В «Контур.Экстерне» появилась таблица, которая позволяет обслуживающим бухгалтериям отслеживать сдачу отчетности по всем клиентам
Сводная таблица позволяет обслуживающей бухгалтерии легко отслеживать график отчетности каждой организации на обслуживании. Пока новая опция действует в тестовом режиме. Пользоваться сводной таблицей в полноценном рабочем режиме обслуживающие бухгалтерии, применяющие для сдачи отчетности систему «Контур.Экстерн», смогут в январе. Опция будет доступна тем аутсорсерам, которые ведут до 50 организаций.
Проблема: сдавать отчетность за несколько компаний и ничего не упустить
Одна обслуживающая бухгалтерия может отчитываться за несколько десятков организаций. Соответственно, она сталкивается с проблемой упорядочения информации по клиентам. Клиентов много, каждый из них отчитывается в несколько контролирующих органов, и все клиенты предоставляют необходимые для формирования отчетности документы в разное время. По этим причинам обслуживающая бухгалтерия рискует пропустить сдачу какого-либо отчета.
Когда из многочисленных пожеланий пользователей стало понятно, что проблема действительно существует, менеджеры СКБ Контур провели глубинные интервью с двадцатью обслуживающими бухгалтериями разного масштаба. «Нам было интересно разобраться, как они упорядочивают информацию сейчас. Оказалось, что большинство составляет таблицы в Excel, кто-то клеит стикеры на специальную доску. А кто-то по старинке сводит все данные на ватмане. В любом случае сотрудники обслуживающих бухгалтерий тратили время на то, чтобы свести все данные в таблицу, а потом в течение квартала вносить в таблицу информацию по каждому отчету (сдан, не сдан, нужна корректировка)», — рассказывает Игорь Гольдберг, менеджер проекта «Обслуживающие бухгалтерии» компании СКБ Контур.
Решение: самонастраиваемая таблица, которая видит все отчеты
По результатам исследования разработчики системы «Контур.Экстерн» предложили альтернативный способ. Он позволяет отслеживать отчетность по всем организациям на обслуживании, прилагая к этому минимум усилий. При этом риски упустить что-либо практически сведены к нулю.
Обслуживающие бухгалтерии могут видеть в системе интерактивную таблицу, которая автоматически отслеживает даты сдачи отчетности (серый маркер — отчет надо сдать) и статус каждого представленного в контролирующий орган отчета (зеленый маркер — отчет сдан, красный — отчет сдан не вовремя или не принят контролирующим органом). Белый квадрат означает, что компания не сдает этот вид отчетности.
Как все работает
Сервис умеет отслеживать отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Таблица формируется автоматически по истории отчетности, но при желании ее можно легко отредактировать, задав:
1) какие виды отчетности сдает конкретная компания;
2) с какой периодичностью система должна их показывать (помесячно, поквартально, раз в год);
3) короткие названия организаций, как они должны отображаться в таблице (поскольку название видно не полностью, важно, чтобы по первым слогам было понятно, какая компания имеется в виду).
Настроить организации, которые видны в таблице, и виды отчетности по каждой организации можно не только в целом по обслуживающей бухгалтерии, но и по ее сотрудникам. Например, если сотрудник отвечает за отчетность 10 компаний из 40 находящихся на обслуживании, он добавляет в «свою» таблицу только эти 10 организаций.
При наведении курсора на ячейку таблицы поясняется статус отчета, например: «Срок сдачи отчета истек».
Кликнув на ссылку, пользователь переходит на документооборот по данному отчету. Например, если отчет не сдан, он может по одному клику перейти к подготовке отчета, если получено уведомление об отказе — исправить ошибки и отправить отчет повторно, если пришло уведомление об уточнении — отправить корректировку.
В январе новую функциональность увидят все, кто подключился к «Контур.Экстерну» как обслуживающая бухгалтерия, которая ведет до 50 организаций.