С 1 сентября работодатели самостоятельно разрабатывают книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Эксперты Роструда ответили на вопрос, можно ли вести журнал в виде отдельно хранящихся листов на каждого сотрудника.
Организация планирует вести журнал в виде отдельно хранящихся листов на каждого сотрудника. Эти листы будут называться «Журнал по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее» и содержать в себе все необходимые реквизиты и поля привычного журнала, но только для одного работника.
По мнению экспертов Роструда, такой способ ведения журнала недопустим. Специалисты трудового ведомства ссылаются на новый порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от 19.05.21 № 320н). Действительно, с 1 сентября работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
При этом в пункте 40 Порядка прямо сказано, что указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Таким образом, журнал не может состоять из отдельных, разрозненных листов, даже если эти листы содержат все реквизиты, заверены подписью руководителя и печатью.