B заключительном материале цикла, посвященного предоставлению стандартных налоговых вычетов по НДФЛ, мы рассмотрим вопросы, связанные с порядком уменьшения выплачиваемых сотрудникам сумм. Как применять вычет, если пособие выплачивается вместе с авансом в середине месяца? Если работница уходит в декрет? Если отпуск начинается в декабре, а заканчивается в январе, то есть в другом налоговом периоде? Давайте разбираться.
Вычет при выплате пособия по временной нетрудоспособности вместе с авансом
Начнем с весьма распространенной ситуации — выплаты облагаемого НДФЛ дохода в середине месяца. Такое часто происходит, к примеру, при оплате «больничного». Ведь суммы пособия по временной нетрудоспособности положено выплатить в ближайший после назначения день выдачи зарплаты (п. 5 ст. 13, п. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ, письмо ФСС от 14.07.16 № 02-09-14/15-02-11878). Причем, не важно, выдавался ли аванс или производился окончательный расчет, поскольку с точки зрения Трудового кодекса обе эти выплаты являются заработной платой (ст. 129 и 136 ТК РФ).
В результате ситуация, когда вместе с авансом по заработной плате (при выплате которого, как известно, НДФЛ не удерживается) выплачивается и пособие по временной нетрудоспособности, из которого по правилам пп. 1 п. 1 ст. 223 и п. 4 ст. 226 НК РФ налог уже нужно удержать, совсем не редкость. И перед бухгалтером встает непростой вопрос: уменьшать ли сумму пособия на вычет за этот месяц?
Согласно п. 3 ст. 226 НК РФ, налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода. Делают они это по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам, в отношении которых применяется налоговая ставка 13%, начисленным налогоплательщику за данный период. При этом сумма налога определяется с зачетом НДФЛ, удержанного в предыдущие месяцы текущего года.
Значит, налог, удержанный при выплате вместе с авансом пособия по временной нетрудоспособности, в любом случае будет зачтен при окончательном расчете с сотрудником по итогам месяца.
Идем дальше. В статье 218 НК РФ говорится, что стандартные налоговые вычеты применяются налоговым агентом при исчислении налоговой базы нарастающим итогом в каждом месяце, когда налоговым агентом производится выплата доходов налогоплательщику. При этом налоговая база по НДФЛ, согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, включает в себя все полученные налогоплательщиком доходы. А включение дохода в налоговую базу зависит от даты его фактического получения, которая определяется в порядке, установленном статьей 223 НК РФ.
Итого, в случае с вычетами алгоритм получается следующий. Если при осуществлении выплаты налоговый агент определяет налоговую базу, нужно применить вычет. А налоговая база исчисляется в тех случаях, когда по правилам ст. 223 НК РФ на дату выплаты денег доход считается фактически полученным.
Применим этот алгоритм к нашей ситуации.
Датой фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности признается день выдачи (перечисления) соответствующих денежных средств налогоплательщику (п. 1 ст. 223 НК РФ). Следовательно, на дату выплаты пособия будет определяться налоговая база и при ее определении налоговый агент должен применить налоговые вычеты.
В нашей ситуации это будет означать следующее. При выплате в середине месяца вместе с авансом по заработной плате пособия по временной нетрудоспособности в отношении этого пособия бухгалтер должен применить стандартные налоговые вычеты. Причем, если сумма вычета превысит сумму дохода, налог не удерживается. А накопленные вычеты можно перенести на следующие месяцы в течение года (письмо ФНС России от 15.03.06 № 04-1-04/154).
Проиллюстрируем на примере. Если в ноябре вместе с авансом выплачивается пособие за октябрь, то при его выплате сотруднику нужно предоставить стандартные налоговые вычеты за ноябрь (и за октябрь, если ранее они не предоставлялись). Вычеты предоставляются в полном размере при условии, что сумма пособия больше или равна размеру указанных вычетов. Если же пособие меньше суммы вычетов, то НДФЛ не удерживается, а остаток вычета нужно будет учесть при последующих выплатах дохода этому сотруднику.
Приведенный выше порядок актуален и для ситуации, когда сотрудник, получив пособие, решит уволиться и никаких выплат ему больше не положено. В таком случае со стороны работодателя никаких нарушений допущено не будет. Ведь вычет предоставлен по правилам НК РФ и недоплаты в бюджет не произошло. Более того, если пособие было меньше вычета, то уволившийся сотрудник сможет получить «остаток» в порядке, предусмотренном п. 4 ст. 218 НК РФ, т.е. через налоговый орган на основании налоговой декларации и соответствующих документов.
У декрета свои правила
Следующая ситуация, которая заставляет бухгалтера задуматься о порядке предоставления вычета — выплата пособия по беременности и родам. Зачастую при осуществлении данной выплаты сотруднице автоматически предоставляются вычеты за все месяцы, на которые оформлен соответствующий «больничный». Проще говоря, при выплате пособия, например, в июле сотрудница получает вычеты за август-октябрь с соответствующим перерасчетом сумм дохода, полученного с января.
И вот такой вычет уже является ошибкой бухгалтера, которая влечет занижение суммы НДФЛ. А это позволяет привлечь организацию к ответственности на основании ст. 123 НК РФ.
Связано это все с тем же правилом: вычеты предоставляются только при определении налоговой базы. Если же выплата сотруднику облагаемого НДФЛ дохода с какого-либо месяца полностью прекращена и не возобновляется до конца года, налоговая база после прекращения выплат налоговым агентом не определяется вообще. Значит, стандартный налоговый вычет за такие месяцы налоговый агент предоставить не вправе (п. 2 письма Минфина России от 22.10.14 № 03-04-06/53186, письмо Минфина России от 06.05.13 № 03-04-06/15669).
