Документы по личному составу очень часто бывают востребованы, как никакие другие. Ведь именно они являются основанием для подтверждения трудового стажа работников, поэтому и хранятся они достаточно долго.- текущее (временное);
- архивное.
Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.
Приказ Минкультуры РФ № 558 кадровые документы по сроку хранения группирует более конкретно. Это документы:
- с ограниченным сроком хранения (текущего хранения);
- постоянного хранения (лицевые счета, карточки работников);
- хранения до минования надобности (например, исполнительные листы работников);
- хранения до замены новыми;
- хранения до востребования (подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений и др.).
Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.
Обратите внимание
Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).
Федеральным законом от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет.
Приказы о дисциплинарных взысканиях, отпусках, дежурствах и командировках хранят не менее пяти лет.
Документы, которые подтверждают исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, организация-страхователь должна хранить шесть лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
После истечения предельного срока хранения документов они подлежат уничтожению.
Источник: www.buhgalteria.ru