Если «упрощенщик» по ошибке или незнанию покажет расходы, которые нельзя учитывать, доначислений и штрафов не миновать. А ведь такое может случиться с каждым. Не всегда удается с ходу определить, какие затраты уменьшают облагаемую налогом базу, а какие нет. Хорошим подспорьем в этом вопросе будет составленная нами подборка из писем Минфина. В ней мы перечислили некоторые виды издержек, которые находятся под запретом при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы».
- Недоимка по НДФЛ, погашенная за счет средств работодателя
С января 2020 года действует новое правило. Если инспекция при проверке выявит недоимку по НДФЛ, налоговый агент вправе погасить ее за счет собственных средств (п. 9 ст. 226 НК РФ). Удерживать деньги у работника в этом случае не нужно.
Как работодателю поступить с суммой, перечисленной в счет долга по налогу на доходы физлиц? Можно ли отразить ее в книге учета доходов и расходов? Минфин говорит, что так делать нельзя. По мнению чиновников, данные затраты экономически не обоснованы (письмо от 29.01.20 № 03-11-09/5344).
- Расходы на участие в госзакупках
Компании и предприниматели, которые участвуют в тендерах по госзакупкам, несут определенные издержки. Это, в частности, плата операторам электронных площадок и стоимость услуг по документальному сопровождению торгов.
При упрощенной системе с объектом «доходы минус расходы» списать эти суммы на уменьшение налоговой базы нельзя. Дело в том, что в закрытом перечне затрат, которые разрешены при УСН (он приведен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ), подобные позиции отсутствуют. Так считают в финансовом ведомстве (письмо от 24.01.20 № 03-11-06/2/4241).
То же самое относится и к сертификату ключа электронной подписи, без которой участие в госзакупках невозможно. Показать стоимость сертификата в расходах при УСН-15% не удастся. Обоснование — в списке разрешенных для учета затрат нет подходящего пункта (письмо Минфина от 08.08.14 № 03-11-11/39673).
- Комиссия за досрочное погашение кредита
Иногда банк выдвигает условие: при досрочном возврате кредита организация или ИП должны внести комиссию.
Может ли заемщик, применяющий «упрощенку», списать перечисленную банку комиссию на затраты? К сожалению, нет. В списке издержек, уменьшающих облагаемую базу при УСН, «расходы в виде комиссионного вознаграждения банку за досрочное погашение кредита» не значатся. На это указал Минфин в письме от 06.08.19 № 03-11-11/59072 .
- Компенсация затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей
В Трудовом кодексе упомянуты два вида компенсаций:
- Доплаты и надбавки за работу в особых условиях (например, там, где есть климатические особенности или радиоактивное загрязнение). О таких компенсациях сказано в статье 129ТК РФ.
- Возмещение расходов, понесенных работниками в связи с выполнением ими трудовых обязанностей. Им посвящена статья 164ТК РФ. Примеры таких затрат —компенсация за разъездной характер работы или за использование личного имущества в производственных целях.
Первый вид компенсаций — это часть заработной платы. Поэтому доплаты и надбавки за особые условия труда можно списать на уменьшение налоговой базы при УСН-15% (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Второй вид компенсаций не относится к системе оплаты труда. Более того, он вообще не входит в состав разрешенных при «упрощенке» расходов. Как следствие, суммы возмещения сотрудникам затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, нельзя списать на издержки. Минфин сообщил об этом в письме от 21.03.19 № 03-11-06/2/18724 .
- Командировочные расходы предпринимателя
Согласно подпункту 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, налогоплательщик на УСН вправе учитывать командировочные расходы. Однако, это правило не действует, если в деловую поездку отправляется сам ИП.
Строго говоря, данное мероприятие — это вовсе не командировка, ведь для нее необходимы работодатель и работник. Причем, первый должен направить второго в поездку для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). А если предприниматель едем сам, то это просто деловой вояж, и списать расходы на него не получится (письмо Минфина от 16.08.19 № 03-11-11/62269).
А в случае, когда затраты на командировку предпринимателя компенсирует его клиент, ИП обязан включить эти деньги в доходы. К такому выводу пришли судьи в постановлении АС Поволжского округа от 31.05.18 № Ф06-32380/2018.