Ограничения, введенные из-за коронавируса, заставили бизнес задуматься о переводе сотрудников на «удаленку». Этот режим позволит работать, не нарушая карантина, а значит, выполнять обязательства перед контрагентами и сохранить источники доходов. Благо современная техника и средства связи уже давно достигли такого уровня, что множество бизнес-задач вполне можно решать дистанционно. Какие документы надо оформить работодателю для перевода работников «на удаленку»? Давайте разбираться.
Какой документ надо составить
В обычной ситуации перевод сотрудников на работу из дома оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. На основании такого «допника» трудовой договор становится соглашением о дистанционной работе. Особенности регулирования труда «дистанционщиков», в том числе возможность использования для взаимодействия между сторонами договора документов, заверенных электронными подписями, установлены в главе 49.1 Трудового кодекса. При этом предполагается, что дистанционная работа носит постоянный характер, то есть сотрудник, согласившийся на такие трудовые отношения, в дальнейшем в офисе компании работать не будет.
Специального механизма для оформления временной «удаленки» в Трудовом кодексе не предусмотрено. Поэтому правила о дистанционной работе можно использовать и для временного перевода «самоизолированных» сотрудников на работу из дома. Чтобы работник мог трудиться во время карантина в удаленном режиме, нужно составить дополнительное соглашение к его трудовому договору.
Что прописать в допсоглашении
В допсоглашении следует установить, что в связи с неблагополучной эпидемиологической ситуацией для сотрудника вводится дистанционный режим работы в соответствии со статьей 312.1 ТК РФ. Это, в частности, означает, что работник будет выполнять определенные трудовым договором функции вне места нахождения работодателя (его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения), а также вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. При этом сотрудник будет использовать интернет для выполнения трудовых обязанностей и для взаимодействия с работодателем.
СПРАВКА. Трудовой кодекс не требует обозначать в дополнительном соглашении конкретный адрес, по которому работник «на удаленке» будет находиться во время выполнения трудовых обязанностей.
Отдельно в дополнительном соглашении нужно указать, что оно носит временный характер. При этом можно установить четкий срок окончания действия соглашения, совпадающий с введенными государством «карантинными» сроками: например, 1 мая или 1 июня. Либо допустимо определить срок завершения действия «допника» указанием на конкретное событие: улучшение санитарно-эпидемиологической ситуации или отмена режима повышенной готовности в соответствующей местности. После того, как наступит указанная дата или состоится обозначенное событие, снова начнет применяться та редакция трудового договора, которая действовала до момента заключения допсоглашения.
ВАЖНО. Перевод «на удаленку» не предполагает автоматического сокращения заработной платы. Но при подписании дополнительного соглашения стороны могут договориться об уменьшении оплаты труда в связи с изменением списка трудовых обязанностей человека, который будет работать из дома (если какую-то часть трудовых функций нельзя выполнять «на удаленке»).
Кроме этого, в дополнительном соглашении нужно прописать порядок снабжения сотрудника необходимыми ресурсами. Допустимо установить, что работник сам обеспечивает себя компьютером, принтером и т.д. В этом случае нужно определить размер компенсации за использование техники работника и сумму возмещения расходов на оплату телефона и интернета (подробнее см. в следующей статье).
Наконец, в допсоглашении оговариваются сроки и порядок сдачи работы, а также способы и периодичность коммуникаций с работодателем (ст. 312.3 ТК РФ).
Как подписать допсоглашения
Подписанное со стороны работодателя соглашение нужно направить работнику (в двух экземплярах). Сделать это можно разными способами: при помощи курьера, через Почту России, или в виде скан-образа по электронной почте (п. 3 письма Минтруда от 27.03.20 № 14-4/10/П-2741). Получив соглашение, работник должен поставить на нем свою подпись и вернуть один экземпляр (либо скан-образ) работодателю. При использовании варианта со скан-образами нужно не забыть оформить документы на бумажном носителе после того, как будут отменены карантинные мероприятия.
СПРАВКА. Статья 312.1 ТК РФ позволяет дистанционному сотруднику и работодателю обмениваться документами исключительно по интернету, без последующего подписания на бумаге. Но для этого и работнику, и работодателю нужны квалифицированные электронные подписи.
Нужен ли приказ?
Поскольку при временном переходе «на дистанционку» за работником сохраняется должность и большинство трудовых обязанностей, то данное событие не является переводом на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ). Следовательно, никакие изменения в личную карточку сотрудника не вносятся.
Также не требуется издавать какой-либо приказ по личному составу в связи с переходом «на удаленку». В то же время, если такой приказ необходим для целей кадрового учета или начисления зарплаты, организация вправе его оформить. Но в этом случае с приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которые в нем упоминаются. Сделать это можно также при помощи скан-образа с оформлением бумажной версии документа по окончании карантина.