| РАЗРАБОТКА И УТВЕРЖДЕНИЕ ГРАФИКА ОТПУСКОВ: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
| 1. Определение работников, которые должны провести работу по разработке графика отпусков.
Обязанность выполнять данную работу должна быть им вменена надлежащим образом, например, в соответствии с должностными инструкциями. Если такая обязанность работнику не вменена, ему предлагается выполнять ее. При согласии работника с ним заключается соглашение к трудовому договору о выполнении новой трудовой обязанности и условиях оплаты этой работы (статьи 72. 60.2 ТК РФ). Определение работников:
2. Определение процедуры и сроков разработки и утверждения графика отпусков. Особенности процедуры и сроков разработки и утверждения графика отпусков могут быть установлены каким-либо локальным нормативным актом работодателя. Это нужно проверить. Нужно установить сроки:
3. Издание приказа (распоряжения) о разработке графика отпусков на следующий календарный год. В приказе (распоряжении) указывается, кому поручено возглавить и провести работу по составлению графика отпусков, определяется круг лиц, которые должны оказать содействие в составлении графика отпусков, например, собрать или зафиксировать пожелания работников относительно времени использования отпусков. Обязательно в приказе (распоряжении) устанавливаются сроки каждого этапа составления графика, в том числе сроки сдачи пожеланий работников составителю графика отпусков. Сроки устанавливаются с учетом возможностей и специфики работы работодателя таким образом, чтобы обеспечить исполнение требования ст. 123 ТК РФ и без спешки и стрессов своевременно утвердить график отпусков (не позднее чем за две недели до наступления календарного года). 4. Регистрация приказа (распоряжения) о разработке графика отпусков в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений). 5. Ознакомление под подпись с приказом (распоряжением) работников, которых он касается. 6. Сбор пожеланий работников относительно времени использования отпусков в будущем календарном году. Выполнение этой задачи обеспечивают лица, указанные в приказе (распоряжении) о разработке графика отпусков, например, руководители структурных подразделений. Пожелания могут оформляться в виде заявлений, анкет, опросных листов. Руководители структурных подразделений могут составить ведомости опроса работников относительно времени использования отпусков. Все оформленные и поступившие на данном этапе документы регистрируются в установленном у работодателя порядке в соответствующих журналах. 7. Определение перечня работников, которые имеют право пойти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время. 8. Сбор информации о производственных и иных планах работодателя на будущий календарный год с целью наиболее оптимального выбора времени предоставления отпусков разным группам работников (путем обмена служебными, докладными записками). Все оформленные и поступившие на данном этапе документы регистрируются в установленном у работодателя порядке в соответствующих журналах. 9. Составление проекта графика отпусков. Проект графика отпусков подписывается уполномоченным лицом. 10. Учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) . 11. Утверждение графика отпусков. График отпусков утверждается руководителем работодателя или уполномоченным им на это лицом. Срок утверждения – не позднее чем за две недели до начала календарного года. График отпусков регистрируется в установленном у работодателя порядке.
12. Ознакомление работников с графиком отпусков. Согласно ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Порядок ознакомления работников конкретно с графиком отпусков не установлен. На практике используют следующие варианты: 1) работника знакомят с графиком отпусков, о чем он пишет расписку и передает ее работодателю; 2) работодатели ведут журнал ознакомления с локальными нормативными актами или даже отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков, в котором работники ставят подпись, подтверждающую ознакомление; 3) к графику отпусков прикрепляются листы ознакомления, в которых работники расписываются в подтверждение факта ознакомления; 4) в график отпусков добавляется графа ознакомления, в которой работники расписываются в строке со своей фамилией в подтверждение ознакомления. |