Заполнение 6-НДФЛ — острая тема этой весны. Чем ближе срок сдачи, тем больше возникает споров, как правильно заполнить форму. Ответим на самые частые вопросы бухгалтеров.
Расчет 6-НДФЛ сдается, начиная с I квартала 2016 года по форме, утвержденной приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450
Срок сдачи: за первый квартал 2016 года не позднее 4 мая 2016; за полугодие, девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за 2016 год — не позднее 1 апреля 2017 года. Если численность получателей дохода в организации до 25 человек, расчет можно представить на бумажном носителе.
Заполнение нулевой 6-НДФЛ
В настоящий момент однозначного ответа на этот вопрос нет. В нормативных документах четко не зафиксировано, что организация обязана сдавать нулевые отчеты по 6-НДФЛ, инспекторы ФНС лишь рекомендуют это делать. Однако пока подобную рекомендацию выполнить получится не у всех, так как проверочные программы требуют, чтобы в разделе 2 присутствовал хотя бы один блок с заполненными строками 100, 110, 120 (дата получения дохода, дата удержания налога и срок перечисления налога соответственно). Как вариант, можно отразить в разделе 2 операции с нулевыми суммами и с датами, относящимися к истекшему кварталу.
Отпускные начислены в феврале, а выплачены в марте
При заполнении раздела 2 формы 6-НДФЛ для больничных и отпускных абсолютно не важно, когда они начислены и за какой период. Важно лишь знать дату их выплаты, именно она должна быть проставлена в строках 100 и 110. В строке 120 при этом указывается последний день месяца (с учетом переноса, если он пришелся на выходной день), отраженного в строках 100 и 110.
Зарплату выдают до конца месяца
Такая ситуация достаточно часто встречается, к примеру, в бюджетных организациях. К сожалению, нынешняя редакция Налогового кодекса плохо соответствует подобной практике расчетов с работниками. Статья 223 НК РФ говорит, что датой фактического получения заработной платы является последний день месяца, за который она начислена. В строчку 100 раздела 2 в этом случае для зарплаты за январь 2016 года мы должны поставить 31.01.2016, за февраль ― 29.02.2016 и т д. Так как расчет с сотрудниками организация производит 25-го числа, то и НДФЛ с заработной платы она удержит 25-го числа. Значит, в строке 110 ставим ― 25.01.2016, в строке 120 ― 26.01.2016.
До недавнего времени специалисты ФНС и Минфина утверждали, что невозможно определить налоговую базу до того, как наступит дата фактического получения дохода. Значит, невозможно исчислить и тем более удержать НДФЛ до 31 января 2016 года (например, письмо Минфина от 10.07.2014 № 03-04-06/33737). Поэтому считалось, что удержанные до конца месяца суммы НДФЛ налогом не являются (например, письмо ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/14507). Организациям в судах приходилось доказывать, что это был все-таки налог, который удержан из дохода налогоплательщика. К счастью, судебная практика сложилась полностью в пользу налоговых агентов.
Важно, что применительно к форме 6-НДФЛ ФНС изменила свою точку зрения в письме от 24.03.2016 № БС-4-11/5106. Налоговики сообщили, что если работникам зарплата за январь 2016 года выплачена 25.01.2016, то в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года эта операция отражается так:
• в строке 100 указывается 31.01.2016;
• в строке 110 ― 25.01.2016;
• в строке 120 — 26.01.2016;
• в строках 130 и 140 проставляются соответствующие суммовые показатели.
Иными словами, для зарплаты за январь в разделе 2 Расчета 6-НДФЛ мы получаем заполнение:
100 31.01.2016 130 Сумма дохода (зарплаты)
110 25.01.2016 140 Удержанный НДФЛ
120 26.01.2016
В платежном поручении на уплату НДФЛ указали неверную сумму налога
Форма 6-НДФЛ, напомним, является отчетностью по исчисленному и удержанному налогу на доходы физических лиц. К этой форме платежные поручения на уплату НДФЛ никакого отношения не имеют. Никакая информация из них в форму 6-НДФЛ не вносится.
В строке 140 расчета указываем сумму удержанного налога независимо от того, какая сумма потом перечислялась в бюджет. Точно так же в строку 120 вносим срок уплаты НДФЛ, то есть дату, не позднее которой НДФЛ должен быть уплачен по закону. В большинстве случаев в строке 120 стоит дата, следующая за датой в строке 110, для отпускных и больничных — конец месяца, указанного в строке 110. Если же исходный срок уплаты приходится на выходной день, он сдвигается на следующий после выходных рабочий день.
Данные об НДФЛ, удержанном налоговым агентом, налоговая служба самостоятельно сверит с карточкой расчетов с бюджетом этого налогового агента. Если в отчете 6-НДФЛ отражено, что 25 января 2016 года удержан НДФЛ с отпускных со сроком уплаты 31 января 2016 года (с учетом сдвига на рабочий день ― 1 февраля), то ФНС по карточке отследит, была ли требуемая сумма налога уплачена не позднее 1 февраля 2016 года. И так по каждому сроку уплаты из раздела 2 формы 6-НДФЛ.
Проводки по заработной плате делают один раз в месяц
Действительно, до 2016 года НК РФ обязывал налоговых агентов рассчитывать НДФЛ один раз по итогам месяца.
Но с этого года действует новая редакция статьи 226 НК РФ. В этой статье сказано, что налоговый агент обязан исчислять налог на каждую дату фактического получения дохода. Все эти даты прописаны в статье 223 НК РФ).
Особые сроки установлены только для заработной платы (последний день месяца или день увольнения), материальной выгоды с заемных средств и для командировочных расходов (последний день месяца).
Для всех остальных доходов дата фактического получения дохода ― это день его выплаты. Значит, что как только организация выплачивает какой-либо доход, отличный от заработной платы, у нее возникает обязанность исчислить, удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет не позднее следующего дня.
Таким образом, для правильного заполнения формы 6-НДФЛ нельзя опираться только на проводки по заработной плате, тем более если они делаются одним днем. Нужно вести детальный учет того, какой вид дохода (зарплата, отпускные, больничные или иной), в какие даты был выплачен (именно выплачен, а не начислен), и какой НДФЛ с этой выплаты был удержан. Только такой подход позволит заполнить 6-НДФЛ достоверными сведениями.
Как перечислить НДФЛ по уволенному сотруднику
Как правило, срок перечисления НДФЛ для уволенных не совпадает со сроком перечисления НДФЛ по остальным работникам организации.
Датой фактического получения дохода (строка 100) для заработной платы уволенного сотрудника признается день увольнения. В этот же день в соответствии со статьей 140 ТК РФ производится выплата всех причитающихся ему сумм. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны выплачиваться не позднее следующего дня после предъявления уволенным требования о расчете. Именно при выплате этих сумм и удерживается НДФЛ. При увольнении сотрудника в строку 110 поставьте ту дату, когда произведены выплаты. Сроком перечисления налога (строка 120) укажите следующий день после даты из строки 110 (или следующий рабочий день, если срок уплаты пришелся на выходной).
