ВОПРОС
Необходимо заверять печатью в обязательном порядке записи в трудовой книжке?
ОТВЕТ
Необходимо. Такое разъяснение представило Управление юридического сопровождения деятельности центрального аппарата и правовой поддержки территориальных органовРоструда в письме от 15.05.2015 № 1168-6-1.
Согласно поправкам, внесенным Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ, общества с ограниченной ответственностью вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать. Обязанность ООО применять печать может быть установлена только федеральным законом (абз. 2 ст. 2, абз. 2 ст. 6, п. 1 ст. 16 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ).
Так вот обязанность заверять печатью записи в трудовых книжках установлена абзацем 1 пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), а также абзацем 2 пункта 2.2, абзацем 2 пункта 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Эти документы являются подзаконными актами. Данные подзаконные акты приняты во исполнение требований федерального закона (п. 2 ст. 66 ТК РФ).
По этим основаниям представители Роструда разъясняют, что требование заверять печатью записи в трудовой книжке считается обязательным.
ИСТОЧНИК:
ВОПРОС
«Работник при приеме на работу предоставил трудовую книжку с надписью «дубликат». Там 18 с лишним лет стажа «расписаны» и только одна печать в конце. При этом никаких справок, копий документов к трудовой книжке не прилагается. Я могу их потребовать, чтобы удостовериться в стаже и прикрепить к трудовой книжке?
ОТВЕТ
Дубликат трудовой книжки, если он оформлен в соответствии с законодательством, — это полноценный документ. Дубликат трудовой книжки оформляется по последнему месту работы работника. Согласно п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225) в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
То есть оригиналы документов работник уже предоставил тому работодателю, который оформил этот дубликат. Без соответствующего подтверждения тот не имел права вносить записи в дубликат.
Должны ли документы после оформления дубликата прилагаться к трудовой книжке? В п. 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69) сказано, что оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Ни в Инструкции, ни в Правилах нет требования прикреплять, подшивать какие-либо документы к оформленному дубликату.
В некоторых случаях справки, заверенные в других организациях копии документов о работе вообще могут отсутствовать.
Например, при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
Эти случаи указаны в п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225). Здесь документом-подтверждением выступает оригинал трудовой книжки.
ИСТОЧНИК
ВОПРОС
«Ответственным за ведение трудовых книжек в нашей организации является секретарь. 5 и 6 числа она будет в отпуске «за свой счет». И 5 числа еще у нас увольняется работник. Может ли секретарь перед отпуском заполнить трудовую книжку и заверить своей подписью?»
ОТВЕТ
Не стоит заполнять трудовую книжку на увольняемого работника заранее, ведь работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. К тому же срок внесения таких записей определен в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Минтруда РФ от 16 апреля 2003 г. N 225: «10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)».
А кто же сделает запись об увольнении в отсутствие ответственного за трудовые книжки? Обычно в приказе о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, вторым пунктом указывается, на кого возлагается такая ответственность в случае его отпуска, болезни, отсутствия по иным причинам. Если такого «подменного» сотрудника в приказе не указали, то необходимо передать полномочия новому лицу на определенный срок новым приказом. Не запрещено срок окончания данного приказа определять событием – днем выхода на работу того работника, на которого обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложены постоянно. Если организация небольшая и хлопот с трудовыми книжками мало, то во время отсутствия основного ответственного вести трудовые книжки может и сам руководитель организации. В этом случае также необходимо издать приказ — приказ о принятии на себя ответственности и полномочий по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.
ИСТОЧНИК