Именно такую ситуацию мы имеем в случае выплаты пособия по беременности и родам. Само пособие по беременности и родам, согласно п. 1 ст. 217 НК РФ, от НДФЛ освобождено. А иных доходов, облагаемых НДФЛ, если сотрудница до конца года уходит в декретный отпуск, работодатель ей не выплачивает. Так что при выплате пособия организация не должна предоставлять вычеты за месяцы, в которых сотрудница не будет получать облагаемый НДФЛ доход.
Как быть, если у «декретницы» впоследствии появляется налогооблагаемый доход
Продолжим наш пример. Предположим, что работница ушла в декрет в июле, а сентябре получила премию по итогам работы за полугодие. Данный доход облагается НДФЛ, а это означает, что налоговый агент определяет по нему налоговую базу и, соответственно, получает право предоставить налоговый вычет. Вопрос заключается в том, за какие месяцы надо предоставлять вычет.
Ответ находим в ст. 218 НК РФ. Там говорится, что вычет предоставляется в каждом месяце, когда выплачивается доход, нарастающим итогом. Это значит, что при выплате премии в сентябре организация сможет предоставить вычет как за месяц выплаты, так и за все месяцы с начала года, в которых вычет не предоставлялся. Но при этом вычеты предоставляются по факту выплаты дохода и применяются исключительно к выплачиваемой сумме. Так что если сумма вычета окажется больше суммы дохода, то в рассматриваемой ситуации никакого перерасчета сумм НДФЛ за период до назначения пособия проводиться налоговым агентом не должно. Это исключительно прерогатива налогового органа, который при обращении работницы с соответствующей декларацией сможет пересчитать налог с начала года и предоставить вычеты в полном размере.
Сложности с переносом вычета возникают не только при выплатах беременным сотрудницам. Вычеты могут накапливаться и у обычных сотрудников, которые, к примеру, брали отпуск за свой счет. По правилам подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ и в соответствии с разъяснениями Минфина России, такие сотрудники имеют право получить вычеты в том числе и за период неоплачиваемого отпуска, если приступили к работе до конца года (см. письма Минфина России от 22.10.14 № 03-04-06/53186 (п. 2), от 23.07.2012 № 03-04-06/8-207, от 21.07.11 № 03-04-06/8-175).
Это означает вот что. Если сотрудник работал и получал вычеты с января по сентябрь, а потом на 2 месяца взял отпуск за свой счет, и вновь приступил к работе с декабря, то при выплате зарплаты за декабрь ему нужно предоставить вычеты и за октябрь, и за ноябрь, и за декабрь. Казалось бы, все просто. Но лишь до тех пор, пока не выясняется, что вычет за три месяца превышает зарплату за декабрь. На январь вычеты перенести нельзя, т.к. это уже другой налоговый период (ст. 216 НК РФ, письмо Минфина России от 14.08.08 № 03-04-06-01/251). И появляется вопрос: нужно ли делать перерасчет за январь-сентябрь? Ведь доход-то считается нарастающим итогом.
В п. 3 ст. 210 НК РФ сказано, что разница между суммой налоговых вычетов и суммой доходов за год на следующий год не переносится. В отношении права налогового агента перенести вычеты в рамках года, но на месяцы, предшествующие выплате дохода, в НК РФ не говорится ни слова. Более того, как мы помним, по правилам ст. 218 НК РФ налоговый агент применяет стандартные налоговые вычеты при исчислении налоговой базы нарастающим итогом в каждом месяце, когда налоговым агентом производится выплата доходов налогоплательщику.
Выходит, что на прошлые месяцы налоговый агент перенести вычет не может, поскольку такой порядок уже нельзя признать «нарастающим». И если по состоянию на декабрь сотрудник накопил такую сумму вычетов за прошлые месяцы, что она превышает декабрьский доход, то налоговая база по НДФЛ за декабрь признается равной нулю, доход выплачивается без удержания налога. Но при этом никакого перерасчета (и тем более возврата налога) в рассматриваемой ситуации налоговый агент не производит. Как уже говорилось, перерасчет и возврат — прерогатива налогового органа, который вправе сделать это на основании декларации, представленной сотрудником.
Отпуск начинается в декабре, а заканчивается в январе
Особняком в ситуации с переносом вычетов стоит случай выплаты в конце года отпускных по «переходящему» отпуску. Напомним, что глава 23 НК РФ не содержит положений, позволяющих (либо обязывающих) делить отпускные и сумму НДФЛ по данному виду дохода, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается уже в другом. Поэтому сумма выплаченных отпускных в полном размере составит доход сотрудника за декабрь. Соответственно, по ней будет применен вычет за декабрь (и, возможно, предыдущие месяцы этого года). Вычет же за январь будет предоставлен работнику только в следующем году: это может произойти как при получении доходов в январе (например, премии за прошлый год), так и в последующие месяцы года.
Заметим, что это же правило применяется и в отношении отпуска, который начинается в начале января, если отпускные, как предписано Трудовым кодексом, выплачиваются в последний рабочий день декабря.
В этой связи не лишним будет обратить внимание бухгалтеров на тот факт, что сумма декабрьских отпускных в полном размере будет участвовать в определении предельной суммы доходов, по достижении которой право на вычет сотрудник утрачивает. А значит, вычет за декабрь можно предоставить сотруднику, только если сумм его доходов за год с учетом отпускных не превысит установленного лимита 350 тыс. рублей (п. 4 ст. 218 НК РФ).