Как сообщили «Бухгалтерии Онлайн» в СКБ Контур, налоговики перенастроили приемные комплексы так, что теперь они могут принимать те справки по форме 2-НДФЛ, в которых не указан ИНН налогоплательщика. Напомним: проблема «ИНН в 2-НДФЛ» возникла после выхода письма ФНС России от 23.11.15 № 11-2-06/0733@. Этим письмом ФНС рекомендовало инспекциям запрограммировать приемные комплексы так, чтобы они воспринимали ИНН российского гражданина в справке 2-НДФЛ как обязательный реквизит
Что требовали налоговики
В январе 2016 года ФНС ужесточила правила проверки формы 2-НДФЛ. Основанием послужило письмо ФНС России от 23.11.15 № 11-2-06/0733. Документ вводит, в частности, два дополнительных правила контроля:
- Проверка заполнения поля «ИНН в Российской Федерации» при реквизите «Гражданство (код страны)» равном «643».
- Проверка структуры заполненного поля «ИНН в Российской Федерации» на разрядность и корректность контрольного числа ИНН.
Для налоговых агентов это означало, что инспекция не приняла бы справку, в которой не указан ИНН или вместо него приведена произвольная последовательность цифр.
Заметим, что многие спецоператоры связи сразу после выхода комментируемого письма настроили свои системы так, что через них нельзя было отправлять справки 2-НДФЛ, в которых ИНН отсутствовал. Однако такой подход не основан на законе. Комментируемое письмо ФНС России не является нормативным правовым актом и, как следствие, не содержит общеобязательных правил и не может распространять своё действие на всех налоговых агентов.
На наш взгляд, система для отправки и приема отчетности должна работать в строгом соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@ и отказов в приеме отчетности без ИНН, по идее, быть не должно. Ведь в порядке заполнения справки 2-НДФЛ оговаривается: «при отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется». Кроме этого, согласно утвержденному формату справки 2-НДФЛ (по такому формату справка формируется для передачи ее в электронном виде через интернет) такой реквизит, как ИНН в 2-НДФЛ является необязательным (указанные порядок и формат утверждены приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@). В связи с этим, к примеру, система «Контур.Экстерн» давала возможность отправить отчет без ИНН, но перед отправкой обязательно предупреждала клиента, что такой отчет инспекция, скорее всего, не примет и ИНН лучше указать.
Почему работодателям сложно выполнить это требование
Бухгалтеры зачастую сталкиваются с тем, что некоторые физические лица не сообщают ИНН при приеме на работу, поскольку либо не знают его, либо не желают указывать по принципиальным соображениям.
«ФНС исходила из того, что всем гражданам России ИНН присвоен. Но на практике у работодателей чаще всего этих данных нет: кто-то не сообщал свой ИНН по месту работы, потому что не требовалось, кто-то его просто не знает», — комментирует Наталья Никитина, эксперт системы «Контур.Экстерн» компании СКБ Контур.
Быстро собрать ИНН работников через специальный сервис на сайте ФНС тоже не получится. Если случаи, когда связь между паспортными данными и ИНН была по какой-то причине потеряна. В этой ситуации сервис не ответит на запрос пользователя.
«В самой сложной ситуации оказались компании с высокой текучкой кадров и большим количеством сотрудников, которые работают без постоянного доступа к интернету. Например, это нефте- и газодобывающие предприятия, в которых сотрудники работают вахтовым методом», — продолжает Наталья Никитина.
Времени не поиск сведений оставалось совсем немного: не позднее 1 марта предстоит сдавать справки 2-НДФЛ по работникам, с которых невозможно удержать налог, не позднее 1 апреля — по всем работникам организации. Если бы в ближайшую отчетность требование указывать ИНН осталось в силе, большинство средних и крупных предприятий не смогли бы отчитаться в срок. А за отчетность, не представленную в срок, грозит ответственность по статье 126 НК РФ — 200 руб. за каждый документ.
«Показательно, как компании отчитывались в прошлом году, — рассказывает эксперт. — По формату в форме 2-НДФЛ можно указывать либо паспортные данные и адрес, либо ИНН. В адресе проще допустить ошибку, поэтому бухгалтеры, в которых есть ИНН сотрудников, заносили именно ИНН. Мы провели экспресс-опрос среди крупных компаний — наших абонентов. Данных об ИНН у них либо нет совсем, либо они есть лишь по небольшому проценту сотрудников. Соответственно, в прошлом году они указывали в справках паспортные данные и адреса, несмотря на высокий риск допустить ошибку».
Эксперты СКБ Контур обратились в ФНС, приведя все перечисленные факты. В результате контроль, введенный ранее письмом ФНС России от 23.11.15 № 11-2-06/0733, был снят. ФНС уведомила об этом операторов. «Мы отправили тестовый отчет без ИНН, он прошел контроль, ФНС его приняла. Это значит, что, по крайней мере, в ближайшую отчетность можно будет представить данные по-старому, то есть без ИНН», — резюмирует Наталья Никитина.
Что ждет бухгалтеров в будущем
Однако велика вероятность, что заносить ИНН физлиц в справки 2-НФДЛ рано или поздно придется.
«ИНН позволяет ФНС однозначно идентифицировать налогоплательщика. В частности, с помощью ИНН можно безошибочно привязать данные о доходах, которые приводятся в справке 2-НФДЛ, к конкретному налогоплательщику. Так что указывать этот реквизит в справке о доходах — это полезное нововведение. Другое дело, что вводить новое требование нужно постепенно, чтобы работодатели успели собрать ИНН со всех сотрудников. Оптимальный переходный период — год», — комментирует Наталья Никитина.
Пока контроль снят, работодатели могут подготовиться к изменениям: запросить ИНН сотрудников через сервис ФНС, а с тех сотрудников, чьих данных в сервисе не окажется, собрать ИНН через руководителей.
Что же касается ближайшей отчетности, то работодателям лучше всего сдать справки 2-НДФЛ через те системы, которые позволяют отправить отчетность без указания ИНН (например, через «Контур.Экстерн»). Даже если ваша инспекция не успела выполнить новые рекомендации ФНС и убрать ИНН в своем приемном комплексе из перечня обязательных реквизитов, при отправке спецоператор связи зафиксирует факт своевременной сдачи отчетности и при необходимости подтвердит его в суде. Поскольку указания ФНС об обязательном указании ИНН в справках 2-НДФЛ явно противоречат законодательству, вы сможете успешно оспорить отказ налоговиков в приеме отчетности.