходов в налоговом учете, а также для подтверждения вычетов по НДС? Нет, нельзя, ответил Минфин в письме от 08.12.17 № 03-03-06/1/81951.
Налог на прибыль
Порядок оформления первичных учетных документов регулируется Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Одним из обязательных реквизитов является подпись лица (лиц) с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
То есть чтобы списать расходы, нужны надлежащим образом составленные документы, которые подтверждают понесенные расходы. Из комментируемого письма можно сделать вывод, что «первичка», подписанная факсимиле, документальным подтверждением затрат не является. Поэтому такие расходы при исчислении налога на прибыль не учитываются.
Добавим, что в письме от 13.04.15 № 03-03-06/20808 Минфин прямо заявил, что первичные документы с факсимиле или электронной копией подписи не могут подтверждать расходы для целей учета по налогу на прибыль. Такую же позицию выражают арбитражные суды (например, постановление ФАС Поволжского округа от 20.06.12 № А12-13422/2011).
НДС
Что касается вычета НДС по счету-фактуре, подписанному факсимиле, то здесь авторы письма приводят следующие аргументы. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами (подп. 6 ст. 169 НК РФ). Пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено. В связи с этим счета-фактуры, подписанные факсимиле, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия сумм НДС к вычету.
Отметим, что суды также все чаще признают правомерным отказ в вычете по счетам-фактурам, подписанным факсимиле.
Очевидно, что при больших оборотах и, соответственно, большом количестве счетов-фактур подписывать каждый документ собственноручно крайне тяжело. Попытки использовать для облегчения данной задачи факсимиле приводят к отказу вычетах и серьезным финансовым потерям. Поэтому наилучшим выходом в описанной ситуации представляется подключение к системе для обмена юридически значимыми счетами-фактурами. Чтобы подписать электронный счет-фактуру квалифицированной электронной подписью (КЭП) достаточно один раз «кликнуть» компьютерной мышкой.