Предположим, сотрудник на дату увольнения использовал больше дней отпуска, чем ему положено в текущем рабочем году. Мы расскажем об удержании отпускных за эти дни из выплат сотруднику при увольнении.
Неотработанные дни отпуска
Как вы знаете, по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя сотрудник вправе получить отпуск за первый год работы. Но по договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше. А за второй и последующие годы отпуск полагается в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков (ч. ч. 2, 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).
Если сотрудник на дату увольнения использовал больше дней оплачиваемого отпуска, чем ему положено в текущем рабочем году, то получается, что работодатель оплатил неотработанные дни отпуска. Поэтому он вправе удержать отпускные за неотработанные дни из выплат сотруднику при увольнении.
По общему правилу удержания не могут превышать 20 процентов от суммы к выплате после уплаты налогов. Если переплата за отпуск превышает этот лимит, то превышение сотрудник возвращает добровольно. Взыскать эту задолженность по суду работодатель не сможет.
Приказ об удержании за неотработанный отпуск
Унифицированной формы такого приказа нет. Работодатель составляет его в произвольной форме. В приказе нужно указать:
- фамилию и инициалы сотрудника;
- должность сотрудника;
- количество неотработанных дней отпуска;
- сумму удержания;
- источник удержания (вид выплаты при увольнении).
Например, формулировка приказа может быть такой: «в целях погашения задолженности, образовавшейся в связи с увольнением <фамилия, инициалы, должность сотрудника > по <основание увольнения по ТК РФ> до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, приказываю: удержать из <источник удержания> <фамилия, инициалы, должность сотрудника > денежные средства за <количество дней> неотработанных дней ежегодного оплачиваемого отпуска в размере <сумма удержания>».
Сотрудника следует ознакомить с приказом под роспись. Однако желательно предусмотреть реквизит для подтверждения не только факта ознакомления, но и факта согласия сотрудника
с текстом приказа.
Удержание НДФЛ при увольнении
В Налоговом кодексе нет специального правила для определения налоговой базы по НДФЛ,
если ранее начисленные отпускные, с которых уже уплачен налог, впоследствии удерживаются из выплат при увольнении. Поэтому есть разные мнения о том, как действовать работодателю (налоговому агенту по НДФЛ). Он может:
- уменьшить налоговую базу по НДФЛ на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Тогда у него образуется переплата по НДФЛ;
- не уменьшать налоговую базу по НДФЛ, так как удержания производятся из сумм, выплачиваемых за вычетом НДФЛ.
В обычной ситуации, когда выплаты превышают сумму удержания, работодателю проще не отражать задолженность перед сотрудником по возврату НДФЛ, а сразу рассчитать налог
от суммы выплат с учетом удержания.
Страховые взносы при увольнении
При увольнении сотрудника страховыми взносами облагаются выплаты при увольнении
за вычетом удержания за неотработанные дни отпуска. Вносить изменения в отчетность по взносам за период, когда были начислены отпускные за необработанные дни отпуска, не нужно.
Проводки по удержанию при увольнении
В связи с возникновением у сотрудников права на оплачиваемый отпуск у организации-работодателя возникают оценочные обязательства. Величина оценочных обязательств –
это примерная сумма, которую сотрудники вправе потребовать у организации по состоянию на отчетную дату, если они решат уйти в отпуск или уволиться. Эта сумма включает страховые взносы. Порядок расчета оценочного обязательства по отпускам организации разрабатывают самостоятельно и закрепляют в «бухгалтерской» учетной политике. Для отражения оценочного обязательства используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов».
На отчетную дату бухгалтер делает проводку:
КРЕДИТ 96 ДЕБЕТ 20 (26, 44 …)
– признано оценочное обязательство по оплате отпусков.
Если в налоговом учете резерв на оплату отпусков не формируется, то отпускные включаются в расходы в бухгалтерском учете раньше, чем в налоговом. Но суммы расходов равны. Поэтому разницы по ПБУ 18/02 являются временными и приводят к формированию отложенных налоговых активов и обязательств. В данной статье они не рассматриваются.
По мере начисления и выплаты отпускных возникнут проводки:
КРЕДИТ 70 ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …)
– начислены отпускные;
КРЕДИТ 69 (по субсчетам) ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …)
– начислены страховые взносы;
КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» ДЕБЕТ 70
– удержан НДФЛ с отпускных;
КРЕДИТ 51 ДЕБЕТ 70
– выплачены отпускные.
Возьмем для примера типичную ситуацию – удержание за неотработанные дни отпуска из зарплаты, если отпуск авансом предоставили сотруднику в календарном году увольнения. Поскольку удержание производится из выплат, начисленных в том же году, оно отражается сторнировочными проводками.
ПРИМЕР УДЕРЖАНИЯ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ ЗА ОТПУСК ТЕКУЩЕГО ГОДА
При увольнении сотруднику начислена зарплата в сумме 30 000 рублей, а отпускные за неотработанные дни отпуска составили 5000 рублей. Удержать «авансовые» отпускные можно полностью, так как они не превышают 20 процентов от суммы зарплаты после уплаты НДФЛ – 5220 руб. ((30 000 – 30 000 × 13%) × 20%).
Удержание при увольнении отражается проводками:
КРЕДИТ 70 субсчет «Зарплата сотрудников» ДЕБЕТ 20 (26, 44 …)
– 30 000 руб. – начислена зарплата при увольнении;
КРЕДИТ 70 субсчет «Отпускные сотрудникам» сторно ДЕБЕТ 96 (20, 26, 44 …)
– 5000 руб. – отражены отпускные за неотработанные дни отпуска;
КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты сторно ДЕБЕТ 70 субсчет «Отпускные сотрудникам»
по НДФЛ»
– 650 руб. (5000 руб. × 13%) – отражен НДФЛ с отпускных за неотработанные дни отпуска;
КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата сотрудников»
– 3900 руб. (30 000 × 13%) – удержан НДФЛ из зарплаты сотрудника;
КРЕДИТ 69 (по субсчетам) ДЕБЕТ 20 (26, 44 …)
– 7550 руб. ((30 000 – 5000) × 30,2%) – начислены страховые взносы на выплату при увольнении;
КРЕДИТ 70 субсчет «Отпускные сотрудникам» ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата сотрудников»
– 4350 руб. (5000 – 650) – удержаны из зарплаты отпускные за неотработанные дни отпуска;
КРЕДИТ 51 ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата сотрудников»
– 21 750 руб. (30 000 – 3900 – 4350) – выплачена сотруднику сумма при увольнении.