С 1 апреля 2016 г. действует новый порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Приказ Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н.
Ныне действующий порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи был утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н. Эти правила предусматривают использование в электронном документообороте счетов-фактур электронной цифровой подписи.
Однако как гласит пункт 3 статьи 19 Федерального закона 3 63-ФЗ в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись, предусмотренная положениями упомянутого Федерального закона.
Новый порядок выставления и получения счетов-фактур, утвержденный приказом Минфина от 10 ноября 2015 г. № 174н (далее — Порядок), приводит правила электронного документооборота счетов-фактур в соответствие с требованиями федерального законодательства. Теперь Порядок прямо предусматривает, что счета-фактуры должны быть подписаны исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью.
Таким же образом нужно будет заверять и другие документы (п. п. 2.5 – 2.20 Порядка):
— подтверждения оператора электронного документооборота;
— извещения о получении счета-фактуры;
— извещения о получении подтверждения оператора электронного документооборота;
— уведомления об уточнении счета-фактуры;
— извещения о получении уведомления об уточнении счета-фактуры.
Финансисты также скорректировали порядок действий в случаях, когда покупатель по каким-либо причинам не получил счет-фактуру, а продавец — подтверждение оператора электронного документооборота, что файл со счетом-фактурой получен покупателем.
Так, например, если продавец не получил подтверждение оператора электронного документооборота о том, что покупатель получил файл со счетом-фактурой, он сообщает об этом оператору. Продавец повторяет отправку файла электронного счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя. И только если направить файл электронного счета-фактуры покупателю через оператора невозможно, продавец может выставить счет-фактуру на бумаге (п. 2.20 Порядка).
Кроме того, согласно действующим правилам для участия в электронном документообороте продавцу и покупателю, в частности, необходимо:
— получить квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи руководителя;
— представить заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур;
— получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота и реквизиты доступа.
Помимо этих действий, новым Порядком установлено, что те лица, которые впервые собираются использовать электронный документооборот, должны будут указать, согласны они или не согласны на передачу сведений другому оператору (пп. «б» п. 2.1 ч. II Порядка). Прежние правила выставления и получения электронных счетов-фактур это не предусматривали.